Đề tài Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong công ty TNHH thương mại Tân Á Châu

n tiến hành nhập vào máy với những nội dung sau: Mã khách: PTHU56 Diễn giải chung: 500 ống Jeil Bra. Số HĐ: 0029001. Ngày hạch toán: 09/12/2009. TK Nợ: 13111 62.500.000 TK Có: 5111 59.523.810 TK Có: 3331 2.976.190 Thuế suất: 5%. + Đối với trường hợp cung cấp sản phẩm thu bằng tiền gửi ngân hàng: Trường hợp này chủ yếu xảy ra đối với những hoá đơn có giá trị lớn, với những bệnh viện ở tỉnh xa. Trong những trường hợp này đã đủ điều kiện ghi nhận ngay doanh thu, vì vậy phòng kế toán căn cứ vào yêu cầu của khách hàng lập hóa đơn GTGT. Khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Sau khi khách hàng thanh toán sẽ nhận được GBC của ngân hàng, căn cứ vào đó kế toán tổng hợp thanh toán tiến hành nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 112 62.500.000 Có TK 131 (chọn chi tiết PTHU56) 62.500.000 Ta xét ví dụ sau: Ngày 23/12/2009, khoa dược Bệnh viện Nhiệt Đới Trung ương thanh toán tiền hàng theo hình thức chuyển khoản, với số tiền là 697.150.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 5%). Phòng kế toán đã nhận được GBC số 958 của ngân hàng VCB . Căn cứ vào giấy báo có kế toán tổng hợp, thanh toán tiến hành nhập liệu vào máy để ghi nhận doanh thu cung cấp hàng hoá với những nội dung sau: Mã khách: Lý do nộp: thanh toán tiền hàng. TK Nợ: 1121 VCB. TK Có: 511, 3331. Ngày hạch toán: 23/12/2009. PS có VNĐ: 697.150.000 * Kết xuất thông tin về doanh thu cung cấp dịch vụ: Sau khi nhập xong số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511 (biểu số 2.5), sổ Nhật ký bán hàng (biểu số 2.4) và các sổ liên quan như sổ chi tiết TK 131, sổ cái TK 131, ... Khi cần in sổ sách tổng hợp hay các báo cáo kế toán hàng kỳ, tại cửa sổ làm việc của chương trình chọn phân hệ nghiệp vụ “kế toán tổng hợp” → sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung → sổ cái của một tài khoản. Chọn TK 511, thời gian → máy sẽ đưa ra sổ cái TK 511 Tại công ty TNHH thương mại Tân Á Châu sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện ghi sổ sách theo hình thức Nhật ký chung. Khi phát sinh các nghiệp vụ về mua hàng, bán hàng ... kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán bằng các định khoản và chọn các đối tượng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Sau khi nhập số liệu sẽ được thể hiệẩptên sổ Nhật ký chung và tự động chuyển sang các sổ Cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Tại Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu có sử dụng hai sổ Nhật ký đặc biệt là sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký bán hàng. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng được Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Biểu số 2.4: SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG QUÝ 4/2009 Ngày_ct Mã_ct Số_ct Tên khách Diễn giải TK nợ TK có PS_có Số dư đầu kỳ 29/10/2009 HHOA2 0029000 Bệnh viện Da Liễu TPHCM Xuất bán – Kho 01 131 511/3331 248.094.000 29/10/2009 HHOA2 0029001 Bệnh viện Lão Khoa TW Xuất bán – Kho 01 131 511/3331 12.500.000 31/10/2009 HHOA2 0029002 Bệnh viện Bạch Mai Xuất bán – Kho 01 131 511/3331 62.500.000 31/10/2009 HHOA2 0029003 Bệnh viện Đức Giang Xuất bán – Kho 01 131 511/3331 5.500.000 ... … … ... 511/3331 22/11/2009 HHOA2 0035005 Bệnh viện 354 Xuất bán – Kho 01 131 511/3331 110.400.000 22/11/2009 HHOA2 0035006 Bệnh viện Tràng An Xuất bán – Kho 01 131 511/3331 10.500.000 23/11/2009 HHOA2 0035007 Bệnh viện 198 Xuất bán – Kho 01 131 511/3331 530.937.846 25/11/2009 HHOA2 0035008 Bệnh viện 103 Xuất bán – Kho 131 511/3331 35.202.200 26/11/2009 HHOA2 0035009 Bệnh viện Huyết Học Xuất bán – Kho 01 111 511/3331 10.500.000 … … … … 1.050.000 15/12/2009 HHOA2 0098003 Bệnh viện Tim Mạch Xuất bán – Kho 01 112 511/3331 6.500.000 16/12/2009 HHOA2 0098004 Bệnh viện Không Quân Xuất bán- Kho 01 650.000 30/122009 HHOA2 0098005 Bệnh viện K Xuất bán – Kho 01 63.560.000 31/12/2009 HHOA2 00978006 Bệnh viện Thanh Nhàn X Xuất bán – Kho 01 131 511/3331 89.742.000 Tổng số PS 12.131.167.464 Biểu số 2.5: Sổ cái TK 5113 SỔ CÁI Số hiệu TK: 511 Tên TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ngày_ct Mã_ct Số_ct Diễn giải TK dư Ps_nợ PS_có Số dư đầu kỳ 27/10/2009 HHOA2 24716 Xuất bán-Kho 01- Bệnh viện Dự án Liễu TPHCM 131 248.094.000 28/10/2009 HHOA2 24717 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Lão Khoa TW 111 11.904.762 28/10/2009 HHOA2 24718 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Bạch Mai 131 59.523.810 31/10/2009 HHOA2 24719 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Đa khoa Đức Giang 111 5.500.000 ... … … ... 29/11/2009 HHOA2 29614 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện 354 131 110.400.000 29/11/2009 HHOA2 29615 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Tràng An 1111 10.500.000 30/11/2009 HHOA2 29616 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện 198 131 530.937.846 30/11/2009 HHOA2 29617 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện 103 131 35.202.200 ... … ... 20/12/2009 HHOA2 32471 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Huyết Học 131 11.500.000 21/12/2009 HHOA2 32472 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Tim Mạch 111 6.500.000 31/12/2009 HHOA2 32473 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Thanh Nhàn 131 89.742.000 31/12/2009 HHOA2 TH 26 Kết chuyển doanh thu thuần 911 11.553.492.442 Tổng số phát sinh trong kỳ 11.553.492.442 11.553.492.442 Số dư cuối kỳ x x 2.2 Tổ chức kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Hoạt động chính của Công ty là buôn bán kinh doanh, nên Công ty có các khoản giảm trừ doanh thu sau: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. 2.2.1 Kế toán chiết khấu thương mại: Công ty sử dụng tài khoản 521 để phản ánh khoản chiết khấu thương mại. Tài khoản này Công ty sử dụng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà Công ty đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng hóa với khối lượng lớn và theo thỏa thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại (đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết kinh tế mua, bán hàng). Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 521 - Chiết khấu thương mại. Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Bên Có: Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo. Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại không có số dư cuối kỳ. * Quy trình nhập liệu: Khi khách hàng đủ điều kiện ghi nhận chiết khấu thương mại, căn cứ vào đơn hàng cuối cùng của khách hàng, kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT, giá bán trên hóa đơn ghi giảm đúng theo phần chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng đồng thời giảm cả phần thuế GTGT phải nộp, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại Nợ TK 333111 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112, 131, ... Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào ví dụ sau: Ngày 09 tháng 12 năm 2009, Bệnh viện Bạch Mai có đơn đặt hàng số 0078850 tại sổ sách phòng kinh doanh theo dõi, Bệnh viện Bạch Mai đã đủ lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thương mại 10%, đơn hàng với số tiền là: 62.500.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 5%), kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT 0029001 (Biểu số 1), trên cơ sở đó nhập liệu vào máy với những nội dung sau: Mã khách: PTHU56 Diễn giải chung: Bán hàng cho Bệnh viện Bạch Mai thanh toán bằng chuyển khoản Số HĐ 0078850 Ngày hạch toán: 09/12/2009 Nợ TK 521 5952381 Nợ TK 33311 297619 Có TK 131 (Bạch Mai) 6250000 Cuối kỳ kết chuyển số chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua phát sinh trong kỳ báo cáo sang tài khoản Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 511 - 5921381 Có TK 521 - 5921381 Sau khi nhập xong số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ Cái TK 521, TK 511, sổ chi tiết TK 33311 và các sổ khác có liên quan như sổ chi tiết TK 131, sổ Cái TK 131, ... Khi cần in sổ sách tổng hợp hay các báo cáo kế toán hàng kỳ, tại của sổ làn việc của chương trình chon phân hệ nghiệp vụ “Kế toán tổng hợp” → sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung → sổ Cái của một Tài khoản. Chọn TK 521, thời gian → máy sẽ đưa ra sổ Cái TK 521 Tương tự với sổ chi tiết và sổ Nhật ký chung. 2.2.2 Kế toán giảm giá hàng bán: Kế toán dùng tài khoản 532 - “Giảm giá hàng bán” để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua, do hạn sử dụng của thuốc tân dược không còn dài. Công ty quyết định giảm giá cho khách hàng để tránh tồn thuốc hết hạn. Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ cho việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hóa đơn GTGT. Trong kỳ kế toán, giảm giá hàng bán phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ của TK 532 “Giảm giá hàng bán” Cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính thực hiện kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán sang TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 532 - Giảm giá hàng bán Bên Nợ: Các khản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng do hàng kém phẩm chất (ở Công ty là thuốc gần hết hạn, hạn dùng ngắn) hoặc sai quy cách trong hợp đồng nguyên tắc. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán sang TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ. * Quy trình nhập liệu: Khi có quyết định của Công ty về việc giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán do kém phẩm chất (hạn sử dụng ngắn), sai quy cách hợp đồng: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (theo giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 333111 - Thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng bán phải giảm giá) Có TK 111, 112, 131... Cuối kỳ kế toán, kết chuyển tổng số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ sang TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, kế toán ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 532 - Giảm giá hàng bán. 2.2.3 Kế toán hàng bán bị trả lại: Kế toán sử dụng tài khoản 531 để phản ánh giá trị của số sản phẩm hàng hóa bị trả lại do các nguyên nhân: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng nguyên tắc hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Giá trị của hàng bán bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm hàng hóa đã bán ra trong kỳ báo cáo. Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của hàng bán bị trả lại (Tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hóa đơn). Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp phải chi được phản ánh vào TK 642.9 - Chi phí bán hàng. Trong kỳ, giá trị của sản phẩm hàng hóa bị trả lại được phản ánh vào bên Nợ TK 531 “Hàng bán bị trả lại”. Cuối kỳ, tổng giá trị hàng bán bị trả lại được kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo. Hàng bán bị trả lại được nhập kho hàng hóa và xử lý theo chính sách tài chính hiện hành hoặc kho biệt trữ theo quy định của ngành Dược về việc xử lý hàng kém phẩm chất. * Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại Khi doanh nghiệp nhận lại sản phẩm hàng hóa bị trả lại, kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156 - Hàng hóa Có TK 632 - Giá vốn hàng bán Đồng thời kế toán tiến hành thanh toán với người mua hàng số tiền của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có VAT) Nợ TK 33311 - Thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) Có TK 111, 112, 131, ... Các chi phí liên quan đến việc hàng bán bị trả lại (nếu có): Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Có TK 111,112,141,334,... Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ doanh thu của hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại 2.3 Tổ chức kế toán giá vốn hàng bán * Nội dung giá vốn hàng bán: Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm nên sau khi xác định được doanh thu bán hàng đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu; để đảm bảo nguyên tắc phù hợp, khi ghi nhận doanh thu kế toán đồng thời ghi nhận giá vốn tương ứng cho khối lượng giao dịch cung cấp dịch vụ hoàn thành trong kỳ. Giá vốn ở đây là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến sản phẩm cung cấp hàng hoá, bao gồm: Chi phí nhân viên. Chi phí nguyên vật liệu. Chi phí vận chuyển bốc vác. Chi phí kho bãi * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh giá vốn của công ty, kế toán sử dụng TK 632. Công ty mở sổ chi tiết của tài khoản này cho từng mặt hàng. - Tài khoản 632 (Jeil bra): Trị giá vốn hàng bán của thuốc Jeil bra - Tài khoản 632 (Lazocolic): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốc Lazocolic - Tài khoản 632 (Pentafex): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm Petafex; - Tài khoản 632 (Thyamin): trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốc Thyamine - Tài khoản 632 (Lepbos): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốc Lepbos - Tài khoản 632 (Fexim): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốc Fexim - Tài khoản 632 (Fastopas): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốc Fastopas * Chứng từ sử dụng: Để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến giá vốn kế toán sử dụng các chứng từ sau: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, ... * Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu chi ..., kế toán tiền hành nhập liệu tất cả các khoản chi phí phát sinh liên quan đến giao dịch cung cấp dịch vụ. Đến cuối kỳ, khi đã xác định được doanh thu cung cấp dịch vụ, kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển các khoản chi phí tương ứng đã chi ra sang giá vốn mà không kết chuyển sang TK 154, đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán từ TK 632 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 156. Nợ TK 911. Có TK 632. Tại màn hình giao diện kế toán chọn phân hệ “kế toán tổng hợp”, chọn mục “cập nhật số liệu” → bút toán kết chuyển tự động. Màn hình phân bổ kết chuyển Đánh dấu vào các mục chọn tên bút toán là: K/c giá vốn Sau đó nhấn F4 và chọn thời gian để tạo các bút toán kết chuyển. Máy sẽ tự động kết chuyển và đưa số liệu vào các sổ kế toán như: sổ cái TK 632 và các sổ liên quan khác. Khi cần in sổ sách tổng hợp hay các báo cáo kế toán hàng kỳ, tại cửa sổ làm việc của chương trình chọn phân hệ nghiệp vụ “kế toán tổng hợp” → sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ → sổ cái của một tài khoản. Chọn TK 632. Chọn thời gian. Nhấn “nhận” → sổ cái. SỔ CÁI TK 632 - Giá vốn hàng bán Quý 4/2009 Ngày_ct Mã_ct Số_ct Diễn giải TK dư Ps_nợ PS_có Số dư đầu kỳ x x Số phát sinh trong kỳ 01/10/09 HHOA2 24716 Bán hàng cho Bệnh viện Nhiệt Đới 220.777.722 30/12/09 HHOA2 24717 Bán hàng cho Bệnh viện 354 35.568.040 …………. 31/12/09 HHOA2 24718 Bán hàng cho Bệnh viện 198 54.575.360 Kết chuyển GVHB 911 9.470.921.122 Cộng số PS 9.470.921.122 9.470.921.122 Số dư cuối kỳ x x 2.4 Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Tại Công ty phát sinh các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.4.1 Nội dung chi phi bán hàng: Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh phục vụ cho hoạt động quản lý chung toàn doanh nghiệp như: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu xuất dùng cho bán hàng toàn Công ty . - Chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng cho công tác bán hàng toàn Công ty. - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ chung cho việc bán hàng như: tiền điện, nước, điện thoại, ... * TK sử dụng: Để tập hợp chi phí bán hàng toàn Công ty, kế toán sử dụng TK 641. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc theo dõi các khoản chi phí theo nội dung chi phí phát sinh, kế toán sử dụng các tiểu khoản để chi tiết các khoản chi phí bán hàng của doanh nghiệp như sau: TK 6411: chi phí nhân viên bán hàng. TK 6412: chi phí vật liệu bán hàng. TK 6413: chi phí đồ dùng bán hàng TK 6414: chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: thuế, phí, lệ phí. TK 6416: chi phí dự phòng. TK 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: chi phí bằng tiền khác. * Tổ chức chứng từ: Các chứng từ sử dụng: phiếu chi, giấy báo nợ, hóa đơn. Ví dụ: trích tài liệu Công ty. Phiếu chi Số: 574 Ngày 09 tháng 11 năm 2009 Nợ TK: 642 Có TK: 111 Họ tên người nhận tiền: Phạm Thanh Mai Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội. Lý do chi: chi tiền lương cho nhân viên bán hàng. Số tiền: 4.500.000 (viết bằng chữ): .... Kèm theo: ...................................................................... 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu năm trăm ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Người nhận tiền (ký, họ tên) * Quy trình nhập liệu: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu chi), kế toán tiến hành nhập vào máy với nội dung như sau: Mã khách: PHCHI 575 Người nhận tiền: Phạm thanh Mai. Ngày ht, ngày lập pc: 09/11/2009. TK nợ: 6411 TK có: 1111 Lý do chi: Chi tiền lương tháng 9 Số phiếu chi: 575 Số tiền: 4.500.000 * Kết xuất sổ và cung cấp thông tin: Ngay khi nhập xong dữ liệu chương trình sẽ tự động tổng hợp dữ liệu và đưa vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 641, sổ nhật ký chung ... và tập hợp số liệu để thực hiện các thao tác phân bổ, kết chuyển cuối kỳ. 2.4.2 Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh phục vụ cho hoạt động quản lý chung toàn doanh nghiệp như: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý. - Chi phí vật liệu xuất dùng cho quản lý toàn Công ty như vật liệu dùng cho việc sửa chữa TSCĐ, ... - Chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung toàn Công ty. - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn doanh nghiệp như: tiền điện, nước, điện thoại, ... - Chi phí bằng tiền khác như: chi hội nghị, tiếp khách, công tác phí, chi đào tạo cán bộ, ... * TK sử dụng: Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp toàn Công ty, kế toán sử dụng TK 642. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc theo dõi các khoản chi phí theo nội dung chi phí phát sinh, kế toán sử dụng các tiểu khoản để chi tiết các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: TK 6421: chi phí nhân viên quản lý. TK 6422: chi phí vật liệu quản lý. TK 6423: chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: thuế, phí, lệ phí. TK 6426: chi phí dự phòng. TK 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428: chi phí bằng tiền khác. * Tổ chức chứng từ: Các chứng từ sử dụng: phiếu chi, giấy báo nợ, hóa đơn, bảng phân bổ lương, ... Ví dụ: trích tài liệu Công ty. Phiếu chi Số: 575 Ngày 09 tháng 11 năm 2009 Nợ TK: 642 Có TK: 111 Họ tên người nhận tiền: Phạm Thanh Mai Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội. Lý do chi: chi tiền công tác phí tháng 8 Số tiền: 2.500.000 (viết bằng chữ):.... Kèm theo: ....................................................................... 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu năm trăm ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Người nhận tiền (ký, họ tên) * Quy trình nhập liệu: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu chi), kế toán tiến hành nhập vào máy với nội dung như sau: Mã khách: PHCHI 575 Người nhận tiền: Phạm Thanh Mai. Ngày ht, ngày lập pc: 09/12/2009. TK nợ: 6427 TK có: 1111 Lý do chi: Chi tiền công tác phí tháng 8 Số phiếu chi: 575 Số tiền: 2.500.000 * Kết xuất sổ và cung cấp thông tin: Ngay khi nhập xong dữ liệu chương trình sẽ tự động tổng hợp dữ liệu và đưa vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 642, sổ nhật ký chung ... và tập hợp số liệu để thực hiện các thao tác phân bổ, kết chuyển cuối kỳ. Biểu số 2.6 SỔ CÁI TK 641 - Chi phí bán hàng Quý 4/2009 Ngày_ct Mã_ct Số_ct Diễn giải TK dư Ps_nợ PS_có Số dư đầu quý x x Số phát sinh trong kì ... Kết chyển chi phí bán hàng tháng 10 148.214.352 Kết chyển chi phí b h tháng 11 152.607.210 21/12 PCHI 00 Chi tiền điện thoại tháng 12/2009 111 6.207.214 ……….. 31/12 PKT 65 Tiền lương phải trả NVQL 334 68.720.500 31/12 PKT 66 Các khoản trích theo lương 338 13.056.895 31/12 BPBKH Khấu hao tài sản cố định 214 22.412.300 31/12 PKT TH28 Kết chyển chi phí BH tháng 12 911 146.215.710 Cộng số PS 447.037.272 447.037.272 Số dư cuối quý X x Biểu số 2.7 SỔ CÁI TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Quý 4/2009 Ngày_ct Mã_ct Số_ct Diễn giải TK dư Ps_nợ PS_có Số dư đầu quý x x Số phát sinh trong kì ... Kết chyển chi phí QLDN tháng 10 124.312.620 Kết chyển chi phí QLDN tháng 11 113.714.682 21/12 PC 964 Chi tiền điện thoại tháng 12/2009 111 8.504.262 ……….. 31/12 PKT 65 Tiền lương phải trả NVQL 334 62.511.515 31/12 PKT 66 Các khoản trích theo lương 338 14.270.180 31/12 BPBKH Khấu hao tài sản cố định 214 14.844.206 31/12 PKT TH28 Kết chyển chi phí QLDN tháng 12 911 126.932.844 Cộng số PS 364.960.146 364.960.146 Số dư cuối quý X x 2.5 Tổ chức kế toán chi phí, doanh thu hoạt động tài chính * Nội dung: Doanh thu hoạt động tài chính của Công ty chủ yếu là các khoản lãi tài khoản tiền gửi ngân hàng. Để phản ánh doanh thu hoạt động tài chính, kế toán sử dụng TK 515. Cuối tháng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 1121 Có TK 515 Công ty không có chi phí hoạt động tài chính nên không dùng TK 635 Ví dụ: trích tài liệu Công ty: VCB GIẤY BÁO CÓ Số: 995 Ngày 31/12/2009 Kính gửi: Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: TK của quý khách đã được ghi có với nội dung sau: Ngày hiệu lực Số tiền Loại tiền Diễn giải 31/12/2009 13.250.524 Lãi tiền gửi Giao dịch viên (ký, họ tên) Kiểm soát (ký, họ tên) * Quy trình nhập liệu như sau: Từ cửa sổ giao diện của chương trình, chọn phân hệ “kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay” → cập nhật số liệu → Giấy báo có (thu) của ngân hàng. Tại giao diện làm việc nhập các thông tin sau: Mã khách: HNKH16 Lý do nộp: nhập “lãi tiền gửi” TK nợ: 1121 TK có: 5151 Số PT: 1008 Ngày ht: 31/12/2009 PS có: 13.250.524 * Kết xuất sổ và cung cấp thông tin: Sau khi nhập xong dữ liệu chương trình sẽ tự tổng hợp để lên các báo cáo chi tiết, tổng hợp: các sổ chi tiết, sổ cái TK 515. Tổng hợp số liệu để thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ, để lên các báo cáo tài chính. SỔ CÁI TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính Quý 4/2009 Ngày_ct Mã_ct Số_ct Diễn giải TK dư Ps_nợ PS_có Số dư đầu kỳ x x Số phát sinh trong kì ... 30/11/2009 HHOA2 11009 Tiền ngân hàng 112 13.250.524 31/12/2009 HHOA2 12009 Tiền ngân hàng 112 9.832.275 31/12/2009 TH29 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính 911 46.203.189 Cộng số PS 46.203.189 46.203.189 Số dư cuối kỳ x x * Chi phí khác, thu nhập khác: của Công ty chủ yếu gồm các khoản chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, các khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, ... Khi phát sinh nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ như: Hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý TSCĐ ... kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 1111 Có TK 711 Có TK 3331 Máy tự tổng hợp số liệu đưa ra các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, thực hiện bút toán kết chuyển khi có yêu cầu để xác định kết quả kinh doanh. Ví dụ: trích tài liệu Công ty PHIẾU THU Số: 115 Ngày 15 tháng 12 năm 2009 Nợ TK: 111 Có TK: 711, 3331 Họ tên người nộp tiền: Địa chỉ: Hà Nội Lý do nộp: nộp tiền bán thanh lý TSCĐ Số tiền: 3.100.000 (viết bằng chữ): ........ Kèm theo: ............................................................. 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu một trăm ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Người nhận tiền (ký, họ tên) * Quy trình nhập liệu: Số liệu sau khi nhập được đưa vào sổ cái TK 711, 3331 sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung. SỔ CÁI TK 711 - Thu nhập khác Quý 4/2009 Ngày_ct Mã_ct Số_ct Diễn giải TK dư Ps_nợ PS_có Số dư đầu quý x x Số phát sinh trong kỳ ... 15/12 PT 115 Thu thanh lý TSCĐ 1111 3.100.000 31/12 PKT TH31 Kết chuyển thu nhập khác 911 3.100.000 Cộng số PS 3.100.000 3.100.000 Số dư cuối kỳ x x 2.6 Tổ chức kế toán chi phí thuế TNDN; chi phí, thu nhập khác * Nội dung: Chi phí thuế thu nhập tại Công ty chính là số thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh. Hàng quý, kế toán thực hiện tính thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính theo tỷ lệ thu nhập chịu thuế trên doanh thu. Cuối quý, kế toán căn cứ vào tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp theo mẫu số 01B/TNDN để ghi nhận số thuế thu nhập doanh nghiệp phải tạm nộp vào chi phí thuế thu nhập hiện hành. * TK sử dụng: Để phản ánh chi phí thuế thu nhập của doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 8211 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành. Tại Công ty không có khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại nên không dùng TK 8212. Nguyên tắc hạch toán trên TK 821 (đã trình bày trong chương 1). Hàng quý, kế toàn lập tờ khai thuế tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp, căn cứ vào tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (biểu số 08) kế toán phản ánh số thuế thu nhập phải tạm nộp Nhà nước vào chi phí thuế thu nhập hiện hành theo định khoản: Nợ TK 8211 - chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Có TK 3334 - thuế thu nhập doanh nghiệp Khi nộp thuế vào ngân sách Nhà nước, kế toán ghi: Nợ TK 3334 Có TK 111, 112. Cụ thể như sau: Trong quý 4/2009, doanh thu phát sinh trong kỳ là 10.553.492.442 đồng trong đó: Doanh thu bán hàng: 11.553.492.442 đồng Các khoản giảm trù : 654.316.530 đồng Doanh thu thuần: 10.899.175.912 đồng Doanh thu hoạt động tài chính là: 46.203.189 đồng. Thu nhập khác: 3.100.000 đồng Giá vốn hàng bán: 9.470.921.122 đồng Chi phí bán hàng: 447.037.272 đồng Chi phí quản lý doanh nghiệp: 364.960.146 đồng Để lập tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp kế toán tạm tính lãi quý 4 là 665.560.561 đồng Biểu số 2.8: TỜ KHAI THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP TẠM TÍNH QUÝ 4/2009 TỜ KHAI THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP TẠM TÍNH (Mẫu số 01B/TNDN) (Dành cho người nộp thuế khai theo tỷ lệ thu nhập chịu thuế trên doanh thu) Kỳ tính thuế: Quý 4 năm 2009 Mã số thuế: Người nộp thuế: Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu STT Chi tiêu Số tiền 1 Doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ ([10] = [11] + [12]) [10] 10.889.175.912 2 Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ: [13] 10.282.918.540 3 Thuế suất 25% a Thuế suất chung (%) [14] b Thuế suất ưu đãi (%) [15] 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh trong kỳ ([16] = [17] + [18]) [16] 154.064.343 a Thuế thu nhập doanh nghiệp tính theo thuế suất chung ([17] = [11] * [13] * [14]) [17] b Thuế thu nhập doanh nghiệp tính theo thuế suất ưu đãi ([18] = [12] * [13] * [15]) [18] 5 Thuế thu nhập doanh nghiệp dự kiến miễn, giảm [19] 6 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong kỳ ([20] = [16] - [19]) [20] 154.064.343 Căn cứ vào tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính kế toán tiến hành nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 8211 154.064.343 Có TK 3334 154.064.343 Sau khi dữ liệu được nhập, chương trình sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ cái TK 8211, TK 3334, sổ nhật ký chung. Biểu số 2.9 SỔ CÁI TK 8211 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Quý 4/2009 Ngày_ct Mã_ct Số_ct Diễn giải TK dư Ps_nợ PS_có Số dư đầu kỳ x x Số phát sinh trong kỳ 31/12 PKT 69 Chi phí thuế TNDN hiện hành 3334 154.064.343 31/12 PKT TH30 Kết chuyển chi phí thuế TNDN 911 154.064.343 Cộng số PS 154.064.343 154.064.343 Số dư cuối kỳ x x 2.7 Tổ chức kế toán kết quả kinh doanh * Nội dung kết quả kinh doanh: Việc thực hiện xác định kết quả kinh doanh ở Công ty được thực hiện vào cuối mỗi quý. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính, và các hoạt động khác. Trong đó: kết quả hoạt động kinh doanh là tổng hợp kết quả kinh doanh dịch vụ tòa nhà, khách sạn; kết quả dịch vụ vận chuyển và kết quả kinh doanh dịch vụ khác. Kết quả từ hoạt Tổng DTT về Giá vốn và CPBH và động SXKD = bán hàng - chi phí thuế - CP QLDN và CCDV TNDN Kết quả HĐTC = DTT hoạt động TC - CP về hoạt động TC Trong đó: doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu (Công ty không sử dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu). Kết quả hoạt động khác là kết quả được tính bằng chênh lệch giữa thu nhập khác và chi phí khác. Kết quả hoạt động khác = Thu nhập thuần khác - Chi phí khác. * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh kết quả kinh doanh của Công ty, kế toán sử dụng TK 911 và TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối. Công ty chưa mở sổ chi tiết kết quả kinh doanh theo từng loại hình hoạt động mà mới chỉ xác định kết quả kinh doanh tổng hợp trong kỳ. Cuối quý, để xác định kết quả kinh doanh, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển tự động. Muốn tạo các bút toán kết chuyển tự động, từ cửa sổ chương trình, chọn phân hệ “kế toán tổng hợp” → cập nhật số liệu → bút toán kết chuyển tự động. Chọn năm 2009. Bảng danh sách các bút toán kết chuyển tự động sẽ hiện ra (các bút toán này được khai báo khi chương trình phần mềm được đưa vào sử dụng). Dùng phím cách và phím mũi tên lên, xuống để đánh dấu các bút toán kết chuyển. Chương trình sẽ tự động kết chuyển theo các bút toán đã được đánh dấu và phản ánh số liệu vào sổ nhật ký chung, các sổ chi tiết, tổng hợp tài khoản liên quan theo các định khoản sau: - Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 511 Có TK 911 - Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515 Có TK 911 - Kết chuyển doanh thu, thu nhập khác Nợ TK 711 Có TK 911 - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 642 - Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 821 - Kết chuyển chi phí khác Nợ TK 911 Có TK 811 - Kết chuyển lãi Nợ TK 911 Có TK 4212 Biểu số 2.10 SỔ CÁI TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Quý 4/2009 Ngày_ct Mã_ct Số_ct Diễn giải TK dư Ps_nợ PS_có Số dư đầu kỳ x x Số phát sinh trong kì 31/12 PKT TH26 Kết chuyển doanh thu thuần 511 10.899.175.912 31/12 PKT TH27 Kết chuyển GVHB 632 9.470.921.122 31/12 PKT TH28 K/c chi phí CP bán hàng 641 447.037.272 31/12 K/c Chi phi QLDN 364.960.146 31/12 PKT TH29 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính 515 46.203.189 31/12 PKT TH30 K/c chi phí thuế TNDN 8211 154.064.343 31/12 PKT TH31 Kết chuyển thu nhập khác 711 3.100.000 31/12 PKT TH32 Kết chuyển chi phí khác 811 0 31/12 PKT TH33 K/c lợi nhuận sau thuế 421 511.496.218 Cộng số PS 10.948.491.101 10.948.491.101 Biểu số 2.11 SỔ NHẬT KÝ CHUNG QUÝ 4/2009 Ngày_ct Mã_ct Số_ct Diễn giải TK ĐƯ PS NỢ PS_có .... 15/12/09 15/12/09 Thanh toán tiền điện 641/642 4.720.000 15/12/09 15/12/09 Thanh toán tiền điện 1331 472.000 15/12/09 15/12/09 Thanh toán tiền điện 111 5.192.000 ... … 21/12/09 21/12/09 Chi tiền điện thoại 642 3.217.426 21/12/09 21/12/09 Chi tiền điện thoại 1331 321.742 21/12/09 21/12/09 Chi tiền điện thoại 111 3.539.168 31/12/09 31/12/09 Chi phí thuê nhà 642 5.742.000 31/12/09 31/12/09 Chi phí thuê nhà 1331 574.200 31/12/09 31/12/09 Chi phí thuê nhà 111 6.316.200 31/12/09 31/12/09 Tính lương bán hàng 641 68.720.500 31/12/09 31/12/09 Tính lương bán hàng 334 68.720.500 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển các khoản giảm trù doanh thu 511 654.316.530 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển các khoản giảm trù doanh thu 521 654.316.530 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển doanh thu thuần 511 10.899.175.912 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển doanh thu thuần 911 10.899.175.912 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính 515 46.203.189 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính 911 46.203.189 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển thu nhập khác 711 3.100.000 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển thu nhập khác 911 3.100.000 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển GVHB 911 9.470.921.122 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển GVHB 632 9.470.921.122 31/12/09 31/12/09 K/c chi phí bán hàng 911 447.037.272 31/12/09 31/12/09 K/c chi phí bán hàng 6421 447.037.272 31/12/09 31/12/09 K/c chi phí QLDN 911 364.960.146 31/12/09 31/12/09 K/c chi phí QLDN 6422 364.960.146 31/12/09 31/12/09 K/c chi phí thuế TNDN 911 154.064.343 31/12/09 31/12/09 K/c chi phí thuế TNDN 821 154.064.343 31/12/09 31/12/09 K/c lợi nhuận sau thuế 911 511.496.218 31/12/09 31/12/09 K/c lợi nhuận sau thuế 421 511.496.218 Tổng số PS 52.118.151.731 52.118.151.173 Từ các thông tin về chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh chương trình sẽ lên các báo cáo tài chính như: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, các báo cáo kế toán quản trị như: tình hình tăng giảm tài sản cố định, ... Trên cơ sở đó, các nhà quản trị có cái nhìn chi tiết, toàn diện hơn về tình hình của Công ty, biết được hoạt động nào mang lại hiệu quả cao nhất, nắm được tình hình biến động của các loại chi phí, doanh thu; biết được các khoản chi phí nào đã hợp lý, chưa hợp lý. Từ đó có quyết định tăng, giảm các khoản chi phí một cách kịp thời mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Biểu số 2.12: BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Quý 4/2009 Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Kỳ này Kỳ trước 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 VI.25 11.553.492.442 1. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 654.316.530 - Chiết khấu thương mại 03 - Giảm giá hàng bán 04 - Hàng bán bị trả lại 06 2. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 10.899.175.912 3. Giá vốn hàng bán 11 VI.27 9.470.921.122 4. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 1.428.254.790 5. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 46.203.189 6. Chi phí tài chính 22 VI.28 - Trong đó: chi phí lãi vay 23 7. Chi phí bán hang 24 447.037.272 8. QLDN 364.960.146 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 662.460.561 10. Thu nhập khác 31 3.100.000 11. Chi phí khác 32 12. Lợi nhuận khác 40 3.100.000 13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 665.560.561 14. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 154.064.343 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 511.496.218 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU 3.1 Đánh giá chung về kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. 3.1.1 Đánh giá chung Trong những năm gần đây, ngành dược phẩm phát triển rất mạnh, Chính vì thế trong lĩnh vực này luôn có sự cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty kinh doanh dược phẩm, Công ty luôn cố gắng phát huy hết khả năng hiện có, không ngừng mở rông địa bàn và các chủng loại thuốc cung cấp. Có thể nói, từ ngày thành lập cho đến nay chỉ trong vài năm Công ty đã không ngừng lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng thuốc cung cấp, giúp Công ty đạt được nhiều thành công to lớn trong chặng đường đầu hoạt động của mình. Riêng đối với lĩnh vực kế toán cũng đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, góp phần không nhỏ đưa Công ty đến với những thành công. Các nhân viên trong phòng kế toán cùng bộ máy kế toán làm việc theo đúng chế độ quy định của Bộ Tài Chính Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu, được tìm hiểu thực tế về công tác quản lý, về công tác kế toán, … cùng với việc sử dụng những kiến thức đã được trang bị tại trường, em xin nêu lên một số nhận xét của cá nhân em về thực trạng hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty như sau: 3.1.2 Ưu điểm: * Về tổ chức bộ máy kế toán Công ty có địa bàn hoạt động kinh doanh trải rộng trên khắp cả nước. Chính vì thế công tác kế toán thường nhiều và phức tạp. Tuy nhiên với trình độ và năng lực của nhân viên kế toán đã khắc phục được khó khăn này. Hiện nay, phòng Tài chính Kế toán có số lượng nhân viên là 6 người, hầu hết đã tốt nghiệp Đại học chuyên ngành kế toán hoặc đã qua đào tạo tại chức, . Thông thường định kỳ kế toán trưởng sẽ phân công lại công việc cho các nhân viên để phù hợp hơn khi có nhân viên mới hay nghiệp vụ mới phát sinh. Đều này tạo điều kiện cho các nhân viên hiểu biết hết tất cả các phần hành kế toán trong Công ty, giúp đỡ lẫn nhau khi có nghiệp vụ đột xuất sẩy ra, tạo điều kiện cho công tác kế toán nhanh chóng kịp thời không bị ùn tắc. Mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán đã giúp công tác kế toán được thực hiện một cách có hiệu quả, phù hợp với đặc thù của Công ty về quy mô, loại hình hoạt động kinh doanh, khả năng và trình độ quản lý cũng như phương tiện vật chất phục vụ quản lý tại Công ty. * Về hệ thống chứng từ kế toán Với đặc thù kinh doanh đa dạng nên Công ty sử dụng nhiều loại chứng từ khác nhau, gồm cả hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn phù hợp với đặc thù ngành. Số lượng chứng từ phát sinh khá lớn nhưng Công ty đã xây dựng được quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Việc bảo quản lưu trữ chứng từ được thực hiện nghiêm túc khoa học theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. * Về hệ thống sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung kết hợp với việc đưa chương trình kế toán máy vào sử dụng đã làm giảm nhẹ khối lượng công việc rất nhiều, hạn chế sai sót do việc ghi chép sổ trùng lặp bởi số liệu chỉ cần nhập 1 lần các chứng từ gốc, có thể đối chiếu, tổng hợp số liệu, tổng hợp số liệu trong một khoảng thời gian bất kỳ. Với việc chương trình kế toán kế toán được phân làm 3 hệ: Chương trình hạch toán kế toán, Chương trình vật tư, Chương trình tài sản cố định đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty. Ngoài ra khi nhập số liệu vào phần mềm kế toán thì phần mềm sẽ tự động chuyển sang chứng từ ghi sổ (mặc dù Công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung). Đây là sự kết hợp linh hoạt giữa các hình thức sổ mà vẫn đảm bảo đúng theo quy định của Bộ Tài Chính. * Về hệ thống tài khoản sử dụng Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài chính ban hành theo QĐ số 15, tuy nhiên để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của mình, Công ty đã mở các tài khoản chi tiết cấp II, III, ... và mở chi tiết theo từng vụ việc, khoản mục chi phí xuất phát từ đặc điểm kinh doanh dịch vụ, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp số liệu một cách dễ dàng, và cũng đáp ứng phần nào yêu cầu kế toán quản trị. Mẫu sổ hoàn thành trong máy, phù hợp với quy định của nhà nước. Ngoài ra các báo cáo tài chính, Công ty còn mở thêm các báo cáo quản trị, phục vụ cho việc ra quyết định trong tương lai. * Về hoạch toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh Công ty thực hiện đúng so với các chuẩn mực kế toán về doanh thu và kết quả kinh doanh: Công ty đã thực hiện đúng so với chuẩn mực kế toán về doanh thu (điều kiện ghi nhận, xác định doanh thu). Kết quả kinh doanh được phản ánh chính xác và đầy đủ thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành. Kết quả kinh doanh được phản ánh trung thực số liệu, sổ sách rõ ràng, hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế liên quan trong kỳ hạch toán. Nhìn chung bộ máy kế toán ở Công ty gọn nhẹ, mỗi người được phân công theo dõi một mảng nghiệp vụ riêng, tùy theo yêu cầu nhiệm vụ được giao tự giác thường xuyên quan hệ với các bộ phận khác để hoàn thành công việc của mình. Các kế toán viên còn trẻ có đầy đủ trình độ vi tính, đáp ứng được xu thế phát triển của Công ty. * Về chính sách của Công ty Công ty sử dụng các chính sách như giảm giá, chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng mua với khối lượng lớn. Đây là một vấn đề cần phát huy để thúc đẩy quá trình bán hàng tốt hơn nữa của Công ty. 3.1.2 Một số hạn chế cần hoàn thiện: * Về việc ứng dụng phần mềm kế toán: Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast, đây là một phần mềm khá dễ dàng sử dụng, do giao diện thân thiện và viết hoàn toàn bằng tiếng Việt. Tuy nhiên, phần mềm này còn hạn chế ở việc chưa hỗ trợ được các chức năng cần có của bộ máy kế toán. Cụ thể: trong các phần hành đều không hỗ trợ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị. Mà trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc cung cấp thông tin kế toán và các thông tin kế toán quản trị kịp thời ngày càng có vai trò vô cùng quan trọng giúp các nhà quản trị nắm được tình hình công ty, ra được các quyết định chính xác, kịp thời nắm bắt thời cơ. *Về các khoản nợ phải thu của khách hàng: Số lượng khách hàng của Công ty là tương đối lớn. Mỗi khách hàng và nhà cung cấp được xây dựng một mã riêng để tiện theo dõi. Việc xây dựng mã riêng dựa trên các ký hiệu viết tắt tên gọi của từng đối tượng. Việc này có thể gây nhầm lẫn nếu tên các nhà cung cấp có trùng kí tự đầu tiên. Công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Với những khoản phải thu khách hàng mà Công ty xác định không thu hồi được thì Công ty sẽ tiến hàng xóa sổ theo nguyên tắc: Điều kiện để một khoản phải thu được đưa vào danh sách các khoản phải thu khó đòi: khoản phải thu đã quá thời hạn 4 tháng kể từ ngày phát sinh, 3 tháng kể từ ngày hết hạn theo hợp đồng (với các khoản doanh thu bán hàng). Khi một khoản phải thu thỏa mãn một trong các điều kiện trên thì Công ty tiến hàng xóa sổ khoản phải thu mà không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. * Về tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty: Công ty mới mở sổ chi tiết 511 theo từng loại hình dịch vụ mà chưa mở các sổ chi tiết 632, 911. Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp theo khoản mục, đến cuối kỳ được thực hiện kết chuyển hết sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh mà không phân bổ cho từng hoạt động. Vì vậy Công ty mới theo dõi được kết quả kinh doanh tổng hợp toàn Công ty mà chưa theo dõi được kết quả chi tiết của từng loại hình dịch vụ. Trong công tác tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh nói riêng vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định. Những nhược điểm này tuy không lớn nhưng nếu khắc phục được, công ty sẽ đạt hiện quả cao hơn trong công tác kinh doanh. 3.2 Một số ý kiến đề xuất hoàn thiện tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty: Hoàn thiện tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh là biện pháp khắc phục những hạn chế để công tác hạch toán được chính xác, chặt chẽ, đúng đắn, khoa học nhằm mang lại hiệu quả cao. Kế toán không chỉ làm công việc tính toán, ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản mà còn là công cụ để điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế bằng việc phân tích và cung cấp các số liệu kế toán để nhà quản lý ra quyết định kinh doanh mang lại lợi nhuận cao nhất. Khi kế toán phản ánh đầy đủ các tài sản hiện có cũng như sự vận động của tài sàn sẽ giúp các nhà quản lý nắm được các nguồn tài lực của doanh nghiệp, qua đó có kế hoạch bố trí, sắp xếp, huy động những nguồn lực tiềm tàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phản ánh đúng và đủ chi phí bỏ ra và kết quả thu được cũng phản ánh chính xác kết quả của người lao động, từ đó có thể xác định trách nhiệm vật chất, nâng cao chất lượng công việc. Vì vậy tổ chức hạch toán hợp lý là điều rất cần thiết để thúc đẩy tốt hơn công tác quản lý, làm cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có hiệu quả cao. 3.2.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty: Trong quá trình thực tập tại Công ty, em thấy công tác kế toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại Công ty tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên cùng với sự phát triển vững mạnh của Công ty cũng như đòi hỏi ngày càng cao của thị trường, việc không ngừng hoàn thiện tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh là vô cùng cần thiết. Xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty kết hợp với lý luận được học tập, nghiên cứu tại trường, em xin đưa ra một số ý kiến sau: Thứ nhất: Đối với các khoản nợ phải thu khách hàng Kế toán tiến hành phân loại từng khoản nợ của từng đối tượng khách hàng theo tuổi nợ. Kế toán có thể phân loại tuổi nợ như sau: - Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán: là những khoản nợ phải thu khách hàng chưa đến hạn thanh toán mà Công ty và khách hàng đã thỏa thuận. - Nợ phải thu quá hạn thanh toán: là những khoản nợ phải thu khách hàng đã quá hạn thanh toán mà Công ty và khách hàng đã thỏa thuận. Có thể chia các khoản nợ này thành: + Nợ phải thu quá hạn dưới 3 tháng. + Nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến 1 năm. + Nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến 2 năm. + Nợ phải thu quá hạn từ 2 đến 3 năm. + Nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên. Trên cơ sở đó, có chính sách thu hồi nợ hợp lý và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Để quán triệt nguyên tắc thận trọng - một trong những nguyên tắc cơ bản của kế toán, Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi (TK 139). Theo Thông tư 13/2006 và Thông tư 33/2005 hướng dẫn việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau: + Đối với khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì Công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Sau khi trích lập dự phòng cho từng khỏan nợ phải thu khó đòi, kế toán tổng hợp toàn bộ các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Trình tự xử lý khoản dự phòng: TK 111,112 TK 711 TK 139 TK 642 Số dự phòng phải Cuối năm, xác Số tiền thu hồi trích lập thấp hơn định số dự phòng được nợ khó đòi số dư khoản dự phòng nợ phải thu đã xử lý phải thu khó đòi, khó đòi cần hoàn nhập chênh trích lập lệch vào TK 711 Bên cạnh đó, Công ty nên thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán trước thời hạn. Số tiền chiết khấu thanh toán được trích theo tỷ lệ % trên giá bán hoặc tổng giá thanh toán tùy theo thỏa thuận giữa Công ty và khách hàng. Khi thực hiện chiết khấu thanh toán kế toán định khoản theo bút toán sau: Nợ TK 635 (Số tiền chiết khấu thanh toán). Có TK 641 (Số tiền chiết khấu thanh toán). Thứ hai: Hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm kế toán Phần mềm kế toán của Công ty nên được cài đặt có thể lập các báo cáo quản trị. Thực tế cho thấy, các báo cáo quản trị ngày càng cần thiết đối với các công ty cho việc ra các quyết định hợp lý, kịp thời. Báo cáo quản trị không chỉ dựa trên các số liệu tài chính mà còn dựa trên các yếu tố phi tài chính nên phục vụ tốt hơn cho công tác sản xuất kinh doanh, đảm bảo thông tin đầu ra thích hợp nhất với doanh nghiệp. KẾT LUẬN Qua quá trình tìm hiểu thực tế cho thấy kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp có vai trò quan trọng không thể thiếu trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Nếu hạch toán chi phí đúng đắn sẽ hình thành công tác tính giá thành sản phẩm chính xác, phù hợp từ đó là một trong những biện pháp tích cực và có hiệu quả tạo điều kiện cho việc kinh doanh hàng hoá, cung cáp dịch vụ càng được mở rộng. Mặc dù thời gian thực tập không dài, nhưng quá trình thực tập tại Công ty đã giúp em càng hiểu rõ hơn về các phần hành kế toán nói chung và đặc biệt là phần hành kế toán chi phí, giá thành nói riêng. Do thời gian thực tập ở Công ty không nhiều và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên báo cáo chuyên đề thực tập của em không tránh khỏi những khuyết điểm về mặt nội dung, em mong được sự đóng góp, giúp đỡ của thầy cô, cùng toàn thể bạn đọc để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trong khoa, Ban giám đốc và toàn thể nhân viên Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu, đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của giáo viên PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và các cán bộ phòng kế toán Công ty đã giúp em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 5 năm 2010 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo Trình Kế Toán Tài Chính. Tác giả: PGS.TS Bùi Văn Dương. NXB: GTVT. Năm xuất bản: 2008 2. Giáo Trình Kế Toán trong các Doanh Nghiệp. Tác giả: GS.TS Đặng Thị Loan. NXB: ĐH KTQD. Năm xuất bản: 2009 3. Chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho. Ban hành và công bố theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2006. 4. Thông tư 53/2006/TT - BTC Hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp Ý kiến, nhận xét của giáo viên hướng dẫn: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Hà Nội, ngày tháng năm 2010 Giáo viên hướng dẫn Ý kiến, nhận xét của Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày tháng năm 2010 Lãnh đạo Công ty