Đề tài Kế toán mua bán hàng hóa tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên đồng tâm window

tế nhập kho lên Biên bản giao nhận hàng. Thủ kho tập hợp chứng từ nhập kho hàng hóa chuyển về phòng kế toán. - Kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến kiểm tra và nhập liệu nghiệp vụ mua hàng, lập và in Phiếu nhập kho( 2 liên) trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký, chuyển liên 2 của Phiếu nhập kho cho thủ kho lưu theo số, liên 1 của Phiếu nhập kho lưu tại phòng kế toán. 9 Chứng từ mua hàng nhập khẩu hàng hóa gồm: - Phiếu yêu cầu mua hàng, Hóa đơn thương mại( Commercial invoice). - Hợp đồng nhập khẩu( Sales contract), Tờ khai hàng hóa nhập khẩu. - Lệnh giao hàng( Delivery order), Giấy xuất xứ hàng hóa( Certify of Original). - Vận đơn đường biển( Bill of Lading), Phiếu đóng gói hàng hóa( Packing list). - Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, Biên lai thu lệ phí hải quan. - Hóa đơn GTGT cước phí vận chuyển hàng hóa, Ủy nhiệm chi, Phiếu chi,…. 3.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng. 3.3.2.1 Tài khoản sử dụng. - Để theo dõi và phản ánh tình hình tăng, giảm của hàng hóa, Công ty sử dụng tài khoản 156( chi tiết 1561 cho từng loại hàng ). Chi phí mua hàng( nếu có) sẽ được hạch toán vào tài khoản 1561: Trang 38 15611: Trị giá hàng mua nhập kho cửa nhựa. 15612: Trị giá hàng mua nhập kho gương soi. 15613: Trị giá hàng mua nhập kho gỗ. 15614: Trị giá hàng mua nhập kho vật tư. - Tài khoản: 1331- Thuế GTGT được khấu trừ. - Tài khoản: 331 - Phải trả người bán. Và một số tài khoản khác liên quan. 3.3.2.2 Phương pháp tính giá nhập kho hàng hóa. Giá hàng hóa nhập kho được tính theo phương pháp giá gốc. Bao gồm giá trị hàng ghi trên Hóa đơn và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. 3.3.2.3 Minh họa một số nghiệp vụ phát sinh thực tế trong quí I năm 2009 tại Công ty. a. Mua hàng không phát sinh sự cố. Trong trường hợp này, kế toán chỉ căn cứ vào các chứng từ nhận được tiến hành hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngày 04/02/2009, Công ty đặt mua gương soi của Công ty TNHH Tân An Vinh, Theo hợp đồng, bên bán sẽ giao hàng vào ngày 16/02/2009, giá mua chưa thuế:15.180.500đ, thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt. Chi phí vận chuyển phát sinh là 200,000đ bên bán trả. Căn cứ vào chứng từ thủ kho chuyển đến : Hóa đơn, Bảng kê chi tiết đơn hàng, Phiếu giao hàng, Biên bản giao nhận hàng, kế toán hạch toán: NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Nhập kho gương showroom HN Nhập kho gương showroom HN 15612 15,180,500 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1,518,050 Phải trả người bán(TAV) 331TAV 16,698,550 Trả tiền mua gương tháng 02/09 Trả tiền mua gương tháng 02/09 331TAV 16,698,550 Tiền 1111MN 16,698,550 PNK 01/02 KT 09/02 04/02/09 04/02/09 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoảnDiễn giải b. Mua hàng nhập kho bị hư hỏng( vỡ, bể,..), thiếu hàng hoặc thừa hàng. - Trường hợp hàng kiểm nhận nhập kho không đúng phẩm chất, kế toán không nhập hàng theo đúng hóa đơn tài chính mà chỉ ghi nhận số lượng và giá trị của Trang 39 những hàng đúng phẩm chất theo Biên bản giao nhận hàng do thủ kho chuyển đến. Đồng thời thông báo cho nhà cung cấp giải quyết vấn đề này. - Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn khi kiểm hàng nhập kho, kế toán chỉ ghi nhận số lượng hàng thực tế nhập kho theo Biên bản giao nhận hàng, yêu cầu nhà cung cấp giao hàng bổ sung hoặc thanh lý hợp đồng. - Trường hợp kiểm nhận hàng nhập kho phát hiện thừa, kế toán chỉ ghi nhận theo hóa đơn, hàng thừa sẽ thông báo cho bên bán để tiến hành xuất hóa đơn bổ sung. Ngày 08/02/2009, Công ty mua và nhận gương soi từ Công Ty TNHH MTV Đồng Tâm Glass. Cụ thể như sau: (Thuế GTGT:10%). Gương 1007A. Kích thước 45x60. Số lượng 5 tấm. Đơn giá 71.800đ/tấm. Gương 3004B. Kích thước 50x70. Số lượng 3 tấm. Đơn giá 163.600đ/tấm. Gương 4001B. Kích thước 45x60. Số lượng 7 tấm. Đơn giá 131.800đ/tấm. Hàng hóa nhập kho thủ kho kiểm nhận, đối chiếu với Hóa đơn, Bảng kê chi tiết xuất bán, Phiếu giao hàng phát hiện: + Có 2 gương soi loại 4001B bị trầy, không đạt tiêu chuẩn( không nhập kho). + Thiếu 1 gương soi loại 3004B so với bảng kê. Công ty đã thông báo cho bên bán, và họ đồng ý giao lại hàng mới. Kế toán hạch toán theo số hàng thực tế nhập kho: NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Nhập kho gương showroom ĐN Nhập kho gương showroom ĐN 15612 949,800 Hàng thiếu chờ xử lý 1388 427,200 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 137,700 Phải trả người bán(Đồng Tâm Glass) 331DTG 1,514,700 8/2/09 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoản Diễn giải PNK 08/02 Ngày 15/02/2009, Đồng Tâm Glass giao hàng bổ sung, Công ty đã nhận đủ hàng. Kế toán căn cứ vào Biên bảng giao hàng hạch toán: NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Nhập kho gương showroom ĐN Nhập kho gương showroom ĐN 15612 427,200 Hàng thiếu chờ xử lý 1388 427,200 PNK 09/02 13/2/09 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoản Diễn giải Trang 40 c. Mua hàng phát sinh trường hợp trả lại hàng hoặc được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. - Trường hợp hàng mua về tiến hành các thủ tục nhập kho phát hiện không đúng theo Phiếu yêu cầu mua hàng và Công ty buộc phải trả lại hàng. Thông thường kế toán không hạch toán nghiệp vụ mà chỉ theo dõi khi nào nhà cung cấp sẽ giao lại hàng mới. Nếu nhà cung cấp đã xuất hóa đơn giao cho Công ty nhưng không có hàng khác thay thế thì kế toán sẽ trả lại hóa đơn tiến hành thanh lý hợp đồng. - Trường hợp phát sinh các khoản giảm giá khi nhận hàng mua có chất lượng không tốt: thủ kho không cho nhập kho lô hàng này, kế toán sẽ thỏa thuận giảm giá với nhà cung cấp nếu nhà cung cấp không đồng ý giảm giá thì công ty sẽ trả lại hàng ( kế toán không xuất hóa đơn trả lại hàng), nếu nhà cung cấp đồng ý giảm giá thì kế toán cũng không ghi nhận trị giá lô hàng nhập kho cho đến khi nhận được Biên bản thỏa thuận giảm giá hàng bán được ký kết với nhà cung cấp( không lập hóa đơn mới chỉ có một hóa đơn lúc đầu do nhà cung cấp giao). - Trường hợp Công ty được hưởng chiết khấu thương mại khi mua hàng, thì trên hóa đơn đã ghi nhận số tiền thuần sau khi đã trừ khoản chiếu khấu Công ty được hưởng kế toán hạch toán trị giá hàng nhập kho theo hóa đơn đã trừ chiết khấu. Ngày 12/02/2009, Công ty nhập kho cửa nhựa uPVC của Công Ty Sản Xuất Vật Liệu Xây Dựng Đồng Tâm, Trị giá hàng hóa 170.433.364, thuế GTGT 10%, Công ty được hưởng chiết khấu thương mại 20% trị giá mua chưa thuế. Công ty chưa trả tiền cho nhà cung cấp, thủ kho kiểm nhận hàng nhập kho đủ. Kế toán hạch toán: NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Nhập kho cửa nhựa uPVC Nhập kho cửa nhựa uPVC 15611 142,027,803 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 14,202,780 Phải trả người bán 331VLXD 156,230,583 PNK 05/02 12/02/09 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoản Diễn giải d. Mua vật tư phục vụ cho hoạt động lắt đặt cửa tại các công trình của khách hàng. Do tính chất hoạt động kinh doanh của công ty là cung cấp dịch vụ lắp đặt cho khách hàng nhưng không tính phí. Giá trị của những vật tư lắp đặt đã được tính vào giá trị của hàng hóa và được thể hiện rõ trong hợp đồng đã ký với khách hàng. Kế toán không ghi nhận giá trị vật tư thiết bị nhập kho vào tài khoản 153 mà sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng do giá trị vật tư mua về tính riêng cho từng công trình với số lượng đặt mua phù hợp và đưa thẳng đến công trình để sử dụng. Ngày 05/03/2009, Công ty mua vật liệu lắp đặt của Công ty Xuân Hoa, Trị giá mua chưa VAT 19.779.975đ, Thuế GTGT 10%. Sau đó Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Trang 41 NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Mua VLLĐ của Cô Hoa Mua VLLĐ của Cô Hoa 641299 19,779,975 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1,277,197 Phải trả người bán 331XH 21,057,172 Thanh toán tiền mua vật tư Phải trả người bán- Xuân Hoa 331XH 21,057,172 Tiền mặt 1111MN 21,057,172 PC 14/03 5/3/09 5/3/09 KT 03/03 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoảnDiễn giải 3.3.2.4 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu phát sinh trong quí I/2009. Kế toán hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu khi nhận được đầy đủ chứng từ liên quan đến hàng được mua. Chứng từ làm căn cứ để kế toán hạch toán là: - Hóa đơn thương mại-invoice, tờ khai nhập khẩu: ghi nhận giá trị hàng nhập kho, các khoản thuế phải nộp cho nhà nước. - Hóa đơn vận chuyển, hóa đơn kiểm nhận hàng: ghi nhận chi phí vận chuyển và kiểm nhận hàng hóa về nhập kho. - Giấy nộp tiền vào ngân sách bằng tiền mặt: ghi nhận các khoản thuế đã nộp cho nhà nước. - Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ: ghi nhận đã thanh toán tiền hàng và các khoản phí liên quan đến hàng nhập khẩu. - Cuối tháng 12/2008, Công ty đã ký hợp đồng nhập khẩu lô hàng hóa. Tổng trị giá 1,456.00USD/CIF.HCM với Công ty United Polymer LAB LTD, Trung Quốc theo Hợp đồng nhập khẩu số 291208/DTW – T&D . Thanh toán tiền hàng theo phương thức trả trước( TT ). - Ngày 21/02/2009 tạm ứng tiền cho nhân viên nhận hàng nhập khẩu. Số tiền tạm ứng : 8.109.300đ. - Ngày 07/03/2009, Công ty chuyển khoản 1,456 USD từ ngân hàng Sacombank sang ngân hàng China Minsheng Banking để thanh toán tiền hàng.Tỉ giá ngân hàng ngày giao dịch là 16,750đ/USD. Tỉ giá xuất ngoại tệ: 16.850đ. Phí ngân hàng: 0.1% - Ngày 13/03/2009, Công ty nhập được lô hàng nhập khẩu. Tỉ giá giao dịch 16,975đ/USD. Thuế suất thuế nhập khẩu 10%/giá trị hàng nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%. - Ngày 31/03/2009, Kế toán thanh toán tiền cho nhân viên đã tạm ứng tiền đóng thuế và nhận hàng nhập khẩu. - Lệ phí hải quan, Phí bãi kiểm hóa, Phí lưu kho, Chí phí vận chuyển hàng hóa, thuế đã nộp: 7.057.998đ. Trang 42 NHẬT KÝ CHUNG Đv:đồng Số Ngày Nợ Có ……. …… …………………………… ……………………………… ………….. Tạm ứng (Nguyễn N Quang) 141NNQ 8.109.300 Tiền mặt 1111MN 8.109.300 Phải trả người bán ( United Polymer) 331UP 24,388,000 Chi phí tài chính 635 145,600 Tiền gửi ngân hàng ( Sacombank) 1122-S 24.533.600 Phí ngân hàng Hàng hóa 15614 24,388 Chi phí tài chính 635 146 Tiền gửi ngân hàng ( Sacombank) 1122-S 24,534 Thuế nhập khẩu phải nộp Hàng hóa 15614 2,909,200 Thuế nhập khẩu phải nộp 3333 2,909,200 Hàng hóa 15614 3,200,100 Phải trả nhà nước 33312 3,200,100 Thu hoàn tạm ứng Thu hoàn tạm ứng 1111MN 8,109,300 Tạm ứng cho nhân viên 141NNQ 8,109,300 Hàng hóa 15614 907,427 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 41,271 Phải trả nhà nước 33312 3,200,100 Thuế nhập khẩu phải nộp 3333 2,909,200 Tiền mặt 1111MN 7,057,998 31/03/09 KT 04/03 7/3/09 TK 229 31/03/09 PC 69/02 21/2/09 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoảnDiễn giải Tạm ứng tiền cho nhân viên thanh toán tiền thuế và chi phí nhập khẩu hàng hóa. Thanh toán trước tiền hàng cho nhà cung cấp nước ngoài Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ Nộp thuế( nhập khẩu, GTGT) thanh toán chi phí mua KT 05/03 7/3/09 PT 39/03 31/03/09 PC 90/03 31/03/09 TK 229 Trang 43 Nhập kho hàng nhập khẩu Hàng hoá 15614 24,715,600 Phải trả nhà cung cấp 331UP 24,388,000 Doanh thu tài chính 515 327,600 PNK 18/03 31/03/09 ( Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu) 3.4 Kế toán bán hàng tại Công ty. 3.4.1 Quy trình và thủ tục bán hàng. 3.4.1.1 Bán hàng trong nước a. Thủ tục bán hàng. 9 Bán buôn hàng hóa. - Sau khi bộ phận kinh doanh ký hợp đồng với khách hàng, phòng kế toán kiểm tra các điều khoản của hợp đồng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, tổng giá trị hợp đồng đối chiếu với Bảng báo giá và Phiếu đặt hàng nội bộ, kế toán trưởng ký nháy và trình Giám đốc ký duyệt. - Chi phí vận chuyển, bốc xếp do Công ty thanh toán với điều kiện đường vào đến nơi nhận hàng không bị cấm tải. Trường hợp cầu đường bị cấm tải thì bên mua phải chịu trách nhiệm về phương tiện trung chuyển, chi phí vận chuyển hàng hóa từ đoạn cầu đường cấm tải đến địa điểm giao hàng, kể cả chi phí bốc xếp hàng hóa. - Khách hàng nhận hàng ký nhận vào Phiếu giao hàng. - Nếu phát hiện hàng hóa thiếu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất lượng thì bên mua phải lập Biên bản tại chỗ, yêu cầu Bộ phận kỹ thuật của Công ty xác nhận.( Các trường hợp hư hỏng, mất mát phát sinh trong quá trình hàng hóa lưu tại công trình của bên mua sau khi hai bên đã ký bàn giao nhận hàng, bên mua phải chịu trách nhiệm.) 9 Bán lẻ hàng hóa. - Tại các phòng trưng bày, nhân viên bán hàng sẽ lập Đơn hàng bán khi khách hàng mua hàng, nhân viên này thu tiền và cuối ngày chuyển đến thủ quỹ xác nhận thu tiền và đóng dấu đã thanh toán lên Đơn hàng bán( nếu khách hàng đã thanh toán tiền ). Nhân viên xuất hóa đơn căn cứ vào Đơn hàng bán xuất và trình Giám đốc duyệt hóa đơn, chuyển liên 2 của hóa đơn cho khách hàng. Chứng từ sẽ chuyển về phòng kế toán nhập liệu nghiệp vụ bán hàng. - Các cửa hàng cũng được xem là khách lẻ của công ty, nhưng các cửa hàng này mua hàng được hưởng giá chiết khấu 5% trên giá bán. b. Chứng từ bán hàng: - Hợp đồng mua bán. - Phiếu đặt hàng nội bộ. - Bảng báo giá. - Phiếu giao hàng. - Phiếu xuất kho, Phiếu nhập đổi, Phiếu xuất đổi. - Ủy nhiệm chi bên mua hàng trả tiền( chuyển fax). - Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có, Phiếu kế toán. - Biên bản nghiệm thu( nếu bán cửa cho các công trình)…. ™ Nhân viên lập Hóa đơn xuất hóa đơn trình Giám đốc ký xác nhận, Chuyển liên 2 cho khách hàng, liên 3 cho kế toán kho. Trang 44 ™ Kế toán kho nhận Đơn đặt hàng, Phiếu đặt hàng nội bộ, Biên bản giao hàng, Hóa đơn GTGT kèm theo Bảng kê xuất bán( nếu có) từ các bộ phận có liên quan sẽ tiến hành nhập liệu doanh thu và giá vốn hàng bán. Đồng thời, kế toán kho in Phiếu xuất kho( 2 liên) chuyển liên cho thủ kho, liên 1 của Phiếu xuất kho cùng với chứng từ mua hàng trên chuyển sang kế toán công nợ. ™ Kế toán công nợ nhận được chứng từ này sẽ kiểm tra công nợ trên phần mềm kế toán và lưu chứng từ theo ngày để theo dõi thu tiền khách hàng. Thông báo và chuyển chứng từ cho kế toán tiền khi khách hàng trả tiền hàng. ™ Thủ quỹ nhận được tiền khách hàng trả nợ( bằng tiền mặt) thông báo cho kế toán tiền và kế toán công nợ để chuẩn bị chứng từ thu tiền khách hàng. ™ Kế toán công nợ tập hợp bộ chứng từ thanh toán của khách hàng chuyển cho kế toán tiền. ™ Kế toán tiền khi nhận được thông báo trả tiền cùng bộ chứng từ thanh toán sẽ nhập liệu giảm nợ phải thu và in Phiếu thu( 2 liên) trình Giám đốc duyệt thu tiền chuyển Phiếu thu sang thủ quỹ xác nhận đã thu tiền, liên 2 của Phiếu thu giao cho khách hàng của Phiếu thu cùng với những chứng từ thanh toán khác được đóng dấu đã thu tiền và chuyển về kế toán công nợ lưu theo số chứng từ đã thu tiền. Trang 45 3.4.1.2 Bán hàng xuất khẩu. a. Đặc điểm về tình hình xuất khẩu hàng hóa của Công ty. Công ty thường kinh doanh xuất khẩu dưới hình thức: Xuất khẩu trực tiếp. Đây là hình thức kinh doanh mới của Công ty. Hàng hóa xuất khẩu trực tiếp của Công ty là cửa. Công ty không trực tiếp sản xuất cửa mà nguồn hàng xuất khẩu do Công ty mua lại từ các đơn vị thành viên hoặc bên ngoài. Hàng hóa Công ty mua lại thường là không phải qua chế biến hoặc sơ chế mà dùng để xuất khẩu trực tiếp. Công ty xuất khẩu hàng hóa theo điều kiện giá FOB (Free on board). Theo điều kiện này, Công ty sau khi ký hợp đồng sẽ thực hiện các công việc sau: - Giao hàng lên tàu do bên mua chỉ định. - Cung cấp bộ chứng từ vận tải chứng minh hàng đã được bốc lên tàu. - Thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết, chịu mọi chi phí và rủi ro về hàng hóa cho đến khi hàng đã qua lan can tàu tại cảng bốc hàng. b. Thủ tục và chứng từ sử dụng trong hoạt động xuất khẩu. - Bên đối tác sẽ liên hệ với Công ty yêu cầu Báo giá những mặt hàng theo yêu cầu của họ. - Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm chuẩn bị Bảng báo giá đồng thời soạn thảo hợp đồng ngoại thương trình Giám đốc duyệt và chuyển cho Bên mua. - Bên mua sẽ hồi báo chấp nhận hay từ chối mua hàng. Khi họ chấp thuận Bộ phận kinh doanh lập Phiếu đặt hàng nội bộ chuyển phòng kỹ thuật tiến hành mua hàng( Giám đốc đã duyệt chứng từ mua hàng). - Khi nhà máy thông báo đã sản xuất xong theo đơn hàng, Bộ phận kỹ thuật nhận hàng sẽ lập chứng từ nhận hàng chuyển đến kế toán( nhập liệu vào phần mềm trị giá hàng nhập kho mặc dù hàng hóa thực tế không được nhập kho), vận chuyển hàng xuất khẩu theo hợp đồng. - Bộ phận kế toán nhận được các chứng từ liên quan đến xuất khẩu hàng sẽ kiểm tra, ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng của bên mua. Các chứng từ Công ty sử dụng trong quá trình xuất khẩu cửa là: ƒ Hợp đồng xuất khẩu . ƒ Thông báo giao hàng / Lệnh giao hàng. ƒ Bảng tổng kết giao nhận hàng hóa. ƒ Bảng xác nhận xuống tàu. ƒ Bộ chứng từ thanh toán, gồm: - Hóa đơn thương mại. - Vận đơn đường biển. - Giấy chứng nhận bảo hiểm. - Giấy chứng nhận xuất xứ. - Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng. - Phiếu đóng gói. - Bảng xác nhận thanh toán. - Ủy nhiệm chi. -………….. Trang 46 3.4.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong nước. 3.4.2.1 Tài khoản sử dụng. Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, ghi nhận doanh thu, giá vốn và các khoản phải thu,…kế toán sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: 111, 112, 131, 1561, 632, 511, 333(3331),…các khoản giảm trừ doanh thu được ghi nhận trực tiếp vào tài khoản 511. 3.4.2.2 Giá xuất kho hàng hóa. Hàng hóa xuất kho được tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Trị giá Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng nhập kho Số lượng hàng hóa = kho đầu kỳ trong kỳ x hàng xuất bán Số lượng hàng + Số lượng hàng nhập kho xuất kho tồn kho đầu kỳ trong kỳ 3.4.2.3 Các trường hợp xuất kho hàng hóa. a. Xuất bán. b. Xuất mẫu - Mẫu mới được nhập kho, Bộ phận chào mẫu( thuộc bộ phận kinh doanh lập danh sách giao mẫu cho các cửa hàng và chi nhánh trình Giám đốc duyệt và gửi đến phòng kỹ thuật. - Phòng kỹ thuật căn cứ chứng từ được duyệt lập chứng từ giao hàng về kho mẫu trong hệ thống theo quy định và chuyển chứng từ về phòng kế toán. c. Xuất bù bể, bù giải quyết khiếu nại. - Căn cứ vào Biên bản nhận hàng có khách hàng ký nhận số lượng hàng bể( hư) trong quá trình vận chuyển trình Giám đốc duyệt để xuất hàng bù bể. - Phòng kỹ thuật căn cứ chứng từ được duyệt lập chứng từ giao hàng mới xuất bù hàng cho khách hàng, chuyển chứng từ về phòng kế toán. - Phòng kỹ thuật giải quyết khiếu nại về chất lượng hàng hóa của khách hàng lập Biên bản giải quyết khiếu nại trình Giám đốc duyệt cho xử lý. d. Xuất sử dụng nội bộ. Bộ phận( văn phòng, chi nhánh) có nhu cầu về sử dụng hàng hóa lập Phiếu đề nghị xuất sử dụng trình Giám đốc duyệt, gửi chứng từ về phòng kỹ thuật lập chứng từ chuyển thủ kho xuất giao hàng . e. Đổi hàng. - Khách hàng liên hệ với bộ phận kinh doanh và gửi Giấy đề nghị đổi hàng cho bộ phận này. Bộ phận này nhận và trình Giám đốc duyệt cho đổi hàng. - Bộ phận hành chính-kinh doanh nhận chứng từ đổi hàng và lập Phiếu xuất đổi và Phiếu nhập đổi trình Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt để làm căn cứ nhập, xuất hàng. Trang 47 - Công ty chỉ giải quyết đổi hàng cho khách hàng khi hàng hóa được đề nghị đổi và hàng hóa đề nghị nhận phải cùng qui cách, chủng loại và giá bán. 3.4.2.4 Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo qui định của công ty và theo chế độ Kế toán Việt Nam, kế toán chỉ ghi nhận doanh thu khi hàng hóa được chuyển giao, quyền sở hữu hàng hóa đã thuộc về khách hàng và khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Kế toán ghi nhận số lượng và giá trị theo Hóa đơn tài chính. 3.4.2.5 Kế toán nghiệp vụ bán buôn hàng hóa. Hệ thống bán hàng của Công ty phân ra ba khu vực: miền Bắc, miền Trung và miền Nam. Mặt hàng được tiêu thụ nhiều nhất tại công ty là cửa nhựa uPVC. a. Bán hàng cho công trình. - Chính sách bán hàng của công ty đối với mặt hàng cửa rất ưu đãi, công ty sẽ chiết khấu thương mại cho khách hàng từ 10% - 30% trên tổng giá trị hợp đồng cho khách hàng đồng thời bảo hành sản phẩm 10 năm kèm theo những dịch vụ hậu mãi khác. - Trường hợp này, kế toán sẽ ghi nhận giá trị hàng xuất kho ngay khi hàng giao cho khách hàng đồng thời theo dõi tình hình khách hàng thanh toán thông qua Nhật ký theo dõi tiến độ thanh toán của hợp đồng. Khi nào khách hàng thanh toán hết tiền hàng theo hợp đồng thì khi đó xuất hóa đơn, kế toán mới ghi nhận doanh thu. - Ngày 02/02/2009, Công ty ký hợp đồng với Công ty TNHH Dũng Tiến theo Hợp đồng số: 009/HĐMB/ DTW – MT. Trị giá hợp đồng : 179.224.270đ, Chiết khấu giảm giá 10%. Ngay khi ký hợp đồng khách hàng phải thanh toán 50% trị giá hợp đồng. - Khách hàng đã thanh toán ngay 50% giá trị hợp đồng. Công ty đã nhận tiền được tiền là: 70.972.810đ. - Xuất kho hàng giao đến công trình cho công trình Dũng Tiến, trị giá hàng xuất kho là: 125.471.784đ. - Nhận tiền của công ty Dũng Tiến thanh toán đợt 2(40%) theo hợp đồng là: 88.716.013đ. - Ngày 31/03/09, Công ty nhận tiền của công ty Dũng Tiến thanh toán đợt 3(10%) theo hợp đồng là: 17.743.202đ. - Kế toán ghi nhận doanh thu khi khách hàng đã hoàn tất thanh toán. Trang 48 NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Cty Dũng Tiến thanh toán tiền cửa Tiền gửi ngân hàng 1121-S 88,716,013 Phải thu của khách hàng 131DUT 88,716,013 Xuất kho cửa giao cho công trình Giá vốn hàng xuất kho 632 125471784 Hàng hóa 15611 125,471,784 Cty Dũng Tiến thanh toán tiền cửa Tiền gửi ngân hàng 1121-S 70.972.810 Phải thu của khách hàng 131DUT 70.972.810 Cty Dũng Tiến thanh toán tiền cửa Tiền gửi ngân hàng 1121-S 17,743,020 Phải thu của khách hàng 131DUT 17,743,020 Doanh thu bán cửa Phải thu khách hàng 131DUT 177,432,027 Doanh thu bán gỗ 511 161,301,843 Thuế GTGT phải nộp 3331 16,130,184 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoảnDiễn giải HD 39640 23/2/09 24/2/09 25/3/09 31/3/09 2/3/09 KT 28/02 PXK 18/03 KT 32/02 KT 35/02 ( ghi sổ minh họa nghiệp vụ bán hàng cho công trình Dũng Tiến) b. Khách hàng khiếu nại về chất lượng của hàng hóa. - Hàng đã lắp đặt( giao )nhưng không đạt chất lượng và khách hàng không đồng ý nhận hàng: Công ty sẽ nhận lại số hàng đã lắp đặt( giao) về nhập kho đồng thời xuất kho giao lại hàng mới cho khách hàng đúng giá, đúng chất lượng và số lượng. Kế toán không hạch toán giá trị hàng nhập trả lại kho cũng như giá trị hàng xuất kho mà chỉ theo dõi chứng từ nhập trả hàng và chứng từ xuất đổi hàng và ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng và lắp đặt lại đúng vị trí cho khách hàng. Các khoản phí này kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 641-chi phí bán hàng. - Hàng không đạt chất lượng nhưng khách hàng đồng ý mua: Công ty sẽ giảm giá bán cho khách hàng. Kế toán căn cứ vào Biên bản thỏa thuận giảm giá hàng bán sẽ ghi nhận khoản giảm giá hàng bán vào tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ không hạch toán vào tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại vì kế toán sẽ không xuất hóa đơn mới để làm căn cứ ghi nhận khoản giảm giá này mà sử dụng chứng từ là Biên bản thỏa thuận giảm giá hàng bán có sự chấp thuận của người mua làm căn cứ ghi nhận khoản giảm giá. - Vận chuyển hàng cho khách hàng bị vỡ: trong trường hợp này: Trang 49 ƒ Kế toán sẽ thuyết phục khách hàng nhận hàng và hóa đơn đồng thời kế toán sẽ xuất hóa đơn giảm giá cho số lượng hàng bị bể, vỡ. Khi đó, kế toán sẽ ghi nhận khoản giảm giá này vào tài khoản 511 và giảm số tiền phải thu của khách hàng, không hạch toán vào tài khoản 532- Giảm giá hàng bán. ƒ Nếu khách hàng không chấp nhận, Công ty sẽ giao số lượng hàng khác cho khách hàng để đền số hàng bị bể. Trường hợp này, kế toán không hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm kế toán mà chỉ theo dõi chứng từ nhận hàng và xuất hàng. Tại công trình Bà Nà, khách hàng khiếu nại cửa của Công ty giao bị trầy và màu sắc bị phai, có hiện tượng bị ố vàng. Công ty đã cử nhân viên kỹ thuật đến kiểm tra và xác minh có hiện tượng trên. Công ty đã thay cửa mới cho khách hàng đồng thời nhập kho cửa từ công trình về kho. - Căn cứ vào Giấy đề nghị đổi hàng kế toán theo dõi hàng có được nhập và xuất kho hay không và hạch toán những chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển: Phí vận chuyển cửa về nhập kho và đến công trình là: 550.000( trong đó VAT 10%). - Đối với những cửa bị ố vàng không phải do chất lượng sản phẩm mà do ảnh hưởng của môi trường ẩm, thấp,..( do nằm trong thời gian bảo hành sản phẩm) công ty đã cử nhân viên đến chùi rửa cho khách hàng, tiền công được tính vào lương cho nhân viên 250.000đ. NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Chi phí bán hàng 641077 500,000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 50,000 Tiền mặt 1111MN 550,000 Chi phí bảo hành sản phẩm Chi phí bán hàng 64175 250,000 Phải trả công nhân viên 334 250,000 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoảnDiễn giải KT 30/02 25/02/09 25/02/09 Chi phí vận chuyển hàng cho Ctrình Bà NàPC 69/02 3.4.2.6 Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa. - Hàng ngày, kế toán nhận được Hóa đơn và Đơn hàng bán từ bộ phận kinh doanh sẽ hạch toán nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận số tiền thu được từ hoạt động bán hàng( không bán chịu). Chi chí vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách hàng sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng. - Khi công ty có chính sách bán hàng khuyến mãi thì kế toán phải lập thêm một hóa đơn cho hàng khuyến mãi và hạch toán trị giá hàng khuyến mãi vào tài khoản 512- Doanh thu nội bộ. Trang 50 - Bán lẻ hàng hóa vẫn xảy ra các trường hợp khách hàng khiếu nại về hàng hóa nhưng công ty chỉ giải quyết khiếu nại khi hàng hóa do công ty giao hàng tận nơi cho khách hàng và những hư hỏng xảy ra do chất lượng của hàng hóa. - Ngày 25/03/2009, Kế toán nhận được Đơn hàng bán và hóa đơn bán gỗ, giá bán : 2.310.000đ( trong đó VAT 10%), giá xuất kho: 1.093.652đ đã thu tiền khách hàng, kèm theo công ty khuyến mãi một tấm nệm trị giá 200.000đ. NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Xuất kho gỗ Giá vốn hàng bán 632 1,093,653 Hàng hóa(gỗ) 15613 1,093,653 Doanh thu bán gỗ Phải thu khách hàng 131DHN 2,310,000 Doanh thu bán gỗ 511 2,100,000 Thuế GTGT phải nộp 3331 210,000 Thu tiền bán gỗ theo DHB010/29-BLE Thu tiền bán gỗ theo DHB010/29-BLE 1111MN 2,310,000 Phải thu khách hàng 131DHN 2,310,000 Xuất kho hàng khuyến mãi Giá vốn hàng bán 632 200,000 Hàng hóa 15613 200,000 Khuyến mãi hàng bán Chi phí khác 64188 220,000 Doanh thu nội bộ 512 220,000 Thuế GTGT phải nộp 3331 20,000 25/3/09 25/3/09 20/3/09 Số tiềnSố hiệu tài khoảnDiễn giải 25/3/09 Chứng từ 25/3/09PT 06/03 KT 30/03 PXK 23/03 HD 39640 PXK 22/03 (Minh họa nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa) 3.4.2.7 Kế toán nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu. Kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu chia làm nhiều giai đoạn: - Ghi nhận giá trị hàng xuất kho nhưng chưa qua lan can tàu: kế toán hạch toán vào tài khoản 632 không sử dụng tài khoản 157- Hàng gửi đi bán: chứng từ làm căn cứ ghi nhận là Phiếu đặt hàng. - Ghi nhận doanh thu bán hàng, các khoản thuế phải nộp liên quan đến hàng xuất khẩu: chứng từ làm căn cứ để kế toán hạch toán là Hóa đơn thương mại-invoice, tờ khai nhập khẩu, tỉ giá ghi nhận khoản phải thu khách hàng là tỉ giá tính thuế xuất khẩu của cơ quan hải quan. Trang 51 - Ghi nhận các khoản phí phát sinh: chứng làm căn cứ để kế toán hạch toán là Hóa đơn vận chuyển, Hóa đơn bảo hiểm,… - Ghi giảm nợ phải thu của khách hàng: khi kế toán nhận được thông báo ngân hàng sẽ ghi giảm nợ, tỉ giá được dùng để tính là tỷ giá thực tế phát sinh khi giao dịch tại ngân hàng, khoản chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào tài khoản 515( nếu chênh lệch lời) hoặc tài khoản 635( chênh lệch lỗ), chứng từ làm căn cứ để kế toán hạch toán là: Sổ phụ ngân hàng. - Ngày 06/02/2009, Công ty xuất kho hàng hóa giá xuất kho 29.690.000đ, giá bán chưa thuế 2,883.00USD/FOB.SPAIN - Ngày 10/02/2009 hàng đã giao lên tàu cho khách hàng đúng thời hạn theo hợp đồng xuất khẩu số No. 64692/DTW-T&D. Thuế xuất khẩu 5%, các chi phí kiểm nghiệm bốc dỡ công ty đã trả bằng tiền mặt là 689.000đ. Tỉ giá giao dịch tính thuế xuất khẩu là 17.609đ/USD. - Ngày 10/03/2009, Công ty đã thông báo cho bên mua nhận hàng và yêu cầu thanh toán tiền hàng. Công ty đã nhận được tiền trong ngày. Thủ tục phí ngân hàng 12USD. Tỉ giá giao dịch khi nhận tiền thanh toán 17.780đ/USD. Kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu như sau: NHẬT KÝ CHUNG Số Ngày Nợ Có …. ….. ….. ….. ….. ….. Xuất kho hàng xuất khẩu Xuất kho hàng xuất khẩu 632 20,690,000 Trị giá hàng xuất kho 15611 20,690,000 Tạm ứng tiền đóng thuế XK Tạm ứng tiền đóng thuế XK 141NNQ 2,538,337 Tiền mặt 1111MN 2,538,337 Thu hoàn tạm ứng Thu hoàn tạm ứng 1111MN 2,538,337 Tạm ứng cho nhân viên 141NNQ 2,538,337 Thuế xuất khẩu phải nộp Doanh thu bán hàng 511 2,538,337 Thuế xuất khẩu phải nộp 3333 2,538,337 Doanh thu bán cửa nhựa Phải thu của khách hàng (United House Office) 131UHO 49,209,927 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoảnDiễn giải PXK 05/02 6/2/09 PC 22/02 7/2/09 PT 39/02 10/2/09 KT 24/02 7/2/09 HD168 10/2/09 Trang 52 TT chi phí v/chuyển, thuế XK Chi phí bán hàng 64115 689,000 Phải trả cho nhà nước 3333 2,538,337 Tiền mặt tại quỹ 111MN 3,227,337 Thu tiền khách hàng trả nợ Thu tiền khách hàng trả nợ 1122-S 51,046,380 Phải thu của khách hàng (United House Office) 131UHO 50,555,439 Doanh thu tài chính 515 490,941 Chi phí bán hàng 641235 213,360 Phải thu khách hàng 131UHO 211,308 Doanh thu tài chính 515 2,052 PC 49/02 10/2/09 Thanh toán phí giao dịch ngân hàng KT 27/02 10/2/09 KT 28/02 10/2/09 3.5 Kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ. Hàng quý, kế toán tiến hành kiểm kê kho đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với sổ sách kế toán nhằm phát hiện những sai sót hoặc gian lận xảy ra. Chênh lệch kho xảy ra tại công ty thường do những trường hợp như sau: a. Chênh lệch thiếu: - Giao hàng thừa cho khách hàng không phát hiện ra dẫn đến trong kho thiếu hàng. - Do số lượng hàng bể( vỡ) trong quá trình vận chuyển giao cho khách hàng nhập lại kho không còn sử dụng. - Do nhân viên quản lý kho làm mất. - Do hàng giao cho khách hàng mã hàng này nhưng nhập liệu vào sổ tài khoản hàng hóa lại nhập mã hàng bán khác, dẫn đến trong kho thừa mặt hàng này nhưng lại thiếu mặt hàng kia. - Một số trường hợp khác thiếu không xác định được nguyên nhân. b. Chênh lệch thừa: - Thừa do hàng đã lập Phiếu xuất kho nhưng chưa giao hàng. - Thừa do khách hàng gửi hàng tại công ty. - Thừa hàng do nhà cung cấp giao hàng bổ sung nhưng kế toán chưa ghi sổ. - Thừa do xuất bán không đúng mã hàng. - Một số trường hợp thừa hàng khác không rõ nguyên nhân. Khi nhận được Biên bản kiểm kê hàng hóa kế toán sẽ hạch toán giá trị hàng thừa thiếu. Cuối quý I /2009, Công ty tiến hành kiểm kê kho đồng thời ở 3 khu vực Miền Bắc, Miền Trung và Miền Nam. Biên bản kiểm kê kho xác nhận: - Kho cửa nhựa uPVC: Cửa ở các phòng trưng bày không phát hiện thiếu hoặc thừa so với số liệu sổ sách. Trang 53 Cửa công trình không bao giờ có tồn kho vì thực tế mua hàng không nhập kho mà chuyển thẳng đến công trình của khách hàng. Công trình khách sạn Thiên Tứ thủ kho đã xác nhận lên Phiếu giao hàng cho khách hàng nhưng trên sổ sách kế toán vẫn còn tồn kho số cửa nhựa của công trình này. Nguyên nhân là do kế toán chưa lập Phiếu xuất kho cho số hàng này ( tổng giá trị là 85.796.215đ). - Kho gương soi: Số liệu thực tế kiểm kê ít hơn số liệu sổ sách kế toán là 5 gương soi, công ty chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch.( tổng giá trị là 5.108.128đ). - Kho gỗ: Công ty không nhập kho gỗ nữa vì đang dự tính không kinh doanh mặt hàng này nữa. Số lượng thực tế kiểm kê thiếu 21 bộ so với sổ kế toán( tổng giá trị là 105.016.437đ) và thừa 7 bộ khác so với sổ kế toán( tổng giá trị là 25.916.476đ). kế toán vẫn chưa xác định được nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào Biên bản kiểm kê hạch toán như sau: NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Giá vốn hàng bán 632 85,796,215 Hàng hóa( cửa nhựa) 15611 85,796,215 Điều chỉnh kho gương tháng 03/09 ( Biên bản kiểm kê 31/03/09) Tài sản thiếu chờ xử lý 1381 5,108,128 Hàng hóa( gương soi) 15612 5,108,128 Điều chỉnh kho gỗ tháng 03/09 ( Biên bản kiểm kê 31/03/09) Tài sản thiếu chờ xử lý 1381 105,016,437 Hàng hóa( gỗ) 15613 105,016,437 Điều chỉnh kho gỗ tháng 03/09 ( Biên bản kiểm kê 31/03/09) Hàng hóa( gỗ) 15613 25,916,476 Tài sản thiếu chờ xử lý 3381 25,916,476 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoảnDiễn giải KT 29/03 31/3/09 31/3/09 Xuất kho cửa của công trinh khách sạn Thiên Tứ ( Biên bản kiểm kê 31/03/09)PXK34/03 KT 30/03 31/3/09 KT 31/03 31/3/09 Trang 54 Chương 4. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Nhận xét 4.1.1 Thủ tục kiểm soát nội bộ 4.1.1.1 Thủ tục nhập xuất và quản lý tài sản. Thủ tục nhập xuất và quản lý tài sản tại công ty tương đối chặt chẽ, bất kỳ nghiệp vụ phát sinh nào đều phải có chứng từ theo quy định và có chữ ký của người có thẩm quyền. a. Thủ tục nhập mua hàng hóa, vật tư trong nước. - Chứng từ xác nhận Nhu cầu mua hàng hóa luôn thể hiện rõ số lượng và giá trị của hàng hóa cần mua, do bộ phận nào lập, phải được Thủ trưởng đơn vị chấp thuận cho mua hàng. - Hàng về nhập kho, thủ kho nhận hàng, ký nhận trên Biên bản giao nhận hàng, nếu không có Biên bản này thủ kho không nhập kho lô hàng này. - Kế toán nhận chứng từ kiểm tra lại tính chính xác và tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ chỉ ghi nhận vào chương trình khi chứng từ đạt yêu cầu. Trường hợp, có xảy ra sai, nhầm kế toán sẽ thông báo cho người có trách nhiệm giải quyết. - Kế toán trưởng ký Phiếu nhập kho khi có đầy đủ bộ chứng từ quy định. - Kế toán trưởng đã ký Phiếu nhập kho, kế toán viên chuyển chứng từ này trình Giám đốc ký. Phiếu nhập kho chỉ được lập một lần và Giám đốc chỉ ký một lần tương ứng với bộ chứng từ. Giám đốc khi ký Phiếu nhập kho có đóng mộc và làm dấu trên H óa đơn chứng từ đã ký để tránh một Hóa đơn mà làm nhiều Phiếu nhập kho. - Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp thì bộ chứng từ mua hàng cần phải đầy đủ và lần thanh toán cho hóa đơn nào trình kế toán trưởng và Giám đốc duyệt cho trả nợ, khi đó kế toán mới tiến hành thanh toán. - Chứng từ mua hàng được đánh số liên tục, chứng từ nào đã được thanh toán luôn đóng dấu đã thanh toán lên bộ chứng từ mua hàng và lưu tách biệt giữa chứng từ đã thanh toán và chưa được thanh toán. b. Thủ tục nhập mua hàng hóa nhập khẩu . - Giấy đề nghị mua hàng được kiểm tra bởi một bộ phận độc lập, Giám đốc duyệt mới tiến hành các thủ tục mua hàng nhập khẩu. - Khi hàng sắp về đến cảng, Công ty luôn thông báo và sắp xếp nhân viên xuất nhập khẩu đi nhận hàng và làm thủ tục chuyển hàng về Công ty. Thông báo cho thủ kho kế hoạch nhận hàng nhập khẩu để có mặt xếp dỡ hàng nhập khẩu vào kho kịp thời. - Hàng nhập khẩu về nhập kho luôn có xác nhận của thủ kho, xác nhận chất lượng của bộ phận có thẩm quyền. - Kế toán luôn nhận được bộ chứng từ nhập kho đối với hàng nhập khẩu, kiểm tra chứng từ theo đúng quy định, ghi nhận công nợ phải trả trên invoice gốc, ghi nhận thuế nhập khẩu, cước vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, phí nhận hàng cho những lô hàng nhập khẩu, không được ghi nhận công nợ đối với các chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu mà hàng này chưa được nhập kho. Trang 55 c. Thủ tục ghi nhận chi phí vận chuyển. - Khi ghi nhận công nợ cho nhà cung cấp nào cung cấp dịch vụ vận chuyển bắt buộc phải có hợp đồng vận chuyển được ký kết giữa 2 bên hoặc Hóa đơn đúng theo quy định. - Nhân viên kế toán kiểm tra hóa đơn và chứng từ liên quan đến vận chuyển tiến hành ghi nhận công nợ và cập nhật phí vào tiền hàng, lập Phiếu kế toán và được duyệt bởi kế toán trưởng và Giám đốc, tiến hành thanh toán tiền hàng theo đúng quy định. d. Thủ tục xuất bán hàng. - Bộ phận kinh doanh mới có quyền lập Phiếu đặt hàng nội bộ và Biên bản giao hàng không có quyền xuất hóa đơn. - Hàng xuất kho phải có Phiếu xuất kho đối với xuất đổi và Hóa đơn đối với xuất bán( lẻ), hoặc hợp đồng mua bán( đối với bán hàng cho công trình). - Nhân viên xuất hóa đơn chỉ xuất hóa đơn khi có đầu vào tránh tình trạng có doanh thu nhưng chưa có giá vốn( mua hàng không nhập kho mà bán chuyển thẳng). - Thủ tục kiểm soát tương đối đầy đủ đối với xuất bán hàng hóa, còn thủ tục nhập mua không đảm bảo tính kịp thời vì hàng hóa nhập kho thì phải làm thủ tục nhập nhưng đôi lúc hàng đã nhập kho, xuất sử dụng gần hết nhưng chưa làm thủ tục nhập kho đợi khi kế toán nhận được hóa đơn và đòi chứng từ nhập kho của bộ phận kho thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho. e. Quản lý thu tiền. Việc thu tiền tại công ty quản lý rất chặt chẽ, thủ quỹ giữ tiền của công ty, nhân viên kinh doanh được phép thu tiền bán hàng phải nộp lại cho thủ quỹ vào cuối mỗi ca( ngày). Công ty đã đưa ra những quy định rất chặt chẽ giảm đáng kể rủi ro thất thoát tài sản. 4.1.2 Tổ chức công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị tương đối tốt a. Phân quyền và phân chia công việc. - Đảm bảo nguyên tắc tách biệt giữa chức năng phê duyệt, thực hiện và bảo quản tài sản. Nhân viên giữ tiền không được giao nhiệm vụ ghi chép nghiệp vụ mua hàng, bán hàng và thanh toán tiền hàng. Thủ kho không đảm nhiệm chức năng mua hàng và phê chuẩn nghiệp vụ nhập xuất kho hàng. Kế toán chỉ ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh không thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa,.. - Phân chia công việc trong phần hành kế toán vẫn đảm bảo hợp lý. Tuy nhiên, do hiện tại công ty chỉ có 2 kế toán nên công việc tương đối nhiều. b. Tổ chức hệ thống chứng từ. - Chứng từ được tổ chức xây dựng đầy đủ để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát. Chứng từ được thiết lập phù hợp với hoạt động của công ty và đúng theo quy định của nhà nước. - Chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh và chỉ lập một lần đúng thủ tục và đúng người có trách nhiệm. Chứng từ được lập đúng mẫu đúng tên gọi, đúng số Trang 56 hiệu, đánh số thứ tự, ghi rõ các thông tin cần thiết và có đầy đủ con dấu, chữ ký của người có trách nhiệm đúng vị trí. - Chứng từ nào bị sai mà bôi xóa thì chứng từ đó không có giá trị, theo quy định của Công ty chứng từ sai phải hủy và lập lại chứng từ mới cho đúng. - Chứng từ được kiểm tra về thủ tục, về tính chính xác cả về số lượng lẫn giá trị, quan trọng nhất là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Chứng từ có nhiều tờ phải đóng dấu giáp lai, chứng từ liên quan đến tiền được ký từng liên. - Tổ chức luân chuyển chứng từ để kiểm soát nội bộ, để ghi nhận nghiệp vụ, Mỗi loại chứng từ có quy trình luân chuyển khác nhau, chứng từ đến phần hành nào thì tại phần hành kế toán đó phải kiểm tra ghi nhận nghiệp vụ kinh tế kịp thời. - Chứng từ được được bảo quản và lưu theo số và theo thời gian, chứng từ được đánh số liên tục, chứng từ nào bị hủy được in ra và ghi chú hủy để số chứng từ được liên tục. c. Tổ chức hệ thống tài khoản. - Hệ thống tài khoản của công ty được phân thành tài khoản cấp 1,2 và tài khoản chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý chi tiết để theo dõi từng đối tượng kế toán, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các cấp quản lý. Số liệu tổng trên tài khoản chi tiết bắt buộc phải bằng với số trên tài khoản tổng hợp. - Công ty áp dụng hệ thống tài khoản do Nhà nước quy định và thiết kế thêm những tài khoản chi tiết phù hợp quy mô và đặc điểm quản lý của Công ty, - Mỗi phần hành kế toán chịu trách nhiệm quản lý một số tài khoản do Kế toán trưởng phân công. d. Tổ chức hệ thống sổ kế toán. - Tại công ty có bao nhiêu tài khoản thì được mở bấy nhiêu sổ cái và bao nhiêu tài khoản chi tiết thì được mở bấy nhiêu sổ chi tiết tương ứng - Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi đúng kỳ và có sự sắp xếp tăng dần số thứ tự của chứng từ cùng với sự tăng dần về thời gian ghi sổ để tránh sự đảo lộn chứng từ. Nếu ghi nhận sai thì phải sửa lại theo quy định. - Công tác khóa sổ kế toán được thực hiện vào cuối kỳ. Phòng kế toán có nhiệm vụ đóng kỳ sau khi kiểm tra đầy đủ và chính xác. Mỗi phòng ban phải đảm bảo hoàn tất công việc của tháng trước đúng ngày quy định. Các phần hành kế toán có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ là hoàn toán đúng không có sự sai xót nào. Các phần hành kế toán chi tiết in sổ và xác nhận số liệu chi tiết cho kế toán tổng hợp theo đúng thời gian Công ty quy định. - Kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển các nghiệp vụ có liên quan để xác định kết quả kinh doanh, đóng kỳ kế toán và rút số dư cuối kỳ. e. Tổ chức hệ thống báo cáo. - Báo cáo kế toán tại công ty gồm 2 loại: báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. - Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính. - Kế toán trưởng kiểm tra báo cáo tài chính và lập báo cáo quản trị. Trang 57 - Hàng tháng khi đóng kỳ kế toán hoàn tất thì kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo luân chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. - Kế toán tổng hợp phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu tổng hợp, kiểm tra số liệu chi tiết với từng tài khoản. Loại bỏ chi phí không hợp lý qua tài khoản chi phí thuế bị loại trước khi làm báo cáo tài chính để làm căn cứ kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. - Kiểm tra Bảng kê thuế đầu ra và Bảng kê thuế đầu vào, lập và nộp Báo cáo thuế GTGT trước ngày 20 hàng tháng. - Tổ chức kiểm kê tài sản, kiểm tra thực tế để xác định số lượng và giá trị có thật của các loại tài sản tại thời điểm kiểm kê. Quy định của công ty một năm kiểm kê 4 lần (kiểm kê hàng quí) nhưng nếu cần thiết có thể có sự kiểm kê đột xuất. - Mặc dù không thường xuyên kiểm kê nhưng hàng ngày đều có sự kiểm tra đối chiếu giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế có ký xác nhận số lượng tồn kho hàng ngày giữa người quản lý trên sổ sách và thủ kho. - Cuối tháng thủ kho kiểm tra và ký xác nhận số lượng tồn kho trên Bảng nhập xuất tồn. - Việc kiểm kê định kỳ có lập hội đồng kiểm kê do Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng làm trưởng ban. - Tiến hành thông báo bố trị nhân sự, thời gian và địa điểm kiểm kê. - Trong tháng kiểm kê thì phải có sự kiểm tra và đối chiếu liên tục giữa sổ sách và số liệu thực tế để phát hiện sai sót và chỉnh sữa kịp thời. Thủ kho, thủ quỹ tiến hành kiểm tra sơ bộ kho hàng, kho tiền tiến hành sắp xếp gọn gàn để công tác kiểm kho tổng thể được tiến hành nhanh hơn đỡ tốn kém thời gian và nguồn lực. - Công tác kiểm kê được tổ chức đồng loạt, được chia thành nhiều nhóm, tổ chức đồng thời và trong thời gian ngắn nhất. Số liệu kiểm kê được lập thành Biên bản thành viên đi kiểm kê ghi số liệu kiểm tra thực tế vào Biên bản kiểm kê. - Tập hợp Biên bản kiểm kê đối chiếu số sổ sách và số thực tế, xác định tài sản thừa thiếu sau kiểm kê, tìm nguyên nhân chênh lệch, đề xuất hướng xử lý để điều chỉnh số sổ sách cho khớp với số thực tế. f. Tổ chức bộ máy kế toán. - Bộ máy kế toán của đơn vị có chức năng kiểm tra kiểm soát các bộ phận khác. Do đó kế toán trưởng của công ty có nhiệm vụ rất quan trọng là phải tổ chức bố trí nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp với quy mô hoạt động của đơn vị. - Nhân sự trong bộ máy kế toán của công ty được bố trí công việc ở mức tương đối. - Mỗi nhân sự trong bộ máy kế toán của công ty đều thỏa các tiêu chuẩn và điều kiện sau: + Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp trung thực liêm khiết có ý thức tôn trọng pháp luật. + Có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn am hiểu về kế toán nắm vững nguyên lý kế toán và tác nghiệp được trong công việc kế toán. + Không vi phạm các quy định về lao động phải ở độ tuổi thành niên, phải có năng lực hành vi về pháp luật dân sự, không vi phạm pháp luật, không bị truy tố, không bị kỹ luật đến mức đình chỉ và cấm làm kế toán. Trang 58 - Bộ máy kế toán được chia làm nhiều phần hành nhưng quá trình nhập liệu vào phần hành sẽ do 1 nhân viên kế toán thực hiện, và kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại tính hợp lý và chính xác. - Kế toán trưởng đã tổ chức mối liên hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban chức năng khác trong phạm vi đơn vị để tổ chức nguồn số liệu và tài liệu kế toán kịp thời. 4.1.3 Sổ sách - Việc mở sổ và khóa sổ kế toán được thực hiện hàng tháng và hoàn thành đúng thời gian kế toán trưởng quy định. - Sổ sách kế toán được in theo mẫu do Bộ Tài Chính quy định. - Mỗi tài khoản được in sổ và lưu lại theo một trật tự nhất định, dễ tìm và dễ lấy. 4.1.4 Báo cáo Ngoài những báo cáo phải lập theo quy định của Nhà nước thì bộ phận kế toán còn phải làm một số báo cáo quản trị để phục vụ nội bộ của công ty. 4.1.5 Định khoản Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, Công ty áp dụng một số nghiệp vụ hạch toán khác Thông tư hướng dẫn số 61/2007/TT/BTC ngày 31/12/2007 hướng dẫn thực hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC: Bút toán ghi nhận hàng mua đang đi đường cuối tháng: Kế toán không hạch toán hàng mua đang đi đường mà chỉ lưu chứng từ theo dõi và khi nhận hàng nhập kho kế toán mới ghi nhận nghiệp vụ: Nợ TK 156 Nợ TK 133(nếu có) Có TK 111,112.. → Ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Bút toán ghi nhận hàng mua bán thẳng không qua kho: Kế toán vẫn ghi nhận hàng nhập kho rồi mới xuất kho giống như nghiệp vụ mua hàng nhập kho bình thường, kế toán ghi: Nợ TK 156 Nợ TK 133(nếu có) Có TK 111,112.. Và Nợ TK 632 Có TK 156 → Nhằm theo dõi và phản ánh tốt giá trị hàng hóa trong kỳ. Trang 59 Hàng xuất kho để xuất khẩu nhưng vẫn còn đang chờ chuyển lên tàu, kế toán ghi trị giá hàng xuất kho vào giá vốn hàng bán không ghi nhận vào hàng gửi đi bán, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 156 → Ghi nhận trước giá vốn khi hàng chưa xác định chắc chắn tiêu thụ chưa phù hợp với nguyên tắc phù hợp giữa giá vốn và doanh thu. Bút toán tạm ứng: - Khi chi tạm ứng hạch toán: Nợ TK 141 Có TK 111 - Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 156, 641, 642 Nợ TK 133(nếu có) Có TK 331 - Khi thu hoàn tạm ứng hạch toán: Nợ TK 111 Có TK 141 - Khi chi tiền trả tiền hàng: Nợ TK 331 Có TK 111 → Bút toán cấn trừ tạm ứng tạo nên một khoản tiền thu vào không có thực nhưng trên Sổ Cái ghi nhận số tiền nhập quỹ. Tuy nhiên, hạch toán bằng cách này giúp doanh nghiệp quản lý tốt khoản tiền tạm ứng cho nhân viên. Bút toán ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: Công ty không sử dụng tài khoản 1562 để ghi nhận các khoản phí phát sinh, mà sử dụng tài khoản 1561. Kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111, 112, 331,.. → Theo cách hạch toán này, Công ty không cần phải theo dõi và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra và các khoản phí phát sinh này thường rất ít so với giá trị hàng nhập kho. Trang 60 4.2 Kiến nghị 4.2.1 Thủ tục kiểm soát nội bộ - Cần quy định cụ thể thời gian chứng từ chuyển từ các bộ phận khác đến phòng kế toán và ngược lại. Chẳng hạn, thủ kho khi nhận hàng vào kho thì trong vòng 3 ngày sau khi nhập kho thì phải yêu cầu nhận phiếu nhập kho để đối chiếu kiểm tra với số liệu sổ sách và để cập nhật vào thẻ kho kịp thời. - Đối với những hàng hóa mua về bán hoặc sử dụng thẳng thì cần phân công rõ cho bộ phận nào có trách nhiệm quản lý về sổ sách lập phiếu nhập kho để quản lý bên ngoài, theo dõi lượng nhập xuất tồn. Bộ phận sử dụng có nhiệm vụ theo dõi và báo cáo hiện trạng của hàng hóa, nếu bị hư hỏng và không thể sữa chữa được thì làm phiếu yêu cầu xuất hàng hóa với lý do hàng bị hư hỏng để nhân viên quản lý trên sổ sách có kiến nghị để thanh lý. 4.2.2 Tổ chức công tác kế toán - Tổ chức công tác kế toán tại Công ty tương đối hợp lý nhưng do công việc tương đối nhiều do đó công tác nghiên cứu để xây dựng và phân công công việc giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán cũng như các bộ phận khác ngày càng hợp lý hơn. - Nhân viên kế toán phải chuyên môn hóa để có nguồn lực kế thừa mỗi khi có nhân viên nghỉ phép dài hạn để công việc kế toán không bị trì trệ. 4.2.3 Chứng từ, sổ sách Cần phát huy tốt công tác này nhằm tạo truyền thống tốt để người đi sau kế thừa và phát huy nề nếp có sẵn của người đi trước. 4.2.4 Báo cáo Cần có sự sàn lọc lại báo cáo để tránh lãng phí thời gian, công sức và giấy tờ góp phần thực hiện tốt chủ trương tiết kiệm của Công ty và đồng thời giúp giảm nhẹ công việc cho kế toán, giúp các phần hành kế toán có thời gian nghiên cứu các công tác kiểm tra kiểm soát tốt hơn. Chẳng hạn như: - Báo cáo thống kê sản lượng xuất bán. - Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ: khách hàng của công ty phần lớn đều ký hợp đồng với công ty đặt cọc tiền hàng thì công ty mới tiến hành giao hàng, lắp đặt tới đâu thanh toán tiền đến đó, phần còn lại là khách mua lẻ bán hàng thu tiền ngay - Báo cáo doanh số bán theo nhân viên: mục tiêu của công ty là theo dõi doanh số bán ở từng miền, chỉ cần làm báo cáo doanh số bán theo khách hàng. 4.2.5 Định khoản Chính sách chung của Công ty là luôn tuân thủ pháp luật mọi nghiệp vụ phát sinh tại Công ty được định khoản theo đúng Thông tư hướng dẫn của Bộ tài chính, do đó cần phải duy trì và phát triển chính sách công ty đưa ra. Tuy nhiên, do yêu cầu quản lý một vài bút toán không hạch toán theo hướng dẫn, do đó cần phải: + Đối với bút toán định khoản liên quan hàng chờ xuất khẩu: Nếu Công ty chắc chắn hàng xuất khẩu được có thể ghi nhận ngay giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, để phù hợp kế toán cần ghi nhận giá trị hàng xuất kho thông qua tài khoản 157, khi xác nhận đã giao hàng sẽ ghi nhận giá vốn hàng bán vào tài khoản 632. Trang 61 - Khi xuất kho hàng kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 156 - Khi xác định hàng đã chắc chắn tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 157 + Đối với bút toán tạm ứng tốt nhất nên cấn trừ tại lúc nhập hàng: thu tiền tạm ứng còn thừa hoặc chi tiền trả bổ sung cho nhân viên tránh tình trạng nhân viên có ý không trả lại tiền do trên sổ tạm ứng cho nhân viên không còn số dư.