Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số 1

LỜI MỞ ĐẦU Lịch sử phát triển của xã hội loài người đã trải qua nhiều giai đoạn nối tiếp nhau từ thấp đến cao. Tương ứng với mỗi giai đoạn là một hình thái kinh tế xã hội và gắn liền với nó là một phương thức sản xuất nhất định. Sự vận động thay thế lẫn nhau của các hình thái kinh tế xã hội trong lịch sử đều do tác động của các quy luật khách quan, đó là quá trình lịch sử tự nhiên của xã hội. Các Mác đã viết “Tôi coi sự phát triển của những hình thái kinh tế xã hội là một quá trình lịch sử tự nhiên”. Hay nói cách khác xã hội tồn tại và phát triển qua các giai đoạn là nhờ quá trình sản xuất sản phẩm. Để quá trình này diễn ra thông suốt từ khâu đầu đến khâu cuối, một yếu tố không kém phần quan trọng là nguyên vật liệu. Xét trên góc độ doanh nghiệp, nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành đều đặn, thường xuyên, đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Nhất là trong điều kiện nền kinh tế thị trường, dưới sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh đã làm cho các doanh nghiệp phải luôn chú trọng tới yếu tố giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải tiết kiệm một cách triệt để và hợp lý nguyên vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn. Nhận thức được ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất cũng như vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu luôn là vấn đề cấp bách, thôi thúc các nhà quản lý kinh tế không ngừng nghiên cứu hoàn thiện nhằm quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả. Đối với Công ty Dụng cụ số I nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào rất quan trọng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Giảm chi phí nguyên vật liệu là biện pháp cơ bản giảm giá thành, tăng tính cạnh tranh của sản phẩm, do đó Công ty Dụng cụ số I rất quan tâm chú trọng công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn trên, chuyên đề đi sâu vào nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I”. Với mong muốn được tìm hiểu thực trạng về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty Dụng cụ số I. Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm ba phần chính sau: Phần I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I. Để hoàn thành chuyên đề này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Tiến sĩ Lê Thị Hoà và ban lãnh đạo cũng như các phòng chức năng đặc biệt là phòng kế toán của Công ty. Với thời gian có hạn nên đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I” chưa đi sâu nghiên cứu và hoàn thiện một cách tốt nhất. Đồng thời cũng do những hiểu biết còn hạn chế nên không tránh khỏi những khiếm khuyết, kính mong các thầy cô giáo và những người quan tâm đóng góp ý kiến để em bổ sung những khiếm khuyết về kiến thức. PHẦN I - LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 - Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1.1.1 - Khái niệm về nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất. Các Mác đã viết “Đối tượng đã qua một lần lao động trước kia rồi thì gọi là nguyên liệu”. Như vậy, tất cả nguyên liệu đều là đối tượng lao động, nhưng không phải mọi đối tượng lao động đã trải qua tác động của con người. Không những thế Các Mác còn chỉ rõ “Nguyên liệu có thể hình thành thực thể chủ yếu của một sản phẩm hay chỉ gia nhập sản phẩm dưới hình thức sản phẩm phụ”. Vật liệu là những nguyên liệu được tiếp tục qua gia công chế biến hay nói cách khác tiếp tục có sự tác động của con người. Nguyên liệu, vật liệu gọi tắt là nguyên vật liệu, được chia thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính lý, hoá hoặc khối lượng tiêu hao, mà căn cứ vào sự tham gia của chúng vào mức cấu thành sản phẩm. Nhiên liệu, năng lượng thì thuộc về vật liệu phụ nhưng do tầm quan trọng của chúng nên được tách ra thành những yếu tố riêng. Như chúng ta đã biết, mục đích cơ bản nhất của quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất hoá lý của đối tượng lao động là để tạo ra sự đa dạng phong phú chủng loại, mẫu mã sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của thị trường. Như vậy, nguyên vật liệu là một trong ba bộ phận quan trọng của quá trình sản xuất (Sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động) trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Nội dung cơ bản của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. Nếu tài sản lưu động được nhìn theo giác độ hình thái biểu hiện thì nguyên vật liệu chính là một trong các dạng thức chủ yếu của tài sản lưu động. 1.1.2 - Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: 1.1.2.1 - Đặc điểm của nguyên vật liệu: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào. Đối tượng lao động được chia thành hai loại: Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu. Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.1.2.2 - Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất liệu của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để sản xuất được những sản phẩm tốt, thoả mãn được nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại. Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm (trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 – 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 – 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm được nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiện dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. 1.1.3 - Yêu cầu và nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu: Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lượng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại, về mầu sắc. Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng được nâng cao về chất lượng và chủng loại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay các ngành sản xuất chưa đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. - Ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỉ lệ khấu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. - Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh lãng phí. - Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. - Ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Phải xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. 1.1.4 - Nhiệm vụ và nội dung của kế toán nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực hiện được các chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau: 1.1.4.1 - Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: - Tổ chức đánh giá, đánh giá lại, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Thực hiện đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. - Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. 1.1.4.2 - Nội dung của kế toán nguyên vật liệu: Để thực hiện tốt yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu thì đòi hỏi quá trình kế toán nguyên vật liệu bao gồm những nội dung sau: - Phân loại và lập danh điểm vật tư. - Xây dựng các nội dung, quy chế trong bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. - Xây dựng định mức tiêu dùng, định mức dự trữ nguyên vật liệu cũng như các định mức tiêu hao một cách hợp lý trong quá trình sử dụng, vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu gồm vận dụng các chứng từ và luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp. - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật tư cũng như báo cáo về tình hình nhập, xuất, tồn vật tư. - Tổ chức phân tích tình hình vật tư và những thông tin kinh tế quan trọng. 1.2 - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: 1.2.1 - Phân loại nguyên vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên các tiêu thức sau: 1.2.1.1 - Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm (ví dụ: sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí). - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi (ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ ). - Nhiên liệu: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu . - Phụ tùng thay thế: Là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào để thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là những vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình công nghệ sản suất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi được do sản phẩm hỏng, do ngừng sản xuất hoặc thanh lý tài sản cố định hoặc các nguyên nhân khác. - Các loại vật liệu khác: Là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp. Ngoài các loại vật liệu kể trên như bao bì, vật đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý kế toán vật liệu. 1.2.1.2 - Phân loại nguyên vật liệu theo chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Bao gồm: ỉ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. ỉ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm. - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng. - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý. 1.2.1.3 - Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành: Theo tiêu thức này thì nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến và nguyên vật liệu thuê ngoài gia công để sử dụng sản xuất ở giai đoạn sau. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể tái sử dụng hoặc đem bán. 1.2.1.4 - Phân loại nguyên vật liệu theo quyền sở hữu: - Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì phân loại theo vai trò của nguyên vật liệu là ưu việt và được sử dụng rộng rãi hơn cả. 1.2.2 - Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất. Việc tính giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 1.2.2.1 - Các chỉ tiêu tính giá nguyên vật liệu: - Giá thực tế: Là giá được xác định dựa trên những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu và nó được dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán. - Giá hạch toán: Là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. 1.2.2.2 - Xác định giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt có một số trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho. Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Giá của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) với thuế nhập khẩu (nếu có), thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp) và các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho bãi ) trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công: Giá thực tế bao gồm giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ ). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng các chi phí tiếp nhận (nếu có). - Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 1.2.2.3 - Xác định giá nguyên vật liệu xuất kho: Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động từng doanh nghiệp. Có nhiều phương pháp được sử dụng để đánh giá nguyên vật liệu xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng: 1.2.2.3.1 - Phương pháp bình quân gia quyền:

70 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 3020 | Lượt tải: 1

Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số 1, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

ëng C¬ ®iÖn, ph©n xëng M¹, ph©n xëng NhiÖt luyÖn vµ ph©n xëng Bao gãi. C¸c ph©n xëng nµy ®îc bè trÝ nh trong s¬ ®å quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm sÏ ®îc tr×nh bÇy ë phÇn sau. 2.1.2.2 - VÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý C«ng ty: §Ó qu¶n lý ®iÒu hµnh C«ng ty hoµn thµnh c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh, bé m¸y C«ng ty ®îc tæ chøc t¬ng ®èi chÆt chÏ, khoa häc gióp cho l·nh ®¹o C«ng ty cã thÓ n¾m b¾t ®îc c¸c th«ng tin kÞp thêi vµ ®a ra c¸c quyÕt ®Þnh vÒ s¶n xuÊt kinh doanh mét c¸ch chÝnh x¸c vµ ®óng ®¾n. HiÖn nay c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty nh sau: ø Khèi l·nh ®¹o C«ng ty bao gåm: - Gi¸m ®èc C«ng ty lµ ngêi ®¹i diÖn hîp ph¸p cña C«ng ty tríc ph¸p luËt, lµ ngêi cã quyÒn cao nhÊt, cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý ®iÒu hµnh chung mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, cïng víi kÕ to¸n trëng chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña toµn C«ng ty. - Gióp viÖc cho Gi¸m ®èc lµ c¸c Phã gi¸m ®èc: Phã gi¸m ®èc Kü thuËt, Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt, Phã gi¸m ®èc kinh doanh, c¸c Phã gi¸m ®èc cã tr¸ch nhiÖm tham mu cho Gi¸m ®èc vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, thay mÆt Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty khi gi¸m ®èc ®i v¾ng theo ph¹m vi quyÒn h¹n cña m×nh. - Thêng trùc §¶ng uû vµ C«ng ®oµn gióp cho Ban gi¸m ®èc ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶. ø Khèi phßng ban cña C«ng ty bao gåm: - Phßng KÕ ho¹ch kinh doanh gåm 11 ngêi, cã chøc n¨ng ®iÒu tra nghiªn cøu thÞ trêng, dù ®o¸n t×nh h×nh tiªu thô s¶n phÈm, t×m nguån hµng vµ ®èi t¸c kinh doanh ®Ó ký c¸c hîp ®ång. Ngoµi nh÷ng chøc n¨ng trªn cßn cã chøc n¨ng c¨n cø vµo nhu cÇu cña c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt trong C«ng ty ®Ó dù th¶o kÕ ho¹ch sau ®ã tr×nh Gi¸m ®èc duyÖt vµ lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. C¸c phßng ban kh¸c theo kÕ ho¹ch ®ã ®Ó triÓn khai c«ng viÖc theo ph¹m vi chøc n¨ng cña ®¬n vÞ m×nh. - Phßng ThiÕt kÕ gåm 5 ngêi vµ 4 ngêi thµnh lËp chi nh¸nh riªng, tiÕn hµnh thiÕt kÕ s¶n phÈm theo kÕ ho¹ch thiÕt kÕ, ®iÒu chØnh c¸c thiÕt kÕ cò cho phï hîp ®ång thêi theo dâi qu¸ tr×nh thùc hiÖn. - Phßng C«ng nghÖ gåm cã 14 ngêi, c¨n cø vµo b¶n vÏ thiÕt kÕ lËp ra quy tr×nh c«ng nghÖ cho s¶n phÈm cÇn s¶n xuÊt. ChuÈn bÞ dông cô (dông cô c¾t vµ dông côg¸ l¾p), dông cô nµo cha cã ph¶i thiÕt kÕ vµ ®a cho ph©n xëng Dông cô ®Ó tiÕn hµnh s¶n xu©t. TiÕn hµnh theo dâi quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm. - Phßng C¬ ®iÖn gåm 11 ngêi, cã chøc n¨ng lËp kÕ ho¹ch söa ch÷a vµ thiÕt kÕ ®îc chi tiÕt thay thÕ giao cho ph©n xëng C¬ ®iÖn thùc hiÖn ®ång thêi cã chøc n¨ng qu¶n lý hÖ thèng ®iÖn hay gäi chung lµ qu¶n lý kü thuËt m¸y mãc thiÕt bÞ. - Phßng KCS gåm 15 ngêi, thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm tra chÊt lîng s¶n phÈm, kiÓm tra ngay c¶ kh©u ®Çu vµo vµ ®Çu ra, c¸c kh©u trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, tiÕn hµnh kiÓm tra s¶n phÈm vµ mÉu m· bao gãi. - Phßng ThiÕt kÕ c¬ b¶n gåm 11 ngêi, tiÕn hµnh söa ch÷a c¸c c«ng tr×nh nhá trong C«ng ty vµ x©y dùng c¸c c«ng tr×nh nhá. - Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ gåm 14 ngêi víi 4 ngêi ë tr¹m y tÕ vµ 7 ngêi ë trêng mÇm non, cã nhiÖm vô th¶o c«ng v¨n, lu tr÷ vµ vËn chuyÓn c¸c c«ng v¨n, qu¶n lý tµi s¶n thuéc vÒ hµnh chÝnh, thùc hiÖn c«ng t¸c t¹p vô, qu¶n lý xe con, vÖ sinh c«ng céng trong C«ng ty, qu¶n lý tr¹m y tÕ vµ trêng mÇm non. - Phßng Tæ chøc lao ®éng gåm cã 6 ngêi, cã chøc n¨ng lËp kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch vÒ nh©n sù, tuyÓn dông míi lao ®éng vµ ®µo t¹o nghÒ hai, gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é cho c«ng nh©n viªn, ®Þnh møc thêi gian lao ®éng, thanh to¸n tiÒn l¬ng, thùc hiÖn c¸c kh©u vÒ b¶o hé lao ®éng. - Phßng B¶o vÖ gåm cã 12 ngêi, cã nhiÖm vô b¶o vÖ chÝnh trÞ, kinh tÕ, thùc hiÖn c«ng t¸c phßng ch¸y ch÷a ch¸y vµ thùc hiÖn c«ng t¸c nghÜa vô qu©n sù. - Phßng VËt t gåm cã 15 ngêi cã nhiÖm vô thu mua vËt t, c¨n cø vµo ®Þnh møc vËt t vµ nhu cÇu sö dông vËt t ®Ó cung cÊp vËt t cho s¶n xuÊt, qu¶n lý kho vËt t chÝnh, nãi c¸ch kh¸c Phßng vËt t cã nhiÖm vô thèng kª t×nh h×nh nhËp – xuÊt vµ sö dông vËt t. - Phßng Tµi vô gåm 8 ngêi, cã chøc n¨ng qu¶n lý t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty, h¹ch to¸n lç l·i cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, b¸o c¸o cho Ban gi¸m ®èc C«ng ty ®Ó tõ ®ã ®a ra kÕ ho¹ch kinh doanh hîp lý… Tãm l¹i, tæ chøc s¶n xuÊt vµ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ®îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å 2.1: 2.1.3 - §Æc ®iÓm vÒ quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm: S¶n phÈm s¶n xuÊt cña C«ng ty rÊt ®a d¹ng vµ nhiÒu lo¹i, ph¶i tr¶i qua nhiÒu kh©u, nhiÒu gian ®o¹n kh¸c nhau, mçi s¶n phÈm cña C«ng ty cã mét quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt ®Æc thï, cô thÓ kh¸c nhau tuy nhiªn hÇu hÕt c¸c s¶n phÈm cña C«ng ty ®Òu tu©n theo mét quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt chung sau ®©y: ThÐp vµo S¬ ®å 2.2: Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty: PX Khëi phÈm Kho VLC (ThÐp) PX C¬ khÝ II PX C¬ khÝ I PX C¬ ®iÖn PX Dông cô PX NhiÖt luyÖn, vµ PX M¹ PX Bao gãi Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt ®îc tiÕn hµnh theo tuÇn tù sau: §Çu tiªn vËt liÖu chÝnh ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm lµ thÐp (thÐp giã, thÐp kh¸c) ®îc mua tõ thÞ trêng bªn ngoµi nhËp kho vËt t, hoÆc C«ng ty cã thÓ mua c¸c ph«i ban ®Çu vÒ nhËp kho (kh«ng cÇn ph©n xëng khëi phÈm). Khi s¶n xuÊt s¶n phÈm, tõ kho vËt liÖu thÐp ®îc ®a xuèng ph©n xëng khëi phÈm. Ph©n xëng nµy cã chøc n¨ng rÌn, dËp, ca, c¾t, tiÖn, ph¸ vµ hµn nèi vËt liÖu vµo ®Ó t¹o ph«i ban ®Çu. C¸c ph«i ban ®Çu ®îc ®a xuèng c¸c ph©n xëng tiÕp theo lµ PX C¬ khÝ I, PX C¬ khÝ II, PX Dông cô, PX C¬ ®iÖn. NÕu C«ng ty mua ph«i ban ®Çu nhËp kho (kh«ng qua ph©n xëng khëi phÈm) th× c¸c ph«i ban ®Çu nµy ®îc chuyÓn tõ kho xuèng th¼ng c¸c ph©n xëng trªn. ¬ PX C¬ khÝ I cã chøc n¨ng s¶n xuÊt ra c¸c lo¹i bµn ren, ta r«, mòi khoan tõ c¸c ph«i ban ®Çu… ¬ PX C¬ khÝ II cã chøc n¨ng s¶n xuÊt dao phay, doa, xo¸y, dao tiÖn, lìi ca, dao chuèt … ¬ PX Dông cô s¶n xuÊt dông cô c¾t, dông cô g¸ l¾p ®Ó phôc vô cho c¸c ph©n xëng kh¸c. ¬ PX C¬ ®iÖn söa ch÷a ®iÖn cho m¸y mãc thiÕt bÞ tÊt c¶ c¸c ph©n xëng vµ s¶n xuÊt c¸c chi tiÕt thay thÕ,… Khi s¶n phÈm ®îc s¶n xuÊt ra tõ c¸c ph©n xëng trªn cÇn ph¶i m¹ hay nhiÖt luyÖn nh t«i cøng, nhuém ®en, s¬n th× ®îc chuyÓn xuèng ph©n xëng NhiÖt luyÖn, PX M¹. Sau khi qua hai PX nµy c¸c s¶n phÈm ®îc chuyÓn quay trë l¹i c¸c PX s¶n xuÊt ®Ó gia c«ng tinh ®îc mµi gät thËt chÝnh x¸c, hoµn thµnh s¶n phÈm. C¸c s¶n phÈm hoµn thµnh l¹i ®îc chuyÓn xuèng PX Bao gãi. §èi víi nh÷ng s¶n phÈm kh«ng cÇn ph¶i mµi gät l¹i th× tõ PX NhiÖt luyÖn, PX M¹ chuyÓn th¼ng tíi PX Bao gãi. T¹i PX bao gãi c¸c s¶n phÈm ®îc ®ãng gãi b»ng hßm gç hay b»ng tói nil«ng sau ®ã ®îc nhËp vµo kho thµnh phÈm chuyÓn ®i nhËp vÒ kho tiªu thô. 2.1.4 - §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i C«ng ty: §Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, C«ng ty Dông cô sè I tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n theo h×nh thøc tËp trung, toµn bé c«ng viÖc kÕ to¸n tËp trung ë phßng tµi vô. C¸c ph©n xëng kh«ng cã bé phËn kÕ to¸n nãi riªng mµ chØ bè trÝ c¸c nh©n viªn kinh tÕ lµm nhiÖm vô híng dÉn h¹ch to¸n ban ®Çu, thu thËp th«ng tin kiÓm tra chøng tõ ®Þnh kú göi vÒ phßng t¹i vô tËp trung t¹i cña C«ng ty. Phßng tµi vô cña C«ng ty gåm 7 ngêi ®îc bè trÝ cô thÓ nh sau: ¬ KÕ to¸n trëng cã nhiÖm vô: - ChÞu tr¸ch nhiÖm chung tríc gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh cña C«ng ty. - Trùc tiÕp phô tr¸ch c«ng t¸c chØ ®¹o ®iÒu hµnh vÒ tµi chÝnh, tæ chøc vµ híng dÉn thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch chÕ ®é vµ c¸c quy ®Þnh cña Nhµ níc, cña Ngµnh vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh. - B¶o vÖ kÕ ho¹ch tµi chÝnh víi Tæng C«ng ty, giao kÕ ho¹ch tµi chÝnh cho c¸c ph©n xëng, phßng ban liªn quan. - Tham gia ký vµ kiÓm tra c¸c Hîp ®ång kinh tÕ, tæ chøc th«ng tin kinh tÕ vµ ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ cña toµn C«ng ty. ¬ Phã phßng tµi vô: - Thay thÕ kÕ to¸n trëng ®iÒu hµnh c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh khi kÕ to¸n trëng ®i v¾ng. - X©y dùng kÕ ho¹ch tµi chÝnh n¨m ®Ó b¶o vÖ víi Tæng C«ng ty. - Trùc tiÕp phô tr¸ch c«ng t¸c kÕ to¸n kho vËt liÖu chÝnh, kÕ to¸n tæng hîp vµ chi tiÕt toµn bé qu¸ tr×nh thu mua vËt liÖu chÝnh ®Ó viÖc xuÊt kho, tån kho vËt liÖu chÝnh xuÊt dïng cho tõng th¸ng ®Ó ph©n bæ cho phï hîp víi gi¸ thµnh s¶n phÈm. ¬ KÕ to¸n tæng hîp toµn C«ng ty: - Tæng hîp toµn bé quyÕt to¸n, tæng hîp nhËt kÝ chøng tõ, sæ c¸i b¶ng tæng kÕt tµi s¶n cña toµn C«ng ty. - KÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt vÒ gi¸ trÞ tµi s¶n cè ®Þnh tæ chøc ghi t×nh h×nh t¨ng gi¶m TSC§ cña C«ng ty, khÊu hao TSC§ tõng th¸ng vµ chi phÝ s¶n xuÊt theo ®óng nguyªn t¾c. ¬ KÕ to¸n tiÒn l¬ng vµ BHXH: - KÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt vÒ thêi gian lao ®éng, kÕt qu¶ cña lao ®éng, kiÓm tra gi¸m s¸t quyÕt to¸n tiÒn l¬ng, thëng vµ BHXH vµo c¸c ®èi tîng tËp trung chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. - KÕ to¸n tæng hîp vµ chi tiÕt toµn bé qu¸ tr×nh thu mua vËn chuyÓn xuÊt kho vËt liÖu phô, nhiªn liÖu, ®éng lùc cho s¶n xuÊt theo nhu cÇu ®Ó ph©n bæ vµo chi phÝ s¶n xuÊt cho phï hîp ¬ KÕ to¸n ng©n hµng: - Theo dâi c¸c kho¶n thu, chi tiÒn göi Ng©n hµng vµ c¸c kho¶n vay Ng©n hµng. - Theo dâi, kÕ to¸n chi tiÕt, tæng hîp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn tiªu thô s¶n phÈm, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh, theo dâi chi tiÕt tæng hîp t×nh h×nh c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng vµ chuyÓn tiÒn b¸n hµng. ¬ KÕ to¸n thanh to¸n: - Cã nhiÖm vô theo dâi kÕ to¸n tæng hîp toµn bé c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n vµ t×nh h×nh c«ng nî cña C«ng ty. KÕ to¸n tæng hîp vµ chi tiÕt qu¸ tr×nh thu mua, vËn chuyÓn xuÊt kho c«ng cô dông cô, c«ng nghÖ xuÊt dïng vµo viÖc s¶n xuÊt chÕ t¹o s¶n phÈm ®Ó ph©n bæ vµo chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh theo ®óng nguyªn t¾c. ¬ Thñ quü: - Kiªm kÕ to¸n kho thµnh phÈm, kÕ to¸n tiÒn mÆt theo dâi t×nh h×nh thu, chi, tån quü, kiÓm tra theo dâi vµo sæ, chøng tõ, theo dâi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh cã liªn quan ®Õn thµnh phÈm. Thñ quü cßn kiªm kÕ to¸n c¸c c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ vµ t¹m øng. Nh vËy, h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung rÊt phï hîp víi C«ng ty v× nã ®¶m b¶o chØ ®¹o tËp trung thèng nhÊt, trùc tiÕp cña kÕ to¸n trëng còng nh sù chØ ®¹o kÞp thêi cña l·nh ®¹o C«ng ty víi toµn bé ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh còng nh c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty. H×nh thøc kÕ to¸n cña C«ng ty ®îc kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sau ®©y: S¬ ®å 2.3: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty. Phã phßng Tµi vô KÕ to¸n thanh to¸n kiªm kho Dông cô c«ng nghÖ Thñ quü vµ KT kho Thµnh phÈm KÕ to¸n Ng©n hµng KÕ to¸n Tæng hîp vµ TSC§ KÕ to¸n trëng KÕ to¸n TiÒn l¬ng vµ BHXH Nh©n viªn kinh tÕ ph©n xëng 2.2-Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty Dông cô sè I: 2.2.1 - §Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty: Nguyªn vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n, lµ c¬ së vËt chÊt ®Ó t¹o nªn thùc thÓ s¶n phÈm ®Æc biÖt lµ nguyªn vËt liÖu ®ã l¹i g¾n víi ngµnh s¶n xuÊt s¶n phÈm c¬ khÝ. S¶n phÈm cña C«ng ty chñ yÕu lµ bul«ng c¸c lo¹i, èc vÝt, c¸c lo¹i khung… lµ nh÷ng s¶n phÈm phôc vô cho ngµnh c¬ khÝ nªn nguyªn vËt liÖu mµ doanh nghiÖp sö dông lµ c¸c lo¹i nh: thÐp trßn, thÐp tÊm, thÐp èng, thÐp ch÷ U, thÐp ch÷ I, thÐp gãc, que hµn, c¸c chÊt phètph¸t ho¸, thÐp tÊm, thÐp l¸… Nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty còng mang nh÷ng ®Æc ®iÓm cña nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nãi chung ®ã lµ: VËt liÖu thuéc lo¹i tµi s¶n lu ®éng cña C«ng ty, lµ ®èi tîng lao ®éng, lµ c¬ së vËt chÊt ®Ó h×nh thµnh nªn s¶n phÈm vµ gi¸ trÞ cña nã ®îc chuyÓn dÞch mét lÇn vµo gi¸ trÞ cña s¶n phÈm. XÐt vÒ chi phÝ: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu chiÕm tØ träng lín (kho¶ng 60 – 65%) trong toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm cña C«ng ty. V× vËy khi cã sù biÕn ®éng nhá vÒ chi phÝ nguyªn vËt liÖu th× còng ¶nh hëng ngay ®Õn gi¸ thµnh s¶n phÈm cña C«ng ty, ¶nh hëng ngay ®Õn doanh thu vµ lîi nhuËn cña C«ng ty nªn cÇn ph¶i tæ chøc qu¶n lý tèt nguyªn vËt liÖu, x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao cho tõng chi tiÕt s¶n phÈm ®Ó sö dông nguyªn vËt liÖu tiÕt kiÖm vµ cã hiÖu qu¶. Do ®Æc thï nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty lµ dÔ bÞ «xy ho¸, ho¸ chÊt rÊt dÔ bÞ mÊt phÈm chÊt, que hµn dÔ bÞ Èm, ít nªn nÕu viÖc vËn chuyÓn vµ b¶o qu¶n kh«ng tèt th× chÊt lîng nguyªn vËt liÖu kh«ng ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu kü thuËt g©y ¶nh hëng ®Õn chÊt lîng s¶n phÈm. V× vËy, C«ng ty cÇn cã biÖn ph¸p b¶o qu¶n, vËn chuyÓn vµ dù tr÷ phï hîp víi tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu, tr¸nh mÊt m¸t, h háng lµm ¶nh hëng ®Õn tÝnh liªn tôc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. 2.2.2 - Ph©n lo¹i vµ tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu: 2.2.2.1 - Ph©n lo¹i: C«ng ty Dông cô c¬ khÝ I x©y dùng nguyªn vËt liÖu ph©n lo¹i c¨n cø vµo c«ng dông, vai trß cña nguyªn vËt liÖu ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty ®îc chia thµnh: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh: Lµ ®èi tîng chñ yÕu cña C«ng ty khi tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ c¬ së chñ yÕu ®Ó cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm. Bao gåm c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu sau: ThÐp l¸, thÐp trß, thÐp gãc, thÐp ch÷ U, thÐp ch÷ I, thÐp tÊm. Trong mçi lo¹i l¹i chia thµnh nhiÒu thø kh¸c nhau: ThÐp l¸: L¸ 0.8 ly x 1m22 x 2m44; L¸ 0.6 ly x 1m22 x 2m44 ThÐp trßn: ThÐp fi 25 g/c; ThÐp fi 21 g/c - Nguyªn vËt liÖu phô: Bao gåm nhiÒu lo¹i kh¸c nhau, tuy kh«ng cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm song vËt liÖu phô cã nh÷ng t¸c dông nhÊt ®Þnh rÊt cÇn thiÕt cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nh: que hµn, c¸c lo¹i ®inh, èc vÝt, chÊt phèt ph¸t, s¬n chèng gØ, axit tÈy mèi hµn… - Nhiªn liÖu: Bao gåm x¨ng, dÇu, b«i tr¬n… - Phô tïng thay thÕ lµ c¸c chi tiÕt phô tïng dïng cho m¸y mãc nh galª, vßng bi, d©y cu roa… ViÖc ph©n lo¹i vËt liÖu trªn gióp cho C«ng ty qu¶n lý vËt liÖu dÔ dµng, vµ tõ ®ã ®a ra h×nh thøc h¹ch to¸n thÝch hîp. 2.2.2.2 - TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu: Nguyªn vËt liÖu mua ngoµi ®îc C«ng ty ®¸nh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ. §èi víi nguyªn vËt liÖu nhËp kho: Gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu nhËp kho cña C«ng ty lµ gi¸ mua cha cã thuÕ GTGT céng (+) chi phÝ liªn quan (thu mua, vËn chuyÓn, bèc dì, b¶o qu¶n…) trõ c¸c kho¶n gi¶m trõ (nÕu cã). §èi víi nguyªn vËt liÖu mua ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: Gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho céng víi chi phÝ gia c«ng theo hîp ®ång céng chi phÝ vËn chuyÓn tõ C«ng ty tíi n¬i thuª gia c«ng vµ tõ n¬i thuª gia c«ng vÒ C«ng ty §èi víi nguyªn vËt liÖu xuÊt kho: C«ng ty tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo ph¬ng ph¸p b×nh qu©n. x Sè lîng nguyªn vËt liÖu xuÊt kho = TrÞ gi¸ vËt liÖu xuÊt kho §¬n gi¸ b×nh qu©n Gi¸ thùc tÕ NVL tån ®Çu kú + Gi¸ thùc tÕ NVL nhËp trong kú §¬n gi¸ b×nh qu©n = Sè lîng NVL tån ®Çu kú + Sè lîng NVL nhËp trong kú 2.2.3 - KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty Dông cô sè I: T¹i C«ng ty viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ®îc h¹ch to¸n theo ph¬ng ph¸p thÎ song song. T¹i kho: Thñ kho dïng thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy vÒ t×nh h×nh nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu theo chØ tiªu sè lîng. Mçi lo¹i vËt liÖu ®îc ghi trªn mét tê thÎ kho, thÎ kho ®îc ®ãng thµnh tõng quyÓn dïng cho c¶ n¨m. Khi nhËn ®îc c¸c chøng tõ nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu, thñ kho kiÓm tra tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p cña c¸c chøng tõ. Sau khi tiÕn hµnh nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu thÎ kho ph¶i ghi sè lîng thùc nhËp vµ thùc xuÊt trªn thÎ kho, c¸c lo¹i phiÕu nhËp vµ phiÕu xuÊt ®îc thñ kho ph©n lo¹i ®Ó ®Þnh kú cø 5 ngµy mét lÇn kÕ to¸n xuèng kho lÊy vÒ phßng kÕ to¸n. Cuèi th¸ng thñ kho ph¶i tÝnh sè lîng tån kho trªn thÎ kho ®Ó ®èi chiÕu sè lîng víi kÕ to¸n. VÝ dô 1: Trong th¸ng 1 n¨m 2004 thñ kho nhËn ®îc c¸c phiÕu nhËp vµ xuÊt nh sau: BiÓu 1: C«ng ty Dông cô sè I MÉu sè 06-VT Kho: VTKK Q§ sè 1141 TC/Q§/C§KT Ngµy 1/11/95 cña bé TC THÎ kho Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch vËt t: ThÐp tÊm 25ly §¬n vÞ tÝnh: Kg M· sè: Stt Chøng tõ DiÔn gi¶i §¬n vÞ tÝnh Sè lîng X¸c nhËn cña KT Sè phiÕu Ngµy th¸ng NhËp XuÊt Tån NhËp XuÊt KiÓm kª ngµy 31/12/2003 1.650 01 01 4/1 Kg 1.550 02 12 8/1 Kg 1.915 03 13 8/1 Kg 1.915 04 15 11/1 Kg 1.875 05 21 16/1 Kg 635 06 22 23/1 Kg 1.750 Céng cuèi th¸ng 5.340 4.300 Tån kho th¸ng 1 2.690 T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n më sæ chi tiÕt t¬ng øng víi thÎ kho. §Þnh kú cø 5 ngµy mét lÇn kÕ to¸n vËt liÖu xuèng kho lÊy c¸c chøng tõ nhËp xuÊt ®· ®îc thñ kho ph©n lo¹i theo tõng tËp. Khi nhËn ®îc c¸c chøng tõ nµy kÕ to¸n ph¶i kiÓm tra l¹i tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chóng, kiÓm tra l¹i c¸ch ph©n lo¹i chøng tõ cña thñ kho ®· hîp lý cha. NÕu nh c¸c chøng tõ ®· hîp lý hîp ph¸p th× kÕ to¸n ký x¸c nhËn vµo thÎ kho, mang chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n ph¶i kiÓm tra ®èi chiÕu c¸c chøng tõ kh¸c, ghi ®¬n gi¸ vµ tÝnh thµnh tiÒn cho tõng chøng tõ. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ, kÕ to¸n ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. Gi¸ b×nh qu©n ®îc tÝnh nh sau: VÝ dô gi¸ b×nh qu©n cña thÐp tÊm 25 ly: Theo biªn b¶n kiÓm kª ngµy 31/12/2003 sè lîng thÐp tÊm tån ®Çu kú lµ 1650kg, gi¸ thùc tÕ lµ 4250®, gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu nhËp trong kú lµ 4500®. §¬n gi¸ 7.012.500® + (8.617.500® + 8.437.500®) b×nh qu©n = trong th¸ng 1.650kg + (1.915kg + 1.875kg) 24.067.500 = = 4.507®/kg 5.340 TrÞ gi¸ hµng tån kho cña thÐp tÊm lµ 25 ly lµ: 2.690kg x 4.507® = 12.123.830® TrÞ gi¸ hµng xuÊt kho cña thÐp tÊm 25 ly lµ: 4.300kg x 4.507® = 19.380.100 ® Cuèi th¸ng sau khi tæng hîp tÊt c¶ c¸c chøng tõ vµ ®èi chiÕu víi thÎ kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¶ng tæng hîp NhËp – XuÊt – Tån nguyªn vËt liÖu lµm c¨n cø ®Ó ®èi chiÕu víi phÇn kÕ to¸n tæng hîp. TÊt c¶ mäi sai sãt ph¸t hiÖn khi ®èi chiÕu ph¶i ®îc kiÓm tra, x¸c minh vµ ®iÒu chØnh kÞp thêi. 2.2.4 - KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu: 2.2.4.1 - Tµi kho¶n sö dông: Thùc tÕ t¹i C«ng ty Dông cô sè I, kÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu ¸p dông theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn. HÖ thèng sæ kÕ to¸n tæng hîp theo h×nh thøc NhËt ký chøng tõ. C¸c tµi kho¶n C«ng ty sö dông lµ: TK 152, TK 133, TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627, TK 154, TK 338, TK 138. 2.2.4.2 – KÕ to¸n tæng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu: 2.2.4.2.1 - Trêng hîp mua ngoµi: Hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ: Mua hµng tr¶ tiÒn ngay. Sau khi kiÓm tra, ®èi chiÕu gi÷a c¸c chøng tõ thu mua nh ho¸ ®¬n tµi chÝnh, hîp ®ång mua b¸n, phiÕu nhËp kho vµ biªn b¶n kiÓm nghiÖm, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n ngay trªn phiÕu nhËp. * Mua nguyªn vËt liÖu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt: VÝ dô: Ngµy 03/01/2004 C«ng ty mua thÐp cña C«ng ty gang thÐp Th¸i Nguyªn, tæng sè tiÒn lµ 13.876.500® bao gåm c¶ c¸c chi phÝ mua hµng nh vËn chuyÓn, bèc xÕp, bao gåm c¶ thuÕ GTGT. C«ng ty tr¶ b»ng tiÒn mÆt. KÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho sè 20, ho¸ ®¬n GTGT ghi: Nî TK 152: 12.615.000 Nî TK 133: 1.261.500 Cã TK 111: 13.876.500 NghiÖp vô chi tiÒn mÆt t¹i C«ng ty ®Ó trùc tiÕp mua hµng rÊt Ýt xÈy ra mµ chñ yÕu lµ thanh to¸n b»ng chuyÓn kho¶n vµ t¹m øng cho nh©n viªn ®i mua. BiÓu 4: C«ng ty Dông cô sè I NhËt ký chøng tõ sè I Ghi cã TK 111: TiÒn mÆt Th¸ng 1/2004 §VT: ®ång Stt Ngµy Ghi cã TK 111, Nî c¸c TK… TK 133 TK 152 TK 153 … … 01 03/01/2004 1.261.500 12.615.000 02 06/01/2004 1.580.462 31.609.268 7.771.900 … … … … … Céng 12.841.962 112.968.420 27.771.900 Ngêi ghi nhËt ký (ký tªn) Cuèi th¸ng hay cuèi quý kÕ to¸n kho¸ sæ NhËt ký chøng tõ sè 1. X¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn Cã TK 111 ®èi øng bªn nî TK 152 vµ lÊy sè liÖu ë cét tæng céng nµy ®Ó ghi sæ c¸i TK 152 (ghi Cã TK 111 – Nî TK 152) * Mua nguyªn vËt liÖu thanh to¸n b»ng tiÒn göi ng©n hµng: §èi víi trêng hîp nµy kÕ to¸n viÕt uû nhiÖm chi hoÆc viÕt sÐc thanh to¸n tiÒn mua hµng vµ vµo b¶ng kª chi tiÒn. §Õn khi nhËn ®îc sæ phô cña ng©n hµng (giÊy b¸o nî), kÕ to¸n c¨n cø vµo giÊy b¸o nî, ho¸ ®¬n mua hµng, phiÕu nhËp kho ®Ó ®Þnh kho¶n vµ ghi vµo sæ tiÒn göi ng©n hµng. VÝ dô: Ngµy 10/1/2004 sau khi nhËn ®îc giÊy b¸o nî cña ng©n hµng, kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc ®Þnh kho¶n nh sau: Nî TK 152: 36.950.000 Nî TK 133: 1.847.500 Cã TK 112(1): 38.797.500 Cuèi quý hay cuèi th¸ng kÕ to¸n kho¸ sæ tiÒn göi ng©n hµng vµ lÊy sè liÖu ë sæ tiÒn göi ng©n hµng lªn NhËt ký chøng tõ sè 2. X¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh Cã cña TK 112 ®èi øng ph¸t sinh Nî TK 152 ®Ó ghi sæ c¸i TK 152. BiÓu 5: C«ng ty Dông cô sè I NhËt ký chøng tõ sè I Ghi cã TK 111: TiÒn mÆt Th¸ng1/2004 §VT: ®ång Chøng tõ DiÔn gi¶i Ghi Cã TK 112, ghi Nî c¸c TK Céng Cã TK 112 Ho¸ ®¬n PN NT … TK 152 TK 133 … 042876 13 10/1 Tr¶ tiÒn mua thÐp 36.950.000 1.847.500 38.797.500 036971 17 12/1 Tr¶ tiÒn mua thÐp 11.200.000 562.500 11.762.500 Céng 73.057.325 3.652.866 476.710.191 §· ghi sæ c¸i ngµy … th¸ng … n¨m Ngêi ghi sæ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n trëng (Ký tªn) (Ký tªn) (Ký tªn) * Mua nguyªn vËt liÖu cha thanh to¸n tiÒn cho ngêi b¸n: §èi víi nguyªn vËt liÖu mua ngoµi cha tr¶ tiÒn C«ng ty h¹ch to¸n vµo TK 331, trong ®ã theo dâi chi tiÕt cho tõng ®¬n vÞ b¸n. V× nguyªn vËt liÖu mua ngoµi rÊt ®a d¹ng, phong phó vµ cña nhiÒu ®¬n vÞ b¸n kh¸c nhau nªn ®Ó phï hîp víi hÖ thèng sæ theo h×nh thøc NhËt ký chøng tõ kÕ to¸n thanh to¸n më sæ chi tiÕt thanh to¸n theo mÉu sau. Sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n víi ngêi b¸n ®îc më thµnh nhiÒu quyÓn, mçi quyÓn theo dâi mét ®¬n vÞ b¸n hµng, sæ nµy ®îc më cho c¶ mét n¨m, b¾t ®Çu tõ 01/01/2004 ®Õn hÕt n¨m, mçi tê ho¸ ®¬n ®îc ghi trªn mét dßng theo thø tù thêi gian vµ ®îc theo dâi tõ khi b¾t ®Çu ph¸t sinh ®Õn khi thanh to¸n xong. Cuèi mçi th¸ng kÕ to¸n c¨n cø vµo sæ chi tiÕt TK 331 tæng hîp sè liÖu ®Ó ghi vµo NKCT sè 5, mçi ®¬n vÞ b¸n ®îc ghi mét dßng trong NKCT sè 5 nh biÓu 15. Sau ®ã kÕ to¸n kho¸ sæ NKCT sè 5, ghi vµo sæ c¸i TK 331, x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn Cã TK 331 ®èi øng bªn Nî TK 152 vµ lÊy sè liÖu tæng céng nµy ®Ó ghi sæ c¸i TK 152 (Ghi Nî TK 152, ghi Cã TK 331). BiÓu 6: C«ng ty Dông cô sè I Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n Tµi kho¶n 331: Ph¶i tr¶ ngêi b¸n Th¸ng 1/2004 §èi tîng: C«ng ty gang thÐp Th¸i Nguyªn Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè d Sè H§ Sè PN NT nhËp Nî Cã Nî Cã Sè d ®Çu kú 70.000.000 09619 18 13/1 Mua thÐp 152 21.820.851 ThuÕ GTGT 133 1.091.042 097118 20 21/1 Mua thÐp 152 6.976.763 ThuÕ GTGT 133 348.838 23/1 Tr¶ b»ng TGNH 80.000.000 ….. Céng 80.000.000 135.237.494 Sè d cuèi kú 125.237.494 Ngêi ghi sæ (ký tªn) KÕ to¸n trëng (ký tªn) BiÓu 8: C«ng ty Dông cô sè I Sæ c¸i TK 331 – Ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n §¬n vÞ tÝnh: ®ång Sè d ®Çu n¨m Nî Cã 218.630.000 Ghi Nî c¸c TK, ®èi øng Cã víi TK nµy Th¸ng 1 Th¸ng 2 ….. TK 112 120.000.000 TK 311 428.041.326 Tæng sè ph¸t sinh Nî 548.041.326 Tæng sè ph¸t sinh Cã 492.389.820 Sè d cuèi th¸ng Nî Cã 162.978.494 Ngµy … th¸ng … n¨m… KÕ to¸n trëng (Ký tªn) * Mua nguyªn vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng: Khi t¹m øng tiÒn cho nh©n viªn ®i mua hµng, c¨n cø vµo giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng, phiÕu chi tiÒn, sæ quü tiÒn mÆt kÕ to¸n vµo NhËt ký chøng tõ sè I vµ NhËt ký chøng tõ sè 10. Nî TK 141 Cã TK 111 Trong NhËt ký chøng tõ sè 1 ghi vµo cét ghi Nî TK 141, ghi Cã TK 111. Trong cét NhËt ký chøng tõ sè 10, c¸c ®èi tîng ®îc t¹m øng theo dâi chung trong mét trang sæ, mçi ®èi tîng ®îc ghi trªn mét dßng. Ph¶i thanh to¸n t¹m øng ®ît tríc míi ®îc t¹m øng ®ît sau. Khi thanh to¸n, c¨n cø vµo giÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng, ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp… ®Ó ®Þnh kho¶n: Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK141 Cuèi th¸ng hoÆc cuèi quý kho¸ sæ NhËt ký chøng tõ sè 10, x¸c ®Þnh sè ph¸t sinh tæng céng bªn Cã TK 141 ®èi øng bªn Nî TK 152 vµ lÊy sè liÖu nµy ®Ó ghi sæ c¸i TK 152 (Ghi Cã TK 141, ghi Nî TK 152). BiÓu 9: C«ng ty Dông cô sè I NhËt ký chøng tõ sè 10 Ghi Cã TK 141 – T¹m øng Th¸ng 1/2004 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Stt DiÔn gi¶i Sè d ®Çu kú Ghi Nî TK 141, ghi Cã c¸c TK Ghi Cã TK 141, ghi Nî c¸c TK Sè d cuèi kú N C TK 111 .. Céng TK 152 TK 133 .. N C 1 NguyÔn Toµn Th¾ng 20.000.000 20.000.000 19.047.600 952.400 2 NguyÔn Xu©n Thµnh 3.400.000 3.400.000 3..238.100 161.900 ….. ….. ….. ….. Céng 32.000.000 32.000.000 26.000.000 1.500.000 4.500.000 §· ghi sæ c¸i ngµy… th¸ng… n¨m… KÕ to¸n ghi sæ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n trëng (Ký tªn) (Ký tªn) (Ký tªn) * Trêng hîp nhËp kho hµng ®i ®êng th¸ng tríc: V× nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty chñ yÕu mua trªn ®Þa bµn Hµ Néi nªn trêng hîp nµy thêng kh«ng xÈy ra. H·n h÷u cã trêng hîp cuèi th¸ng hµng cha vÒ th× C«ng ty vÉn lu ho¸ ®¬n ®îi ®Õn khi hµng vÒ míi lµm thñ tôc nhËp kho vµ ghi sæ. 2.2.4.2.2 - Trêng hîp nhËp kho nguyªn vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng: T¹i C«ng ty Dông cô sè I, nguyªn vËt liÖu chñ yÕu ®îc nhËp tõ nguån mua ngoµi, trêng hîp thuª ngoµi gia c«ng rÊt Ýt. Khi nhËp nguyªn vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng kÕ to¸n c¨n cø vµo: Hîp ®ång gia c«ng, phiÕu xuÊt kho gia c«ng, biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t, phiÕu nhËp kho gia c«ng… ghi ®Þnh kho¶n nh sau: Nî TK 152 Cã TK 154 2.2.4.3 - KÕ to¸n tæng hîp xuÊt kho nguyªn vËt liÖu: T¹i C«ng ty Dông cô sè I, qu¸ tr×nh kÕ to¸n tæng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu cã mét sè trêng hîp ®iÓn h×nh sau: * Trêng hîp xuÊt vËt t cho s¶n xuÊt s¶n phÈm (chi tiÕt cho tõng ph©n xëng): Nî TK 621 (chi tiÕt theo ph©n xëng) Cã TK 152 (chi tiÕt nguyªn vËt liÖu) VÝ dô: Ngµy 2/1 c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho sè 01 ngµy 2/1/2004 vÒ xuÊt 635 kg thÐp tÊm 25 ly s¶n xuÊt m¸y tiÖn gien lo¹i 0,8 x 1m kÕ to¸n ®Þnh kho¶n nh sau: Nî TK 621. XCK: 4.611.02® Cã TK152: 4.611.02® §Þnh kho¶n nµy ®îc ghi ngay trªn sæ chi tiÕt vËt t. * Trêng hîp xuÊt kho nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt chung: Nî TK 627 (chi tiÕt theo ph©n xëng) Cã TK 152 VÝ dô: Ngµy 2/1/2004 theo phiÕu xuÊt kho sè 03 xuÊt cho ph©n xëng c¬ khÝ 20kg que hµn ®Ó hµn söa ch÷a l¹i mét sè gi¸ kÖ ®Ó m¸y mãc thiÕt bÞ. Nî TK 627 (PX c¬ khÝ): 1.333.320® Cã TK 152: 1.333.32® * Trêng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu phôc vô cho b¸n hµng: Nî TK 641 Cã TK 152 VÝ dô: Ngµy 4/1/2004 phiÕu xuÊt kho sè 08 xuÊt 10 lÝt x¨ng cho nh©n viªn phßng KH vµ TT. Nî TK 641: 48.570® Cã TK 152: 48.570® * Trêng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: Nî TK 154 Cã TK 152 VÝ dô: Ngµy 20/1/2004 phiÕu xuÊt sè 22 xuÊt nguyªn vËt liÖu ®i thuª gia c«ng. Nî TK 154: 21.393.473® Cã TK 152: 21.393.473® * Trêng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu ®i b¸n: Nî TK 632 Cã TK 152 VÝ dô: C«ng ty b¸n 1.178,8 thÐp èng fi 140 cho Nhµ m¸y c¬ khÝ 2129 ho¸ ®¬n sè 0411897 ngµy 19/1/2004. Nî TK 632: 30.648.800® Cã TK 152: 30.648.80® * KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu vµo cuèi th¸ng: Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu kÕ to¸n tiÕn hµnh tæng hîp nguyªn vËt liÖu ®· xuÊt dïng cho c¸c môc ®Ých, trªn c¬ së ®ã lËp b¶ng ph©n bæ sè 2. BiÓu 10: C«ng ty Dông cô sè I B¶ng ph©n bæ sè 2 B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu – c«ng cô dông cô Th¸ng 1/2004 §¬n vÞ tÝnh: ®ång STT C¸c TK ghi Cã Ghi Nî c¸c TK TK 152 TK 153 1 TK 154 100.694.600 2 TK 621 397.680.208 3 TK 622 - 4 TK 627 15.932.800 5 TK 641 12.608.400 6 TK 642 126.645.790 Céng 653.561.798 B¶ng phÈn bæ sè 2 ®îc chuyÓn cho kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ ®Ó lËp b¶ng kª sè 4 vµ b¶ng kª sè 5: PhÇn ghi Nî TK 621, 627, 641…®èi øng Cã TK 152. LËp b¶ng kª sè 3. BiÓu11: C«ng ty Dông cô sè I B¶ng kª sè 3 B¶ng tÝnh gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô Th¸ng 1/2004 §¬n vÞ tÝnh: ®ång STT C¸c TK ghi Nî C¸c TK ghi Cã TK 152 …… 1 I. Sè d ®Çu th¸ng 115.220.800 2 II. Sè ph¸t sinh trong th¸ng 712.666.018 TK 111 (Tõ NKCT sè 1) 112.968.420 TK 112 (Tõ NKCT sè 2) 73.057.325 TK 331 (Tõ NKCT sè 5) 468.942.686 TK 154 (Tõ NKCT sè 7) 31.697.587 TK 141 (Tõ NKCT sè 10) 26.000.000 3 Céng sè d ®Çu th¸ng vµ sè ph¸t sinh trong th¸ng 827.886.818 Céng xuÊt trong th¸ng 653.561.798 Tån cuèi th¸ng 174.325.020 * Ghi sæ c¸i TK 152: Sæ c¸i tæng hîp TK 152 ®îc më cho c¶ n¨m, ph¶n ¸nh biÕn ®éng cña nguyªn vËt liÖu theo tõng th¸ng trong n¨m. C¸ch lËp sæ c¸i TK 152: - Sè d ®Çu n¨m: §îc lÊy tõ sæ c¸i TK 152 n¨m tríc. - Sè ph¸t sinh Nî: §îc lÊy tõ c¸c NKCT sè 1, 2, 5, 7, 10. Tõ NKCT sè 1: C¨n cø sè liÖu tæng céng cét ghi Nî TK 152 – ghi Cã TK 112. Tõ NKCT sè 2: C¨n cø sè liÖu tæng céng cét ghi Nî TK 152 – ghi Cã TK 331. Tõ NKCT sè 5: C¨n cø sè liÖu dßng ghi Nî TK 152 – cét ghi Cã TK 154. Tõ NKCT sè 10: C¨n cø sè liÖu tæng céng cét ghi Nî TK 152 – ghi Cã TK 141. Sè ph¸t sinh Cã: §îc lÊy tõ b¶ng ph©n bæ sè 2. Sæ c¸i TK 152 ®îc ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng sau khi ®· kho¸ sæ, kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu trªn NKCT. BiÓu12: C«ng ty Dông cô sè I Sæ c¸i TK 152 – Nguyªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh: ®ång Sè d ®Çu n¨m Nî Cã 115.220.800 Ghi Cã c¸c TK, ®èi øng Nî víi TK nµy Th¸ng 1 Th¸ng 2 ….. TK 111 (NKCT sè 1) 112.968.420 TK 111 (NKCT sè 1) 73.057.325 TK 111 (NKCT sè 1) 26.000.000 TK 111 (NKCT sè 1) 468.942.686 TK 111 (NKCT sè 1) 31.697.587 Céng sè ph¸t sinh Nî 712.666.018 Tæng sè ph¸t sinh Cã 653.561.798 Sè d cuèi th¸ng Nî Cã 174.325.020 Ngµy… th¸ng… n¨m… KÕ to¸n trëng (Ký tªn) 2.2.5 - C«ng t¸c kiÓm kª nguyªn vËt liÖu: Do ®Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty cã lo¹i rÊt cång kÒnh (nh c¸c lo¹i s¾t, thÐp), cã lo¹i rÊt khã b¶o qu¶n nh ho¸ chÊt. H¬n n÷a, gi¸ trÞ cña nguyªn vËt liÖu l¹i chiÕm mét tØ träng kh¸ lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm (60 – 65%). Do vËy ®Ó ®¹t môc tiªu h¹ thÊp chi phÝ nguyªn vËt liÖu ®ßi hái C«ng ty ph¶i tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu nãi chung, tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý kho vËt t nãi riªng. ë C«ng ty Dông cô sè I ®Þnh kú 6 th¸ng tæ chøc kiÓm kª nguyªn vËt liÖu mét lÇn ®Ó ph¸t hiÖn vµ xö lý chªnh lÖch gi÷a sè tån kho thùc tÕ vµ sè tån trªn sæ s¸ch, ®ång thêi rót ra kinh nghiÖm, bæ sung c¸c biÖn ph¸p ®Ó kh«ng ngõng n©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n lý kho vËt t. Ban kiÓm kª bao gåm 3 ngêi: 1 thñ kho, 1 thèng kª (nh©n viªn phßng KÕ ho¹ch VËt t), 1 kÕ to¸n (KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu). KÕt qu¶ kiÓm kª ®îc ghi vµo “Biªn b¶n kiÓm kª” do phßng KÕ ho¹ch VËt t lËp. Cuèi kú kiÓm kª, biªn b¶n kiÓm kª ®îc göi vÒ phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n tËp hîp sè liÖu tÝnh gi¸ trÞ vµ x¸c ®Þnh chªnh lÖch thõa thiÕu cho tõng lo¹i. - = Chªnh lÖch Sè lîng tån Sè lîng tån thõa thiÕu kho kiÓm kª kho sæ s¸ch Tríc khi lËp b¸o c¸o, c¨n cø kÕt qu¶ kiÓm kª kÕ to¸n h¹ch to¸n nh sau: - Thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª: Nî TK 152 Cã TK 338(3381) - Thõa ph¸t hiÖn qua kiÓm kª: ThiÕu trong ®Þnh møc: Nî TK 642: TrÞ gi¸ thiÕu hôt trong ®Þnh møc Cã TK 152 ThiÕu ngoµi ®Þnh møc: Nî TK 152 Cã TK 338(3381) KÕt qu¶ kiÓm kª cho thÊy C«ng ty ®· cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a qu¶n lý vµ kÕ to¸n vËt t nhËp kho, xuÊt dïng, gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho. HÖ thèng kho tµng ®îc bè trÝ, b¶o qu¶n hîp lý an toµn. PhÇn III: Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty dông cô sè I 3.1 - Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu: NÒn s¶n xuÊt x· héi lu«n cã sù vËn ®éng vµ ph¸t triÓn kh«ng ngõng do sù t¸c ®éng cña lùc lîng s¶n xuÊt vµ quan hÖ s¶n xuÊt. Cïng víi sù vËn ®éng nµy c¬ chÕ qu¶n lý còng ph¶i thêng xuyªn ®æi míi ®Ó phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña nÒn s¶n xuÊt hµng ho¸. ë níc ta, §¶ng vµ Nhµ níc ®· tiÕn hµnh c«ng cuéc c¶i c¸ch c¬ chÕ qu¶n lý ngay sau khi chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung sang nÒn kinh tÕ thÞ trêng. H¹ch to¸n kÕ to¸n lµ mét bé phËn cña hÖ thèng c«ng cô qu¶n lý Nhµ níc trong viÖc chØ ®¹o c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng theo c¬ chÕ thÞ trêng. Khi chuyÓn ®æi c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ, Nhµ níc cho phÐp c¸c Doanh nghiÖp chñ ®éng trong s¶n xuÊt kinh doanh theo khu«n khæ ph¸p luËt nªn h¹ch to¸n cµng cã vai trß quan träng – lµ nguån cung cÊp c¸c sè liÖu vÒ kinh tÕ tµi chÝnh ®Ó lµm nÒn t¶ng cho viÖc ra quyÕt ®Þnh kinh doanh vµ cã liªn quan trùc tiÕp ®Õn t¬ng lai cña Doanh nghiÖp. Cïng víi sù thay ®æi vÒ qu¶n lý kinh tÕ, h¹ch to¸n kÕ to¸n còng chÞu sù chi phèi cÇn ®æi míi hoµn thiÖn. KÕ to¸n tèt nguyªn vËt liÖu sÏ ®¶m b¶o viÖc cung cÊp kÞp thêi ®ång bé nh÷ng vËt liÖu cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt; kiÓm tra, gi¸m s¸t viÖc chÊp hµnh ®Þnh møc, dù tr÷ tiªu hao nguyªn vËt liÖu ng¨n ngõa c¸c hiÖn tîng mÊt m¸t l·ng phÝ, ®ång thêi gi¶m chi phÝ h¹ gi¸ thµnh s¶n xuÊt, gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn lu ®éng. HiÖn nay trªn thùc tÕ, c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu vÉn cßn phøc t¹p cång kÒnh cÇn ®îc gi¶m bít. V× vËy, c¸c Doanh nghiÖp tuú theo yªu cÇu qu¶n lý cña doanh nghiÖp m×nh cÇn cã c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý, h¹ch to¸n theo híng ®¬n gi¶n nhng vÉn ®¶m b¶o ®óng chÕ ®é quy ®Þnh. C«ng cuéc c¶i c¸ch chÕ ®é kÕ to¸n cña níc ta theo quyÕt ®Þnh 1141/TC/C§KT ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 ®· ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý h¹ch to¸n trong t×nh h×nh míi vµ phï hîp víi chuÈn mùc th«ng lÖ quèc tÕ. Do ®iÒu kiÖn níc ta ®i sau nªn chóng ta ®· vËn dông ®îc nh÷ng kinh nghiÖm vµ sù gióp ®ì cña c¸c chuyªn gia níc ngoµi trong viÖc x©y dùng chÕ ®é kÕ to¸n phï hîp. Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh ¸p dông vµo thùc tÕ ë tõng doanh nghiÖp kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt, do vËy c«ng t¸c hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n lµ v« cïng cÇn thiÕt ®èi víi tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp trong toµn bé nÒn kinh tÕ quèc d©n. 3.2 - NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty Dông cô sè I : Trong lÞch sö ph¸t triÓn cña m×nh, C«ng ty ®· tõng bíc kh¼ng ®Þnh ®îc vÞ trÝ cña m×nh trªn thÞ trêng, trë thµnh mét trong nh÷ng b¹n hµng lín vµ æn ®Þnh cung cÊp trang thiÕt bÞ cho ngµnh c«ng nghiÖp, x©y dùng. S¶n phÈm cña C«ng ty lu«n gi÷ ®îc uy tÝn víi kh¸ch hµng vÒ mÆt chÊt lîng, mÉu m· vµ chñng lo¹i. §Ó ®¹t ®îc kÕt qu¶ nh vËy, C«ng ty ®· thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý s¶n xuÊt nãi chung vµ c«ng t¸c qu¶n lý kÕ to¸n nãi riªng. Qua thêi gian thùc tËp, vËn dông lý luËn vµo thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, em thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty Dông cô sè I cã nh÷ng u ®iÓm sau: - VÒ c«ng t¸c qu¶n lý: C«ng ty ®· x©y dùng cho m×nh mét m« h×nh qu¶n lý nguyªn vËt liÖu khoa häc, hîp lý tõ kh©u thu mua, dù tr÷ ®Õn kh©u b¶o qu¶n sö dông cho s¶n xuÊt. - ë kh©u thu mua: C«ng ty ®· t¹o cho m×nh mét thÞ trêng cung cÊp nguyªn vËt liÖu æn ®Þnh trªn ®Þa bµn Hµ Néi, qu¶n lý tèt kh©u thu mua th«ng qua viÖc qu¶n lý ho¸ ®¬n, chøng tõ thu mua. - ë kh©u b¶o qu¶n: Trong kho cña C«ng ty ®· vµ ®ang ®îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph¬ng tiÖn b¶o qu¶n, b¶o vÖ thÝch hîp b¶o ®¶m cho nguyªn vËt liÖu dù tr÷ trong kho, ph¶n ¸nh trung thùc vÒ mÆt sè lîng vµ gi¸ trÞ sö dông. - ë kh©u sö dông: Khi cã nhu cÇu sö dông, phßng KÕ ho¹ch vËt t xem xÐt tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña c¸c giÊy ®Ò nghÞ xuÊt nguyªn vËt liÖu ®Ó duyÖt vµ viÕt phiÕu xuÊt nguyªn vËt liÖu ®Ó cung cÊp cho s¶n xuÊt nhanh vµ tiÕt kiÖm nhÊt. VÒ c«ng t¸c kÕ to¸n: Bé m¸y kÕ to¸n ®îc tæ chøc gän nhÑ, phï hîp víi quy m« cña C«ng ty. VÒ c¬ b¶n bé m¸y kÕ to¸n ®· ®¸p øng ®îc yªu cÇu h¹ch to¸n, ph¶n ¸nh, gi¸m ®èc ®îc t×nh h×nh sö dông vËt t, tiÒn vèn, thu thËp xö lý vµ cung cÊp th«ng tin vÒ qu¸ tr×nh kinh tÕ diÔn ra trong C«ng ty. KÕ to¸n ¸p dông h×nh thøc sæ NhËt ký chøng tõ theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn. HÖ thèng chøng tõ, sæ s¸ch ghi chÐp tæng hîp nãi chung ®îc tæ chøc hîp ph¸p hîp lÖ vµ theo ®óng chÕ ®é hiÖn hµnh ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, râ rµng trong c«ng t¸c h¹ch to¸n. C«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu còng ®îc tiÕn hµnh cã nÒ nÕp theo ®óng chÕ ®é. C«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. VÒ c¬ b¶n C«ng ty ®· tu©n thñ theo ®óng tr×nh tù h¹ch to¸n, ghi chÐp ®Çy ®ñ c¸c biÕn ®éng vÒ nguyªn vËt liÖu. - ¸p dông kü thuËt tiªn tiÕn vµo c«ng t¸c qu¶n lý vµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu: C«ng ty ®· sö dông gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ ®Ó tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho, ph¬ng ph¸p nµy tuy dÔ lµm nhng ®é chÝnh x¸c kh«ng cao, c«ng viÖc tÝnh to¸n dån c¶ vµo cuèi th¸ng g©y ¶nh hëng ®Õn c«ng t¸c quyÕt to¸n nãi chung. KÕ to¸n vËt t ph¶i kiªm nhiÖm c¸c viÖc kh¸c do vËy ¶nh hëng tíi hiÖu qu¶ c«ng viÖc. Nhng ®æi l¹i ®Ó hoµ nhËp víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ, xu híng tiÕn bé cña ThÕ giíi vµ gãp phÇn h¬n n÷a trong viÖc ph¸t triÓn kinh doanh, ®Æc biÖt lµ n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n, C«ng ty ®· trang bÞ m¸y tÝnh cho phßng kÕ to¸n. HiÖn nay C«ng ty ®ang sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n Standard 5.0 nh»m gi¶m bít c«ng viÖc ghi chÐp cña kÕ to¸n. KÕ to¸n nhËp d÷ liÖu cho m¸y, m¸y tÝnh sÏ theo dâi chi tiÕt cho tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu nh sæ chi tiÕt vËt t. Cuèi th¸ng kÕ to¸n thùc hiÖn c¸c lÖch läc ®a ra c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt, b¶ng kª tæng hîp gióp kÕ to¸n gi¶m bít khèi lîng c«ng viÖc vµ t¨ng ®é chÝnh x¸c cña sè liÖu kÕ to¸n. §Ó cã ®îc kÕt qu¶ nµy lµ do sù nç lùc cña c¸c c¸n bé phßng tµi vô nãi chung, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng cïng víi sù l·nh ®¹o ®óng ®¾n cña KÕ to¸n trëng C«ng ty. Bªn c¹nh nh÷ng u ®iÓm c¬ b¶n nªu trªn c«ng t¸c qu¶n lý kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cßn tån t¹i nh÷ng mÆt cha hîp lý: - C«ng ty ®· tiÕn hµnh ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu theo c«ng dông cña nguyªn vËt liÖu ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nguyªn vËt liÖu chÝnh cña C«ng ty chñ yÕu lµ s¾t, thÐp nhng C«ng ty sö dông rÊt nhiÒu lo¹i s¾t, thÐp kh¸c nhau vÒ h×nh d¸ng (l¸, tÊm, gãc, trßn…); kh¸c nhau vÒ kÝch thíc (còng lµ thÐp trßn nhng cã: 15,5; 17,5 ; 21,5…) nªn dÔ bÞ nhÇm lÉn, nhng C«ng ty cha x©y dùng sæ danh ®iÓm vËt t nªn cã ¶nh hëng tíi qu¸ tr×nh theo dâi vµ ®èi chiÕu gi÷a kho vµ kÕ to¸n trong c«ng viÖc t×m kiÕm. - Cuèi th¸ng khi hµng cßn ®ang ®i ®êng, C«ng ty kh«ng h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 151 ®Ó theo dâi mµ chê ®Õn khi hµng vÒ míi lµm thñ tôc nhËp kho vµ ghi sæ kÕ to¸n, ®iÒu nµy cha ®óng víi chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. - Trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ hiÖn nay gi¸ c¶ cña nhiÒu mÆt hµng lu«n thêng xuyªn biÕn ®éng, C«ng ty cha lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. §iÒu nµy sÏ cã ¶nh hëng xÊu tíi kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty nÕu gÆp ph¶i t×nh huèng gi¸ c¶ nguyªn vËt liªu trªn thÞ trêng biÕn ®éng lín. 3.3- Ph¬ng híng chung ®Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu: Khi tiÕn hµnh viÖc g× bÊt cø ai còng muèn ®¹t hiÖu qu¶ cao, nghÜa lµ víi chi phÝ tèi thiÓu ph¶i ®em l¹i lîi Ých tèi ®a. Do vËy, hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu lµ yªu cÇu rÊt bøc thiÕt. Hoµn thiÖn nghÜa lµ thay ®æi, bæ sung c¸i míi, c¸i tiªn tiÕn nhÊt, phï hîp nhÊt ®Ó c«ng viÖc tiÕn hµnh ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. Tuy nhiªn viÖc hoµn thiÖn ®ã còng ph¶i tu©n theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. ChuÈn mùc kÕ to¸n quèc tÕ lµ c¬ së ®Ó níc ta x©y dùng hÖ thèng chÕ ®é kÕ to¸n phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh tÕ cña ViÖt Nam. Trªn c¬ së ®ã chuÈn mùc kÕ to¸n quèc gia lµ nguyªn t¾c kÕ to¸n ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp. Tuy nhiªn c¸c doanh nghiÖp c¨n cø vµo thùc tÕ s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ m×nh mµ rót ng¾n, thay ®æi c«ng t¸c kÕ to¸n cho phï hîp trªn nguyªn t¾c chÊp hµnh nh÷ng quy ®Þnh chung mµ Nhµ níc ban hµnh. Nh vËy híng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty Dông cô sè I ph¶i dùa trªn c¸c chÕ ®é kÕ to¸n ban hµnh cña Bé tµi chÝnh vÒ hÖ thèng, phíng ph¸p thùc hiÖn, c¸c tµi kho¶n, c¸c chøng tõ vµ sæ s¸ch kÕ to¸n ®ang sö dông. Ngoµi ra, hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty Dông cô sè I còng lµ nh»m môc ®Ých n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé phËn kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng ®ång thêi gãp phÇn tÝch cùc vµo viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Yªu cÇu x©y dùng chuÈn mùc kÕ to¸n trong giai ®o¹n hiÖn nay ®ßi hái ph¶i t¨ng cêng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n trong c¸c doanh nghiÖp. §iÒu nµy còng ®Æt ra nhiÖm vô hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng t¹i C«ng ty Dông cô Sè I. 3.4 - Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty Dông cô sè I: Víi t c¸ch lµ mét sinh viªn thùc tËp em m¹nh d¹n ®a ra mét sè ý kiÕn nh»m gãp phÇn nhá bÐ vµo c«ng viÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty Dông cô sè I nh sau: 3.4.1 - X©y dùng hÖ thèng sæ danh ®iÓm vËt t thèng nhÊt trong C«ng ty: §Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c ®èi chiÕu gi÷a kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ thñ kho ®îc tiÕn hµnh dÔ dµng, nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ cã thÓ ph¸t hiÖn nhanh khi cã sai sãt, C«ng ty cÇn x©y dùng “Sæ danh ®iÓm vËt t”. Danh ®iÓm vËt t x©y dùng cho tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu chÝnh, phô, nhiªn liÖu… Sæ danh ®iÓm vËt t t¹o nªn mét bé m· vÒ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu, gióp cho C«ng ty ¸p dông kÕ to¸n m¸y vµo c«ng t¸c kÕ to¸n ®îc thuËn lîi. Sæ danh ®iÓm vËt t cã thÓ x©y dùng theo mÉu sau: BiÓu sè 13: §¬n vÞ: Sæ danh ®iÓm vËt t STT Danh ®iÓm vËt t (ký hiÖu) Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt nguyªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh Ghi chó V.15,5 S35C ThÐp trßn 15,5 S35C Kg V.15,6 S35C ThÐp trßn 15,6 S35C Kg ……. V.17,5 Q215 ThÐp trßn 17,5 Q215 Kg V.17,5 SCM415 ThÐp trßn 17,5 SCM415 Kg ……. V.TAM 25 ThÐp tÊm 25 ly Kg V.TAM 40 ThÐp tÊm 40 ly Kg ……. V.VQH1 Que hµn VQH1 Kg V.VQH2 Que hµn VQH2 Kg 3.4.2 - LËp phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp xuÊt: VÒ giao nhËn chøng tõ gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n: V× nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty ph¶i nhËp xuÊt lµm nhiÒu lÇn nªn sè lîng chøng tõ vÒ nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty t¬ng ®èi nhiÒu, ®Ó n©ng cao chÊt lîng b¶o qu¶n chøng tõ, cã c¬ së ph¸p lý ®Ó quy kÕt tr¸ch nhiÖm khi chøng tõ bÞ mÊt, C«ng ty nªn lËp sæ giao nhËn chøng tõ. MÉu phiÕu giao nhËn chøng tõ cã thÓ lËp nh sau: BiÓu sè 14: PhiÕu giao nhËn chøng tõ Tõ ngµy … ®Õn ngµy … STT M· vËt t Tªn vËt t Sè lîng chøng tõ Sè hiÖu chøng tõ Ghi chó Ngêi giao Ngêi nhËn 3.4.3 – LËp b¶ng kª chøng tõ nhËp, b¶ng kª chøng tõ xuÊt nguyªn vËt liÖu: Do ®Æc ®iÓm chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty rÊt nhiÒu, nguyªn vËt liÖu ph¶i xuÊt lµm nhiÒu lÇn do vËy kh¶ n¨ng sai sãt nhÇm lÉn dÔ xÈy ra. Cã nh÷ng trêng hîp chøng tõ vµo sæ chi tiÕt bÞ bá sãt, hoÆc cã trêng hîp chøng tõ bÞ thÊt l¹c dÉn ®Õn t×nh tr¹ng cuèi th¸ng kÕ to¸n vµ thñ kho ®èi chiÕu sè liÖu kh«ng trïng khíp nhau hay gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt sè liÖu còng kh«ng thèng nhÊt, lóc ®ã rµ so¸t rÊt phøc t¹p vµ mÊt nhiÒu thêi gian. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nªn lËp c¸c b¶ng kª chøng tõ nhËp vµ b¶ng kª chøng tõ xuÊt ®Ó n©ng cao tÝnh ®èi chiÕu. C¸c b¶ng kª chøng tõ nhËp, xuÊt cã thÓ x©y dùng nh sau: VÝ dô: LËp b¶ng kª chøng tõ nhËp vµ b¶ng kª chøng tõ xuÊt th¸ng 1/2004. BiÓu sè 15: §¬n vÞ: B¶ng kª chøng tõ nhËp nguyªn vËt liÖu Th¸ng 1 n¨m 2004 Kho: VËt t kim khÝ Chøng tõ DiÔn gi¶i §¬n vÞ tÝnh TK ®èi øng Sè lîng §¬n gi¸ (®ång) Thµnh tiÒn (®ång) SH NT 01 4.1 ThÐp trßn 15,6 S35C Kg 111 584,4 27619 16140543 ThÐp trßn 15,6 S35C Kg 111 240,2 24286 5833497 02 4.1 C¸i 331 7500 1018 7653000 C¸i 331 2500 2666 6665000 …….. ….. ….. ….. ….. ….. Tæng céng 712666018 Ngêi lËp biÓu (Ký, ghi râ hä tªn) BiÓu sè 16: §¬n vÞ: B¶ng kª chøng tõ xuÊt Th¸ng 1 n¨m 2004 Kho: VËt t kim khÝ Chøng tõ DiÔn gi¶i §¬n vÞ tÝnh TK ®èi øng Sè lîng §¬n gi¸ (®ång) Thµnh tiÒn (®ång) SH NT 01 2.1 ThÐp U200 (V.U200) Kg 621 156 29557,85 4611024 02 2.1 Bu l«ng M8*60 – PX2 C¸i 621 50 2580 129000 03 2.1 Que hµn – PX 3 Kg 627 20 66666 1333320 ….. ….. ….. ….. ….. ….. Tæng céng 653561798 Ngêi lËp biÓu (Ký, ghi râ hä tªn) Sè liÖu tæng céng trªn B¶ng kª chøng tõ nhËp vµ B¶ng kª chøng tõ xuÊt ®îc dïng ®Ó ®èi chiÕu víi sè liÖu tæng céng trªn b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån vµ ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp. Trªn c¸c b¶ng kª nµy c¸c sè hiÖu chøng tõ ®îc liÖt kª theo tr×nh tù ®¸nh sè cña c¸c phiÕu nhËp, xuÊt nªn nÕu xÈy ra t×nh tr¹ng thÊt l¹c chøng tõ sÏ ph¸t hiÖn ®îc ngay. NÕu sè liÖu tæng céng gi÷a kÕ to¸n chi tiÕt vµ kÕ to¸n tæng hîp cã sai lÖch th× tiÕn hµnh rµ so¸t trªn c¸c b¶ng kª nµy sÏ nhanh h¬n rµ so¸t víi tõng sæ chi tiÕt. 3.4.4 - ViÖc më sæ chi tiÕt “Ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n”: Mua hµng víi h×nh thøc thanh to¸n tr¶ chËm ®îc kÕ to¸n vËt liÖu theo dâi trªn b¸o c¸o chi tiÕt tµi kho¶n 331 vµ më sæ chi tiÕt sè 2, theo dâi trªn NhËt ký chøng tõ sè 5. Tuy nhiªn ë C«ng ty kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu më B¸o c¸o chi tiÕt tµi kho¶n 331, mÉu nµy cßn s¬ sµi kh«ng cã phÇn theo dâi thêi gian cña ho¸ ®¬n, c¸c phiÕu nhËp kho trong trêng hîp mét tÝnh tæng céng sè tiÒn ghi vµo mét dßng trªn b¸o c¸o chi tiÕt tµi kho¶n 331 nªn ë cét ho¸ ®¬n rÊt khã ghi, cã trêng hîp cßn g©y ra thiÕu sãt hoÆc trïng l¾p. Sæ chi tiÕt võa ®îc kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu lµm b»ng tay, sau ®ã tæng hîp l¹i cho kÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu lµm trªn m¸y, nh vËy sÏ g©y ra sù trïng lÆp. C«ng ty nªn më sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n theo mÉu sau: BiÓu sè 17: Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n TK 331 §èi tîng Lo¹i tiÒn Ngµy th¸ng Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Thêi h¹n chiÕt khÊu Sè ph¸t sinh Sè d Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã Nî Cã 3.4.5 - C«ng t¸c h¹ch to¸n “Hµng ®ang ®i ®êng”: ViÖc h¹ch to¸n hµng ®i ®êng cha ®óng víi chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh, C«ng ty cÇn më tµi kho¶n 151 ®Ó theo dâi. Khi nhËn ®îc ho¸ ®¬n cña ngêi b¸n nhng hµng cha vÒ ®Õn C«ng ty, kÕ to¸n lu ho¸ ®¬n vµo tËp hå s¬ “Hµng ®i ®êng”. NÕu trong th¸ng hµng vÒ th× lµm thñ tôc nhËp kho nh b×nh thêng. §Õn cuèi th¸ng hµng vÉn cha vÒ, kÕ to¸n c¨n cø ho¸ ®¬n, hîp ®ång mua hµng ghi: Nî TK 151 Nî TK 133 Cã TK 331 Vµ ghi chÐp trªn NhËt ký chøng tõ sè 6. Th¸ng sau khi hµng vÒ nhËp kho ghi: Nî TK 152 Cã TK 151 VÝ dô: Ngµy 26/2/2004 C«ng ty mua dÇu cña cöa hµng Vinh Vîng nhËn ®îc ho¸ ®¬n sau: BiÓu sè 18: Ho¸ ®¬n (gtgt) MÉu sè 01 GTKT – 3LL Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng C§/00 B Ngµy 26 th¸ng 2 n¨m 2004 N0: 092227 §¬n vÞ b¸n: Cöa hµng dÇu Vinh Vîng §Þa chØ: 38 Thuèc B¾c – Hµ Néi Sè tµi kho¶n: 710A- 00360908 Ng©n hµng c«ng th¬ng Hoµn KiÕm §iÖn tho¹i:………… MST: Hä tªn ngêi mua hµng: NguyÔn Toµn Th¾ng. §¬n vÞ: C«ng ty Dông cô sè I. §Þa chØ: Sè TK: 710A-00130 Së giao dÞch NHPTNT-TL H×nh thøc thanh to¸n: Tr¶ chËm Stt Tªn hµng ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè lîng §¬n gi¸ (®ång) Thµnh tiÒn (®ång) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 DÇu APPCS46 x BL Kg 394,4 270.620 10.893.328 2 DÇu APPCS32 x BL Kg 429,2 28.730 12.330.916 Céng tiÒn hµng 23.224.244 ThuÕ suÊt thuÕ GTGT 10%: TiÒn thuÕ GTGT 2.322.424,4 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 25.546.668 Sè tiÒn b»ng ch÷: Hai m¬i l¨m triÖu n¨m tr¨m bèn s¸u ngh×n s¸u tr¨m s¸u t¸m ®ång. Ngêi mua hµng KÕ to¸n trëng Thñ trëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) Nhng do xe vËn chuyÓn cña cöa hµng bÞ tai n¹n nªn c¶ xe bÞ gi÷ chê gi¶i quyÕt. V× vËy ®Õn ngµy 28/2 sè hµng trªn vÉn cha vÒ ®Õn C«ng ty. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n ghi bót to¸n: Nî TK 151: 23.224.244® Nî TK 151: 2.322.424,4® CãTK 331: 25.546.668® Vµ ghi vµo NKCT sè 6 §Õn ngµy 6/3 sè hµng trªn ®· vÒ ®Õn C«ng ty, phßng KÕ ho¹ch VËt t viÕt phiÕu nhËp kho sè 42 ngµy 6/3/2004. KÕ to¸n ghi bót to¸n: Nî TK 152: 23.224.244® Nî TK 151: 23.224.244® BiÓu sè 19: C«ng ty Dông cô sè I. NhËt ký chøng tõ sè 6 Ghi Cã TK 151 – Hµng mua ®ang ®i ®êng Th¸ng 3 n¨m 2004 Stt DiÔn gi¶i Sè d ®Çu th¸ng Hãa ®¬n PN Ghi cã TK 151, ghi Nî c¸c TK Sè d CT SH NT SH NT 152 153 … Céng 1 Mua dÇu 23.224.244 92227 26/2 42 6/3 23.224.244 0 Céng §· ghi sæ c¸i ngµy … th¸ng … n¨m … KÕ to¸n ghi sæ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n trëng (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) Sè liÖu ë dßng tæng céng cét TK 152 cña NKCT sè 6 ®îc dïng ®Ó ghi sæ c¸i TK 152. 3.4.6 - LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho: C«ng ty cÇn trÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. XÐt vÒ ph¬ng diÖn kinh tÕ: Nhê c¸c kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho mµ b¶ng C©n ®èi kÕ to¸n cña doanh nghiÖp ph¶n ¸nh chÝnh x¸c h¬n gi¸ trÞ thùc tÕ cña tµi s¶n. XÐt vÒ ph¬ng diÖn tµi chÝnh: Do dù phßng gi¶m gi¸, doanh nghiÖp cã thÓ tÝch luü ®îc mét sè vèn nhÊt ®Þnh ®¸ng lÏ ®· ®îc ph©n chia. Sè vèn nµy ®îc sö dông ®Ó bï ®¾p c¸c kho¶n gi¶m gi¸ hµng tån kho thùc sù ph¸t sinh. Thùc chÊt c¸c kho¶n dù phßng lµ mét nguån tµi chÝnh cña doanh nghiÖp t¹m thêi n»m trong c¸c tµi s¶n lu ®éng tríc khi sö dông thùc sù. ViÖc trÝch lËp dù phßng ®îc thùc hiÖn ë thêi ®iÓm kho¸ sæ kÕ to¸n ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh n¨m, sau khi tiÕn hµnh kiÓm kª nguyªn vËt liÖu. §Ó lËp dù phßng th× nguyªn vËt liÖu ph¶i cã c¸c ®iÒu kiÖn sau: Nguyªn vËt liÖu lµ nh÷ng vËt t tån kho t¹i thêi ®iÓm lËp b¸o c¸o tµi chÝnh cã gi¸ trÞ thêng thÊp h¬n gi¸ ghi trªn sæ kÕ to¸n. Nguyªn vËt liÖu thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp. Cã chøng tõ ho¸ ®¬n hîp lý, hîp lÖ hoÆc c¸c chøng tõ kh¸c chøng minh gi¸ vèn tån kho. Ph¬ng ph¸p x¸c ®Þnh møc dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho: Møc dù phßng gi¶m gi¸ Sè lîng hµng Gi¸ ®¬n vÞ thùc Gi¸ ®¬n vÞ thùc cÇn lËp cho tõng = tån kho cuèi niªn x tÕ ghi sæ cña - tÕ trªn thÞ trêng lo¹i hµng tån kho i ®é kÕ to¸n i hµng i cña hµng i Tµi kho¶n ®îc sö dông ®Ó h¹ch to¸n lµ TK 159 – Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Bªn Nî: Hoµn nhËp dù phßng gi¶m gi¸. Bªn Cã: TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸. D Cã: Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho hiÖn cßn. Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n: Cuèi niªn ®é kÕ to¸n hoµn nhËp toµn bé sè dù phßng ®· lËp n¨m tríc. Nî TK 159 Cã TK 721 §ång thêi trÝch lËp dù phßng cho n¨m tíi: Nî TK 642 Cã TK 159 KÕt luËn Trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ trêng, chóng ta ®· xo¸ bá c¬ chÕ quan liªu bao cÊp dùa dÉm vµo sù hç trî cña Nhµ níc ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i b»ng chÝnh néi lùc cña m×nh ®Ó ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh hiÖu qu¶. §èi víi doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× viÖc qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu lµ rÊt quan träng. §Ó ph¸t huy mäi chøc n¨ng cña kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng, viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng t¸c qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu ph¶i ®îc gi¸m s¸t chÆt chÏ, lu«n ®îc hoµn thiÖn nh»m qu¶n lý ®îc tèt t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu c¶ vÒ sè lîng vµ chÊt lîng, chñng lo¹i vµ gi¸ trÞ. C«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu chiÕm mét thêi gian lín trong c«ng t¸c kÕ to¸n, ®ång thêi viÖc qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu quyÕt ®Þnh ®Õn sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña doanh nghiÖp. Do vËy cÇn cã nh÷ng biÖn ph¸p tèt nhÊt ®Ó h¹ch to¸n còng nh ®Ó sö dông vµ qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ®îc ®¶m b¶o, duy tr× ho¹t ®éng kinh doanh vµ ®Ó ph¸t triÓn doanh nghiÖp. Em ®· chän nghiªn cøu ®Ò tµi “Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty Dông cô sè I” trong ®Ò ¸n m«n häc chuyªn ngµnh Qu¶n trÞ kinh doanh cña trêng §¹i häc C«ng §oµn. Víi sù cè g¾ng cña b¶n th©n trong viÖc tiÕp thu bµi gi¶ng vµ nghiªn cøu tµi liÖu tham kh¶o bµi viÕt cña em sÏ gãp mét phÇn nhá bÐ vµo viÖc hoµn thiÖn lý luËn, ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i doanh s¶n xuÊt. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« gi¸o TiÕn sÜ Lª ThÞ Hoµ vµ c¸c c¸c c« chó trong ban l·nh ®¹o C«ng ty Dông cô sè I ®· gióp ®ì em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. Em mong cã sù gãp ý nhiÖt t×nh cña thÇy c« gi¸o vµ c¸c b¹n ®Ó bµi viÕt ®îc hoµn thiÖn h¬n.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số 1.DOC