Đề tài Đặc điểm riêng và mô hình tổ chức hạch toán kế toán của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN

LỜI MỞ ĐẦU T rong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh là vấn đề nóng bỏng và nan giải đối với từng doanh nghiệp. Chỉ sau một thời gian dài hoạt động trong cơ chế bao cấp, khi chuyển sang cơ chế thị trường với chế độ hạch toán kinh doanh độc lập đã có không ít các đơn vị kinh doanh không thích ứng được với điều kiện kinh doanh mới, làm ăn thua lỗ. Do trong thời bao cấp không có sự cạnh tranh kinh doanh, thua lỗ thì nhà nước chịu thiệt hại, còn trong cơ chế thị trường cạnh tranh tự do đòi hỏi sản phẩm có chất lượng cao hơn, giá thành thấp hơn, dịch vụ bán tốt hơn và nhiều yếu tố khác. Ngoài những khó khăn trên, cơ chế thị trường mới cũng tạo ra nhiều thuận lợi đặc biệt cho công ty, doanh nghiệp có thực lực. Cơ chế thị trường đã gạt bỏ những hạn chế kinh doanh trước đây của công ty như: chỉ được phép mua bán với khách hàng do nhà nước chỉ định và hàng hoá được tiêu thụ trên thị trường với giá cả do nhà nước qui định. Hàng hoá trên thị trường do không có cạnh tranh nên mọi sản phẩm hàng hoá hầu như chất lượng kém hơn nhiều so với sản phẩm của các nước khác. Công ty chỉ quan hệ xuất nhập khẩu với các nước xã hội chủ nghĩa và quan hệ này cũng do nhà nước chỉ định. Do không thông thương với các nước khác nên trình độ quản lý và sản xuất kinh doanh thấp làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh không có hiệu quả thực sự. Những công ty hoạt động kém thì dựa dẫm vào nhà nước, công ty hoạt động tốt thì không thể đi lên. Khi chuyển sang cơ chế thị trường hoạt động kinh doanh được mở rộng và phạm vi kinh doanh cũng lớn hơn tạo thuận lợi cho một số công ty đặc biệt là các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu. Với một thị trường rộng lớn hơn bao gồm thị trường trong nước và thị trường ngoài nước với các mặt hàng ngày càng đa dạng hơn và chất lượng cũng tốt hơn do điều kiện cạnh tranh giúp cho công ty hoạt động năng động hơn và có hiệu quả, trình độ sản xuất kinh doanh cũng được nâng cao lên. Trong thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư IMEXIN được sự giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo trong khoa kinh tế đặc biệt thầy Nguyễn Ngọc Toản cùng các cô chú trong Công ty IMEXIN mà "Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư IMEXIN" đã được hoàn thành. Nội dung của "Báo cáo thực tập tổng hợp " đề cập đến quá trình hình thành phát triển doanh nghiệp, đặc điểm kinh doanh của công ty và tình hình tài chính kế toán của công ty. Phạm vi nghiên cứu của báo cáo là căn cứ vào nguồn số liệu về tài chính- kế toán của công ty trong tháng 4 của năm 1999 nhằm mục đích phân tích đánh giá hoạt động của công ty và các biện pháp giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn. Tuy nhiên, do có những hạn chế nhất định, bản báo cáo chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú trong công ty để giúp cho bản báo cáo được hoàn thiện hơn. Qua đây tôi xin gửi tới các thầy cô, các cô chú trong công ty lời cảm ơn chân thành nhất. Nội dung của báo cáo được chia thành 2 phần: Phần thứ I: Đặc điểm riêng và mô hình tổ chức hạch toán kế toán của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN Phần thứ II: Nội dung chính của công tác kế toán hạch toán của Công ty IMEXIN. Phần thứ I: ĐẶC ĐIỂM RIÊNG VÀ MÔ HÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ IMEXIN QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ IMEXIN: - Công ty thành lập ngày 20 -4 -1970 theo quyết định số 204/HTNT của Bộ ngoại thương. Tên lúc đó là Công ty tổng hợp cấp I. - Năm 1975® 1978: Công ty hoạt động trên cả nước và đến năm 1978 được đổi tên thành công ty tổng hợp I. - Năm 1988: đổi tên thành công ty kinh doanh tổng hợp Hợp tác xã mua và bán miền Bắc, địa bàn lúc đó hoạt động chủ yếu ở miền Bắc. - Ngày 29-12-1994 đổi tên thành Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư theo quyết định số 4286/QTQĐ và có tên giao dịch quốc tế là “The Import Export and Investment” viết tắt là IMEXIN, trên cơ sở đăng ký thành lập từ Công ty kinh doanh tổng hợp - hợp tác xã mua và bán miền Bắc trực thuộc Ban quản lý hợp tác xã Việt Nam. - Trụ sở chính của Công ty tại 62 Giảng Võ, quận Đống Đa, Hà Nội. - Từ khi thành lập lại vốn của Công ty xác định là: Vốn pháp định của Công ty 30-6-1997 là: 1.132.897.337 đồng. Trong đó: + Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 663.474.605 đồng. + Vốn do ngân sách cấp: 469.422.732 đồng. Vốn pháp định của công ty tới 30-11-1997: 2.787.093.000 đồng. Trong đó: + Vốn do ngân sách cấp: 469.422.732 đồng. + Vốn do nghành cấp: 1.000.000.000 đồng. + Vốn doanh nghiệp tự bổ sung:1.317.616.268 đồng. Khái quát quá trình hoạt động và phát triển của Công ty: Trong quá trình hoạt động kể từ khi thành lập đến khi chuyển sang cơ chế mới, Công ty đã thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, góp phần phục vụ sản xuất và tiêu dùng của nhân dân. Từ năm 1993 hoạt động kinh doanh của Công ty áp dụng hình thức kinh doanh với việc quản lý mới theo cơ chế thị trường, các mặt hoạt động của Công ty nhất là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ổn định và phát triển, hoạt động kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả, Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, tạo việc làm cho người lao động, có tích luỹ. Đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty được ổn định và nâng lên. Trong cơ chế thị trường mở cửa, phạm vi hoạt động của Công ty được mở rộng. Năm 1994 kim ngạch xuất khẩu của Công ty đạt: 128.500.000 đồng. Năm 1995 kim ngạch xuất khẩu của Công ty đạt: 10.220.000.000 đồng. Năm 1996 kim ngạch xuất khẩu của Công ty đạt: 21.612.000.000 đồng. Kim ngạch của Công ty tăng mạnh mang lại nguồn lợi lớn cho Công ty. Việc thông thương với các nước trong khu vực Châu Á và Bắc Âu đã đem lại 70% tổng doanh thu của Công ty góp phần làm tăng mức sống của công nhân viên, người lao động và làm tăng mức sống của công nhân viên, người lao động và làm tăng thu nhập quốc dân. Hoạt động của công ty gồm các nội dung sau: + Tổ chức thu mua, bán buôn bán lẻ các mặt hàng nông lậm, hải sản, lương thực, thực phẩm công nghệ, hàng công nghệ tiêu dùng, điện máy điện tử, vải sợi may mặc, nguyên nhiên liệu, nguyên vật liệu xây dựng, vật tư hoá chất phục vụ cho sản xuất nông nghiệp và công nghiệp, hàng tiểu thủ công nghiệp ở thị trường trong nước và xuất khẩu. + Tổ chức kinh doanh, xuất nhập khẩu trực tiếp theo luật pháp nước Việt Nam. Các thiết bị hàng hoá, vật tư v.v...theo đăng ký. + Tổ chức liên doanh liên kết với các thành phần kinh tế trong nước và ngoài nước để kinh doanh tiêu thụ hàng hoá và các hoạt động dịch vụ. + Xây dựng, tổ chức, tiếp nhận và thực hiện các dự án đầu tư của khách hàng trong và ngoài nước. + Tổ chức các đại lý mua bán hàng hoá và các hoạt động dịch vụ. + Trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng do Công ty kinh doanh và do liên doanh liên kết tạo ra. Công ty được phép uỷ thác xuất nhập khẩu và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu những mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty. + Trực tiếp nhập khẩu các loại hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu, máy móc v.v...phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong nước. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn: Chức năng: Là một doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện chế độ hạch toán kế toán độc lập. Công ty có chức năng chính là kinh doanh ngoại thương, nội thương, tổ chức sản xuất và làm các dịch vụ phục vụ cho kinh doanh trong nước và ngoài nước. Với chức năng như vậy Công ty thực hiện các nghiệp vụ và quyền hạn sau (một cách nghiêm ngặt): Nhiệm vụ: + Kinh doanh đúng nghành nghề qui định và mục đích thành lập. + Bảo toàn và sử dụng tài sản được giao theo đúng chế độ Nhà nướcqui định, đạt hiệu quả kinh tế xã hội và tăng cường điều kiện vật chất cho doanh nghiệp nhằm phát triển doanh nghiệp vững chắc. + Tuân thủ pháp luật và chế độ hạch toán kinh tế do Nhà nước qui định. + Thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động và các biện pháp khuyến khích vật chất, tinh thần đúng chế độ chính sách của Nhà nước, đảm bảo mức lương tối thiểu và cải thiện đời sống người lao động. + Đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ người lao động có trình độ nghiệp vụ chuyên môn. + Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, nâng cao trình độ tổ chức quản lý, phát huy năng lực kinh doanh, tăng năng suất lao động, thực hiện cả về chiều rộng lẫn chiều sâu với hiệu quả. + Tổ chức và nghiên cứu tốt thị trường trong và ngoài nước, nắm vững nhu cầu thị hiếu tiêu dùng để hoạch định các chiến lược Marketing đúng đắn, đảm bảo cho kinh doanh của đơn vị được chủ động, ít rủi ro và mang lại hiệu quả tốt. + Nghiên cứu thị trường một cách toàn diện, nắm vững nhu cầu, giá cả, các điều kiện cạnh tranh trong và ngoài nước, nắm vững các môi trường pháp luật, kinh tế, văn hoá xã hội để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh, ký kết hợp đồng kinh tế. + Tham gia đàm phán ký kết hoặc thông qua đơn chào hàng để ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế trên cơ sở tự chủ về tài chính và trách nhiệm trước pháp luật. + Tổ chức quảng cáo, giới thiệu sản phẩm thông qua hội chợ triển lãm trong và ngoài nước thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, các phòng trưng bầy để đẩy mạnh tiêu thụ và phục vụ khách hàng. + Ký kết hợp đồng kinh tế và thực hiện tốt để đảm bảo duy trì, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, gây thiện cảm và tín nhiệm với khách hàng trong và ngoài nước. + Quản lý, sử dụng vốn kinh doanh và lực lượng lao động một cách hiệu quả nhất nhưng vẫn tuân thủ theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước. Quyền hạn: + Công ty được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước, dự hội chợ triển lãm quảng cáo trong và ngoài nước phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty, mời khách nước ngoài hoặc cử cán bộ ra nước ngoài để đàm phán ký kết hợp đồng, khảo sát thị trường và thay đổi nghiệp vụ kỹ thuật. + Công ty được quyền đặt ra các đại diện, chi nhánh ở trong và ngoài nước theo qui định của Nhà nước Việt Nam và nhà nước ở sở tại, thu nhập các thông tin kinh tế về thị trường thế giới. + Công ty được mở tài khoản tiền vay tại ngân hàng Việt Nam hoặc tổ chức ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam và huy động vốn theo đúng luật. + Công ty được trích lập và sử dụng các quỹ theo chế độ và luật qui định. + Công ty được tố tụng, khiếu nại trước cơ quan pháp luật đối với những cá nhân, pháp nhân vi phạm hợp đồng kinh tế lao động và các hợp đồng khác gây thiệt hại đến tài sản, danh dự của Công ty. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY IMEXIN: Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN được Nhà nước cho phép kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng theo điều lệ đã được Bộ thương mại phê duyệt. Nghành nghề kinh doanh chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng nông lâm, hải sản, lương thực, thực phẩm công nghệ, nguyên vật liệu, vật liệu xây dựng, dịch vụ sửa chữa ô tô. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu là nông lâm, hải sản, thực phẩm công nghệ và vật liệu xây dựng... Ngoài ra, Công ty còn thực hiện các dịch vụ kinh doanh môi giới, kinh doanh trong, liên kết với các đơn vị kinh doanh trong nước để đầu tư nhằm thu thêm lợi nhuận. Về việc thực hiện các chính sách của Công ty có một số đặc điểm: + Như mọi đơn vị kinh doanh Công ty phải nộp các loại thuế sau: Thuế doanh tính trên doanh thu tiêu thụ với thuế suất 1%. Thuế suất nhập khẩu và thuế tiêu thụ hàng đặc biệt nếu có được tính trên trị giá hàng xuất nhập khẩu theo biểu thuế do Nhà nước qui định. Thuế lợi tức: Công ty phải nộp thuế lợi tức theo qui định hiện là 45% của số lợi tức chịu thuế vào cuối năm khi quyết toán được duyệt. Thuế vốn: Công ty phải nộp theo qui định của Nhà nước là 6%/ năm. + Quỹ kinh doanh: tiến hành lập các quỹ theo quyết định của Nhà nước trích 35% thu nhập sau khi đã nộp thuế lợi tức để lập quỹ khuyến khích và phát triển kinh doanh. Ba quỹ còn lại là quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi do giám đốc căn cứ vào tình hình thực tế để quyết định mức trích lập. Công ty khai thác và sử dụng tối đa vốn tự có nhưng do hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu có giá trị lớn nên Công ty phải vay vốn ngân hàng, Công ty có quan hệ vay vốn và gửi tiền với Ngân hàng Công Thương Việt Nam. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY: Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật và cấp trên về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Phó giám đốc được giao một số công tác do giám đốc uỷ nhiệm. Các bộ phận chức năng: - Phòng tổ chức hành chính: + Làm các công việc tổ chức cán bộ; giúp giám đốc tiếp nhận, điều động, nâng lương, đề bạt và làm các thủ tục thành lập, giải thể các đơn vị trực thuộc. + Xây dựng các đề án về tổ chức. + Làm các chế độ về bảo hiểm xã hội. Hành chính quản trị: + làm các công việc hành chính, văn thư, đánh máy, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho làm việc. + Các công việc về tạp vụ, lái xe. Phòng kế toán tài chính: - Làm công việc quản lý, kế toán thống kê. - Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc về công tác tài chính kế toán. Phòng kinh doanh: trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh. - Phòng kinh doanh số 1: chủ yếu kinh doanh nội địa và nhập hàng hoá, mặt hàng chủ yếu là thực phẩm công nghệ, mì chính, đường sữa. - Phòng kinh doanh số 2: kinh doanh nội địa tổng hợp. - Phòng kinh doanh xuất nhập số 3: kinh doanh phụ tùng máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất công nông nghiệp. Phòng xuất nhập khẩu: hướng dẫn các đơn vị về công tác tổng hợp và tình hình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Trực tiếp thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hoá của doanh nghiệp. Phòng dịch vụ đầu tư và du lịch: chuyên du lịch lữ hành nội địa. Phòng xây dựng cơ bản: nhiệm vụ là lập dự toán cho các công trình xây dựng, dự thảo hợp đồng xây dựng, vẽ thiết kế, hoàn tất thủ tục giấy tờ để công trình xây dựng được Các đơn vị trực thuộc: Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: chủ yếu xuất khẩu. Chi nhánh tại Lạng Sơn: kinh doanh tổng hợp, chủ yếu xuất nhập khẩu. Chi nhánh tại Quảng Ninh: kinh doanh tổng hợp. Chi nhánh tại Quảng Bình: kinh doanh tổng hợp, nội địa là chính. Chi nhánh tại Đắc Lắc. Cửa hàng kinh doanh tổng hợp số I, hạch toán kinh tế độc lập. Cửa hàng kinh doanh tổng hợp số II, hạch toán độc lập. Trạm kinh doanh tổng hợp và dịch vụ Láng Hạ, hạch toán báo sổ: Kinh doanh buôn bán phụ tùng ô tô, sửa chữa, bảo dưỡng ô tô, xe máy. Trung tâm máy văn phòng số 2: Chuyên sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng máy móc thiết bị văn phòng. Trung tâm máy và thiết bị văn phòng số 3: + Kinh doanh máy thu phòng. + Sửa chữa và bảo hành, bảo dưỡng. Các văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện ở Nga. Văn phòng đại diện ở Ba Lan và cộng hoà Séc. NHÂN SỰ: Tổng số nhân sự gần 100 người: có 60 người là biên chế cũ còn lại tất cả đều làm việc theo hợp đồng. Tổ chức đoàn thể: có 1 chi đoàn cơ sở, 23 đảng viên trực thuộc quận uỷ Đống Đa và một công đoàn cơ sở trực thuộc công đoàn nghành thương mại du lịch Việt Nam. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Chi nh¸nh L.S¬n §.L¾c Q.B×nh TPHCM VP ®¹i diÖn Nga, SÐc, Ba Lan Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh Phßng du lÞch Phßng x©y dùng c¬ b¶n Phßng XuÊt nhËp khÈu Phßng kinh doanh 1,2 Phßng hµnh chÝnh Quan hệ chỉ đạo Quan hệ đối chiếu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN KÕ to¸n tr­ëng Phã phßng kÕ to¸n ( kÕ to¸n tæng hîp ) KT vèn b»ng tiÒn ... thñ quü KÕ to¸n vËt liÖu, l­¬ng, BHXH KÕ to¸n thanh to¸n KÕ to¸n chi nh¸nh KÕ to¸n kho KÕ to¸n Ng©n hµng C¸c nh©n viªn cöa hµng Quan hệ chỉ đạo Quan hệ đối chiếu Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cần phải tổ chức công tác kế toán 1 cách khoa học và hợp lý, đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình và đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty. * Kế toán thanh toán: Theo dõi và cân đối tình hình thu chi tiền mặt, tiền séc sao cho hợp lý và đúng theo qui chế tài chính. Theo dõi tiền mặt tạm ứng của các cá nhân, các đơn vị trong và ngoài Công ty. Lên Nhật ký chứng từ số 2 và Nhật ký chứng từ vay. * Kế toán vật liệu hàng hoá - kế toán lương, BHXH: Hạch toán nhập - xuất vật liệu, đối chiếu thường xuyên với kế toán kho. Cân đối nhập xuất tồn lên bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng kê 4,5,6 lên Nhật ký chứng từ số 5. Hạch toán phần chi lương và chi BHXH của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Tổng hợp quỹ lương, việc trích và chi BHXH. Theo dõi việc thu BHXH theo chế độ. * Kế toán TSCĐ và tiêu thụ: - Theo dõi việc tăng giảm TSCĐ, hạch toán TSCĐ ban đầu, giá trị TSCĐ tăng, giảm, tính khấu hao. - Hạch toán tiêu thụ sản phẩm và hạch toán lỗ lãi của việc kinh doanh trên cơ sở giá bán và giá thành. * Kế toán vốn = tiền(thủ quỹ): Làmm công tác thu chi tiền mặt; vào quỹ bảng kê số 1- NKCT số1. * Kế toán trưởng: Kế toán tổng hợp -Bao quát chung tình hình hạch toán kế toán của Công ty . -Lên NKCTsố 7 -Lên bảng cân đối. Công ty XNK và đầu tư xây dựng HN là 1 doanh nghiệp kinh doanh với nhiều chức năng khác nhau, để bảo vệ việc quản lý tài chính được tốt, doanh nghiệp thực hiện hoạch toán kế toán bằng phương pháp NKCT này thích hợp với XN lớn số liệu nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên Đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của kế toán phải cao. V. PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ DỊCH VỤ: Các phương thức bán hàng tại doanh nghiệp: Trong tình hình hiện nay, tổ chức tốt khâu bán hàng là một yếu tố quan trọng trong việc tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá, giảm bớt khối lượng hàng tồn kho tăng nhanh hiệu quả sử dụng của đồng vốn. Nhận thức được vấn đề đó, công tác bán hàng nhập khẩu của Công ty đã được tổ chức chặt chẽ từ bộ phận kinh doanh, kế toán đến các kho hàng. Công tác nghiên cứu thị trường được tiến hành thường xuyên, việc củng cố các khách hàng truyền thống được gắn với việc khai thác thêm nhiều thị trường và khách hàng mới. Quá trình bán hàng nhập khẩu của Công ty được thực hiện dưới hai hình thức là bán buôn và bán lẻ hàng nhập khẩu. Bán lẻ hàng nhập khẩu: Hoạt động bán lẻ hàng nhập khẩu của Công ty đã và đang được phát triển rộng rãi. Số lượng các cửa hàng bán lẻ của Công ty ngày một tăng lên, các mặt hàng cũng ngày càng trở lên phong phú và đa dạng. Phần lớn các nghiệp vụ bán lẻ của Công ty là do các cửa hàng trực thuộc đảm nhận. Tuy nhiên đối với một số mặt hàng có giá trị kinh tế cao như xe nâng hàng, xe ủi, ôtô... Công ty cũng tổ chức bán lẻ và thu tiền trực tiếp tại kho. Hoạt động bán lẻ tại các cửa hàng của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư được thực hiện theo phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng vừa tiến hành thu tiền vừa giao hàng hoá cho khách. Tình hình biến động của mỗi mặt hàng được theo dõi trên các thẻ quầy hàng. Biểu số: THẺ QUẦY HÀNG Tên hàng: Tượng phật bà bằng sứ Đơn giá: 34000đ Đơn vị tính: chiếc Ngày Nhập trong tháng Bán trong ngày Tồn cuối ngày (SL) Số lượng Thành tiền 2/3 4/3 10/3 22/3 10 2 1 3 68.000 34.000 102.000 10 8 7 4 Cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm tiền và làm giấy nộp tiền bán hàng trong ngày. Trên cơ sở số lượng hàng tồn kho đầu ngày và số lượng hàng kiểm kê cuối ngày, xác định lượng hàng bán ra trong ngày rồi nhân với đơn giá để xác định doanh thu bán hàng. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ bán hàng, các thẻ quầy hàng, nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng. Biểu số : BÁO CÁO BÁN HÀNG Ngày 10 tháng 3 năm 1999 STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 ... Đầu máy ủi Tượng phật bà Quạt bàn ... Cái Cái Cái ... 1 3 3 ... 2.540.000 34.000 400.000 ... 2.540.000 102.000 1.200.000 ... Cộng 11.356.000 Số tiền phải nộp: 11.356.000đ Số tiền thực nộp: 11.356.000đ Chênh lệch : 0 Sau khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng, nhân viên kế toán cửa hàng lập tờ kê chi tiế hàng xuất và ghi số doanh thu bán lẻ hàng hoá vào sổ chi tết số 3, Tài khoản 511 theo định khoản: Nợ TK 111- tiền mặt Có TK 511- Doanh thu bán hàng Đến cuối tháng, trên cơ sở số liệu tổng cộng ở tờ kê chi tiết hàng xuất, kế toán xác định giá vốn hàng đã bán trong tháng và ghi vào bảng kê số 8 và sổ chi tiết số 3, Tài khoản 632: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 156- Trị giá hàng xuất bán Bán buôn hàng nhập khẩu. Nghiệp vụ bán buôn hàng nhập khẩu được thực hiện theo phương thức giao hao hàng trực tiếp tại kho. Theo phương thức này, đơn vị mua hàng cử cán bộ đến nhận hàng hoá trực tiếp tại kho của Công ty. Tại kho, sau khi hàng hoá đã được người mua kiểm kê kiểm nhận về số lượng, quy cách, phẩm chất, cán bộ kinh doanh của Công ty lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Giao cho người mua Liên 3: Chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán với người mua. Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn này, ta lấy một ví dụ: - ngày 6/3/1999, Công ty bán 15 bộ guốc máy nhập từ Đài Loan cho Công ty Cầu Đường Hà nội. + Giá vốn:15 x 4.676.383 = 70.145.745 đ + Giá bán hàng: 15x 4.917.000 = 73.755.000 đ + Thuế VAT tính trên 15% chênh lệch giữa giá mua và giá bán: (73.755.000 - 70.145.745) x 15% = 541.388 đ - Ngày 6/3 giao hàng cho khách tai kho của Công ty. - Ngày 7/3 khách hàng trả bằng tiền mặt. * Trình tự hạch toán: - Ngày 6/3, khách hàng đến Công ty nhận hàng, cán bộ kinh doanh lập hoá đơn kiêm phiế xuất kho: Biểu số: HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Số: 030511 Họ tên người mua: Công ty cầu Đường HN Xuất tại kho: Công ty Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng Số lượng đơn giá Thành tiền 1 Bộ guốc máy ủi 15 4.917.000 73.755.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ ): Bảy mươi ba triệu bảy trăm năm mươi nhăm ngàn đồng chẵn. Căn cứ vào giá trị nhập kho thực tế gồm giá mua và thuế nhập khẩu, kế toán vào bảng kê nhập - xuất - tồn hàng hoá. Biểu số: BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT - TỒN HÀNG HOÁ Tài khoản 1561 Tháng 3 năm 1999 Số dư đầu kỳ: 315.470.425 Đơn vị : đồng STT Chứng từ Diễn giải SH NT Cộng Nhập dây điện Nhập Lulốp VOEST Bán bộ guốc máy ủi .... 105420.000 152.144.992 .... 105.420.000 215.113.618 .... 70.145.745 .... 70.145.745 .... Cộng 540.398.745 603.367.371 305.347.128 305.347.128 Số dư cuối kỳ: 613.490.668 Các chứng từ về tiêu thụ, phương thức thanh toán tiền hàng bán Để bắt đầu thương vụ nhập khẩu, trước tiên phòng kinh doanh tiến hành đàm phán với các đối tác nước ngoài về mặt hàng, giá cả, thời gian giao hàng... sau đó lập phương án kinh doanh trình giám đốc Công ty. Sau khi được giám đốc phê duyệt, phòng kinh doanh tiến hành việc ký kết hợp đồng ngoại thương, trong đó phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty là thư tín dụng(LC). Tiếp đó phòng kinh doanh lập bộ chứng từ xin mở LCvà chuyển cho phòng kế toán. Tuỳ theo tình hình tài chính cụ thể của Công ty và kế toán mở LC bằng tiền vay hay tiền gửi ngân hàng. Hạch toán kết quả hoạt độmg kinh doanh tại Công ty XNK và đầu tư IMEXIN. Việc hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty được tiến hành vào cuối quý. Kế toán tổng hợp phải cộng số liệu từ các tài khoản có liên quan để vào tài khoản 911. Việc tổng hợp trên sổ tài khoản 911 vờa thao dõi tình hìmh chung kết quả hoạt động kinh doanh của toàn đơn vị, vừa theo dõi kết quả kinh doanh của từng hoạt động. Để tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của hoạt động nhập khẩu, kế toán tổng hợp phải làm những việc sau: - Tính ra tổng doanh thu của hoạt động nhập khẩu trong quý, bao gồm trị giá bán của hàng nhập khẩu trực tiếp hoa hồng được hưởng từ các hoạt động uỷ thác(nêú có) - Tính ra tổng số thuế VAT phải nộp cho hàng nhập khẩu đã tiêu thụ và thuế VAT trên hoa hồng uỷ thác(nếu có). - Xác định tổng giá vốn của hàng nhập khẩu tiêu thụ trong quý. - Xác định tổng chi phí bán hàng và tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu trong quý. Số liệu tren sổ cái tài khoản 911 và Sổ kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu của Công ty XNK và đầu tư IMEXIN quý IV- 1999 như sau: Biểu số: SỔ CÁI Tài khoản 911 Quý IV- 1999 Số dư đầu kỳ Ghi nợ TK 911, ghi có các TK Ghi có TK 911, Ghi nợ các TK Số dư cuối kỳ Nợ Có TK Số tiền TK Số tiền Nợ Có 632 641 642 421 Cộng 8.976.990.219 367.851.727 428.753.315 406.536.586 10.180.131.847 511 10.180.131.847 10.180.131.847 Người giữ sổ Ngày tháng năm Kế toán trưởng Biểu số: SỔ CHI TIẾT KẾT QUẢ BÁN HÀNG NHẬP KHẨU Tài khoản 911 Quý IV- 1999 Ngày ghi sổ Diễn giải TK Đ.ứng Tiền nợ Tiền có Số dư Nợ Có 10/1 15/1 17/1 19/1 19/1 K/C giá vốn của hàng xuất nhập khẩu tiêu thụ trong quý K/C doanh thu thuần bán hàng XK trong qý. K/C CHI PHí bán hàng hoạt động NK trong quý. K/C CPQL phân bổ cho hoạt động NK trong quý K/C lãi hoạt động nhập khẩu trong quý 632 511 641 642 421 10.180.131.247 8.976.990.219 367.851.727 428.753.315 406.536.586 Cộng 10.180.131.247 10.180.131.247 Người giữ sổ Ngày tháng năm Kế toán trưởng Biểu số: BẢNG KÊ NỘP THUẾ VAT Tháng 3 năm 1999 STT Diễn giải Giá bán Giá mua Chênh lệch Thuế suất Phải nộp 1 Bán bộ guốc máy ủi 73.755.000 70.145.745 3.609.255 15% 541.388 .... .... .... .... .... .... .... Sau đó, kế toán vào sổ chi tiết số 3- Tài khoản 511 phần ghi nợ Biểu số: SỔ CHI TIẾT SỐ 3 Tài khoản 511 Tháng 3 năm 1999 Chứng từ Diễn giải Ghi có Tk 511, ghi nợ các TK Ghi nợ các TK 511, ghi có các TK SH NT 131 Cộng 333 Cộng .... 20801 .... 6/3 .... Bán bộ guốc máy ủi .... 73.755.000 .... 73.755.000 .... 541.388 .... 541.388 Căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng từ Sổ chi tiết 3 – Bảng kê số 11, và Bảng kê nhập - xuất - tồn hàng hoá, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 8. Biểu số: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Tháng 3 năm 1999 Đơn vị: Đồng STT Số hiệu TK ghi Nợ TK ghi có TK ghi nợ 1561 131 511 Cộng 1 2 3 111 131 632 Tiền mặt Phải thu của khách hàng Giá vốn hàng bán 305.347.128 319.785.000 319.785.000 319.785.000 319.785.000 305.347.128 Cộng 305.347.128 319.785.000 319.785.000 944.917.128 Phần thứ III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM TỔ CHỨC HỢP LÝ QUÁ TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN XNK TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CỦA ĐƠN VỊ. Về công tác bộ máy kế toán Công ty IMEXIN là một doanh nghiệp thương mại. Công ty có rất nhiều đơn vị trực thuộc, hạch toán độc lập và địa điểm hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc gần và xa Công ty, chính vì thế Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức kế toán này rất thuận lợ cho việc thực hiện kiểm tra giámm sát tại chỗ của kế toán đối vơí các bộ phận, các chi nhánh và toàn Công ty, hạn chế bớt khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá trong việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ nhân viên kế toán. Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định công việc trong bộ máy kế toán của Công ty là tương đối phù hợp với khối lượng công việc, đáp ứng được các yêu cầu quản lý đặt ra, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán ơ Công ty có trình độ khá cao và thành thạo, có ý thức tổ chức và có trách nhiệm cao trong công việc. 2. Hình thức tổ chức kế toán Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ, nó tách rời các nghiệp vụ kinh phát sinh theo thứ tự thời gian và theo hệ thống, có rất nhiều ưu điểm khi áp dụng hình thức kế toán này. Song vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như cách ghi chép còn mang tính thủ công, trùng lặp nhiều. 3. Đánh giá về tình hình tổ chức quá trình hạch toán kế toán XNKở Công ty IMEXIN. Trong quá trình mua hàng khi phát sinh chi phí thu mua hoặc các khoản thuế hàng phải nộp tính cho số hàng mua ngoài đã nhập kho hoặc trị giá hàng hoá trả lại người bán, trị giá hàng thừa, thiếu hụt hư hỏng tất cả chưa được phản ánh đúng vào tài khoản 156 mà thường cho sang chi phí bán hàng hoặc chi phí khác.Trong hệ thống sổ sách, việc mở sổ theo dõi từng khách hàng là chưa có, do đó việc giám sát quản lý chưa được chặt chẽ. Chính vì vậy cần phải mở sổ sách riêng giúp cho việc xác định doanh số thu nhập của từng nghiệp vụ được dễ dàng , quản lý được chặt chẽ hơn. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán nói chung và hạch toán nghiệp vụ XNK nói riêng không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định trong hạch toán và sổ sách kế toán sử dụng. Do vậy cần phải sửa đổi để đi đến hoàn thiện hơn trong quá trình hạch toán nghiệp vụ XNK hàng hoá tại Công ty. Biện pháp thực hiện Xuất phát từ vai trò quan trọng của hạch toán kế toán yêu cầu cần thiết đặt ra là phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán. Biện pháp để tổ chức hợp lý công tác hạch toán kế toán. Biện pháp để tổ chức hợp lý công tác hạch toán đòi hỏi người làm công tác quản lý phải biết khắc phục những hạn chế, phát huy những mặt tích cực, những thuận lợi sẵn có của Công ty nhằm nắm bắt được những thông tin kinh tế một cách kịp thời, nghiên cứu nhu cầu thị trường để có những chính sách, phương hướng cho phù hợp. Để tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ XNK cần phải thực hiện các biện pháp sau: - Phân công trách nhiệm công việc giữa cán bộ kế toán một cách hợp lý, đồng thời xác định rõ ràng mối quan hệ giữa các cán bộ kế toán trong mỗi khâu và giữa các khâu với nhau trong việc sử dụng luân chuyển chứng từ, cung cấp số liệu và đối chiếu kiểm tra. - Người quản lý cần nắm vững và tổ chức tốt việc thi hành các chế độ, thể lệ chính sách nguyên lý, chế độ tài chính kế toán hiện hành. Đầu tư và tạo điều kiện cho việc nâng cao trình độ nghề nghiệp, tinh thần tự chủ và trách nhiệm của đội ngũ kế toán. - Không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị, đặc biệt cần chuyên môn hoá sổ sách, phương pháp ghi chép và trình tự luân chuyển xử lý chứng từ. - Tăng cường kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị kinh doanh. Ngoài việc phân tích số liệu không thôi là chưa đủ để hiểu rõ kết quả kinh doanh thực sự của Công ty còn phải hiểu rõ ràng quá trình hoạt động của Công ty, hoạt động mua bán diễn ra trên thực tế, những nghiệp vụ mà doanh nghiệp thực hiện khi có phát sinh trong kinh doanh. Từ đó đi đến kết luận về tình hình kinh doanh của Công ty như sau: Ưu điểm: Chế độ quản lý kinh doanh hợp lý rõ ràng mặc dù nhiều chi nhánh nhưng sự quản lý vẫn chặt chẽ. Trình độ của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao, hiện nay Công ty vẫn đầu tư cho công nhân viên đi học và nâng cao trình độ. Với năng lực sẵn có và kinh nghiệm trong công tác cộng thêm trình độ bổ sung sẽ giúp cho hoạt động nghiệp vụ của từng cá nhân cán bộ và toàn Công ty tốt hơn, giúp cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. Về tổ chức kế toán nhân sự hợp lý, tiết kiệm nhân sự bằng cách nâng cao trình độ, phương pháp hạch toán thường xuyên, rõ ràng và chi tiết, các số liệu có độ chính xác cao. Về tài chính: Công ty tuy phải vay phần lớn vốn nhưng bù lại Công ty đã sử dụng rất có hiệu quả, vòng quay vốn nhanh, lãi suất cao góp phần tăng thu nhập của công nhân viên và tổng thu nhập quốc dân. Về nghĩa vụ với Nhà nước, Công ty luôn nộp thuế vượt chỉ tiêu do lãi và doanh thu cao, các chế độ quỹ và chế độ với người lao động đều được thực hiện đầy đủ. Ngoài ra Công ty chưa từng trả chậm bất kỳ một món nợ ngắn hạn nào cả, đồng thời vẫn đầu tư tăng thêm tài sản cố định và tăng lương cho công nhân viên. Nhược điểm: Do vốn kinh doanh quá thấp Công ty đã phải vay ngân hàng nên phụ thuộc chặt chẽ vào ngân hàng. Do mỗi hợp đồng xuất nhập khẩu trung bình có giá trị hàng tỷ đồng nên việc vay vốn là đương nhiên. Tuy nhiên hy vọng trong tương lai Nhà nước sẽ chú ý và cấp thêm vốn đầu tư, thêm ngân sách để hoạt động của Công ty độc lập hơn về vốn kinh doanh giảm bớt sự phụ thuộc của Công ty vào ngân hàng. ý kiến đề xuất: Những năm gần đây tình hình thế giới có nhiều chuyển biến. Ví dụ: Việt Nam ra nhập ASIA nên sẽ được các nước trong khu vực giúp đỡ bảo vệ quyền lợi và cung cấp thông tin kinh tế. Công ty cần đề xuất với Nhà nước xin cấp thêm vốn kinh doanh để hoạt động có hiệu quả hơn, Hoạt động kinh doanh thương mại mở rộng hơn. Thông thường với các nước được mở rộng, thị trường lớn hơn nếu đủ sức Công ty sẽ có bước đi giúp kinh tế nước nhà lớn mạnh hơn. Qua thời gian thực tập tại Công ty em đang công tác đã có thể hiểu rõ thêm chính xác hoạt động trong Công ty về các nghiệp vụ thực hiện và kết quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời học hỏi được kiến thức kinh doanh, kết hợp giữa lý thuyết và thực tế nhằm nâng cao trình độ. Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong khoa bộ môn đã giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập. KẾT LUẬN Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và nhập khẩu nói riêng đã và đang trở thành một bộ phận không thể thiếu trong quá trình xây dựng và phát triển kinh tế nước ta. Lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu đóng góp một phần to lớn trong việc cung cấp các trang thiết bị, khoa học - công nghệ mới, hiện đại cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Kết quả này có được là nhờ một phần vào công tác kế toán được tổ chức hợp lý, đạt hiệu quả cao. Tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu chặt chẽ, hợp lý xuyên suốt các quá trình mua và bán hàng hoá sẽ giúp cho các doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí và thu nhập, tăng cường tốc độ và hiệu quả của quá trình lưu chuyển hàng hoá, giúp cho các doanh nghiệp nhập khẩu đứng vững trong cơ chế thị trường ngày càng trở nên sôi động. Với mục đích đóng góp một phần công sức nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác hạch toán, từ đó tăng cường hiệu quả của hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp nhập khẩu, sau một thời gian đi thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN, qua quá trình tìm hiểu thực tế cũng như được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng tài chính kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Tuy nhiên do trình độ bản thân có hạn, lại phải nghiên cứu một đề tài rộng trong một thời gian hạn chế nên chuyên đề này chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy kính mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để chuyên đề này được hoàn thiện hơn.