Đề tài Xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam

h hợp nhất để phân bổ các khoản mục chi phí trên cho các loại sản phẩm là “số giờ máy hoạt động” để sản xuất ra loại sản phẩm đó. Mặc khác, do mô hình tính giá thành theo đề xuất là mô hình tính giá thành theo chi phí thực tế kết hợp với chi phí ước tính, nên chi phí sản xuất chung được tính phân bổ vào giá thành trong kỳ là chi phí sản xuất chung ước tính. Chi phí sản xuất chung ước tính cho 1 giờ máy = Tổng chi phí sản xuất chung ước tính (năm) Tổng số giờ máy dự toán (năm) Chi phí sản xuất chung ước tính phân bổ cho từng loại sản phẩm = Số giờ máy thực tế cho từng loại sản phẩm x Chi phí sản xuất chung ước tính cho 1 giờ máy Cuối kỳ kế toán xử lý khoản chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí ước tính và chênh lệch này sẽ được đưa vào giá vốn hàng bán. Đối với khoản mục chi phí gia công từ bên ngoài, kế toán sẽ theo dõi chi tiết theo từng loại bán thành phẩm gia công và hạch toán trực tiếp chi phí gia công vào loại sản phẩm đó (62774: chi phí gia công). 3.4.2.3. Tính giá thành sản phẩm Kỳ tính giá thành sản phẩm là hàng tháng thay vì là hàng quí như trước đây. Đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành. Tuy nhiên nếu các nhà quản lý yêu cầu thông tin giá thành về các bán thành phẩm thì kế toán cũng tính được vì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã được tập hợp theo từng loại sản phẩm, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung đã được tập hợp theo từng phân xưởng sản xuất. Sau khi tập hợp 3 khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và tổng hợp được chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, kế toán cần phải xác định số lượng sản phẩm hoàn thành tương đương theo từng loại sản phẩm để tính giá thành sản phẩm. Trong quá trình kiểm kê, kế toán công ty có thể dễ dàng tính mức độ hoàn thành của các sản phẩm dở dang cuối kỳ, bằng cách dựa vào bảng tỷ lệ hoàn thành của bán thành phẩm theo từng công đoạn đã được công ty xác định. Cụ thể đối với khoản mục nguyên vật liệu trực tiếp được xác định bằng 100% chi phí thực tế phát sinh ở từng công đoạn, khoản mục chi phí nhân công trực tiếp và khoản mục chi phí sản xuất chung được qui đổi sang 64 sản phẩm hoàn thành theo tỷ lệ % (xin tham khảo phụ lục 17: tỷ lệ hoàn thành cuả bán thành phẩm theo từng công đoạn). Từ những vấn đề trên, em đề nghị công ty sử dụng phương pháp FIFO để tính sản lượng hoàn thành tương đương cũng như để tính giá thành đơn vị sản phẩm. Sau khi xác định số lượng hoàn thành tương đương, giá thành đơn vị sẽ được xác định theo từng khoản mục chi phí theo công thức sau: Giá thành đơn vị Tổng chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ Sản lượng tương đương theo phương pháp FIFO = So với cách tính giá thành hiện tại ở công ty, cách tính giá thành này có các ưu điểm sau: ƒ Biết được giá thành thực tế của từng loại giày theo từng khoản mục. Trước đây công ty chỉ tính giá thành thực tế của khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp các loại giày tồn kho, loại nào không tồn kho công ty không tính giá thành. ƒ Cung cấp thông tin về giá thành chính xác hơn ƒ Cung cấp thông tin giúp xác định được hiệu quả kinh doanh của từng loại giày. ƒ Kiểm soát được chi phí thông qua việc phân tích so sánh sự biến động giá thành thực tế so với định mức hoặc thông qua việc so sánh sự biến động giá thành thực tế kỳ này với giá thành thực tế kỳ trước. 3.4.3. Xây dựng hệ thống dự toán tại công ty Samyang Việt Nam 3.4.3.1. Vai trò của hệ thống dự toán đối với công ty. - Dự toán ngân sách giúp các nhà quản lý nhìn thấy tình hình tài chính trong tương lai của công ty. - Là thước đo giúp nhà quản lý thực hiện chức năng kiểm soát. Nhà quản lý phải biết những dự tính của mình hoàn thành như thế nào. Nếu kết quả xảy ra khác với dự tính, nhà quản lý sẽ có những biện pháp điều chỉnh kịp thời để hoạt động của công ty này càng tốt hơn. - Dự toán ngân sách giúp các quản lý chuẩn bị nguồn lực để phục vụ tốt hơn cho quá trình sản xuất. Đặc biệt tại công ty Samyang Việt Nam đó là dự đoán nguồn lao động. Với việc thiếu hụt lao động phổ thông như hiện nay ở Củ Chi thì dự toán ngân sách càng đóng vai trò quan trọng trong công ty, nó giúp các nhà quản lý biết được cần phải sử dụng bao nhiêu người lao động trong sản xuất. Từ 65 đó nhà quản lý biết được có cần tuyển thêm công nhân hay không và nếu có thì số lượng sẽ tuyển là bao nhiêu và sẽ tuyển vào thời điểm nào. 3.4.3.2 Trình tự lập dự toán. Luận văn xin đề nghị trình tự lập dự toán ngân sách như sau: Ở công ty Samyang Việt Nam có ba cấp quản lý là: cấp quản lý cao nhất là Tổng Giám Đốc, cấp quản lý trung gian là Giám Đốc các bộ phận và cấp quản lý phân xưởng là các trưởng xưởng. Tổng Giám Đốc sẽ đưa ra mục tiêu của công ty. Giám Đốc các bộ phận sẽ triển khai mục tiêu này thành các dự thảo ngân sách tổng quát và chuyển xuống nhà quản lý cấp phân xưởng. Các nhà quản lý phân xưởng sẽ lập dự toán chi tiết ở phân xưởng mình quản lý sau đó trình lên cấp trên. Các nhà quản lý cấp trên sẽ xem xét các thông tin chi tiết từ cấp phân xưởng kết hợp với mục tiêu toàn công ty để quyết định dự toán ngân sách cho toàn công ty. Các nhà quản lý cấp phân xưởng ở công ty Samyang (người Việt Nam và người Hàn Quốc) đa số là những người lớn tuổi. Họ giỏi về sản xuất, còn về việc lập các dự toán sản xuất ở phân xưởng thì họ chưa từng làm. Vì vậy để có được một hệ thống dự toán đáng tin cậy thì các nhà quản lý cấp toàn công ty mà cụ thể là Ban Giám Đốc phải tổ chức các lớp tập huấn để truyền đạt cho những nhà quản lý cấp phân xưởng biết về mục đích, vai trò, cũng như cách thức lập và trách nhiệm trong việc lập các dự toán. 3.4.3.3. Lập dự toán tại công ty. 3.4.3.3.1. Sơ đồ hệ thống dự toán tại công ty. Sơ đồ 04: sơ đồ tổ chức hệ thống dự toán tại công ty Dự toán tiêu thụ Dự toán sản xuất Bảng kết quả hoạt động kinh doanh Bảng cân đối kế toán dự toán Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán tiền 66 3.4.3.3.2. Nội dung lập dự toán tại công ty Việc cạnh tranh đơn đặt hàng của công ty Samyang Việt Nam với các công ty khác được thực hiện thông qua công ty mẹ. Sau khi nhận được PFC (Process Flow Chart) từ công ty Nike In-house Incorporation, công ty mẹ sản xuất giày mẫu theo thiết kế và gởi đến công ty Nike. Hàng mẫu sẽ được công ty Nike kiểm tra chất lượng theo qui trình kiểm tra riêng của Nike. Nếu hàng mẫu của công ty tốt hơn các đối thủ khác về chất lượng và thấp hơn về giá bán, công ty sẽ nhận được đơn đặt hàng. Sau khi nhận được đơn đặt hàng, công ty mẹ sẽ gởi đơn đặt hàng kèm theo bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, PFC và giày mẫu sang cho công ty Samyang Việt Nam để sản xuất. Công việc còn lại ở công ty Samyang Việt Nam là sản xuất giày theo đúng giày mẫu và kiểm soát chi phí, hạ giá thành để đạt được lợi nhuận cao nhất. Vào cuối năm (khoảng đầu tháng 12) công ty Nike In-house Incoporation sẽ họp toàn bộ các công ty sản xuất hàng cho Nike để thông báo các loại hàng nào sẽ không sản xuất nữa, các loại hàng sẽ được sản xuất và công bố ước tính nhu cầu về lượng hàng cho năm tiếp theo để các công ty chuẩn bị kế hoạch sản xuất. Sau khi nhận được thông tin từ công ty Nike In-house Incorporation, công ty mẹ sẽ thông báo lượng hàng ước tính cần sản xuất trong năm cho công ty Samyang Việt Nam. Công ty Samyang Việt Nam sẽ nhận được đơn đặt hàng thực tế theo từng quí từ công ty mẹ. Như vậy công ty Samyang Việt Nam nên lập dự toán ngân sách theo năm và chi tiết theo từng quí, từng tháng. (1) Lập dự toán tiêu thụ. Mục tiêu: ƒ Là điểm đích để công ty phấn đấu giành các đơn đặt hàng để đạt được doanh thu đề ra. ƒ Có cơ sở để lập các dự toán khác ƒ Cung cấp thông tin về doanh thu của từng loại giày làm cơ sở đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu tại công ty. ƒ Cho nhà quản lý biết được lượng tiền dự kiến sẽ thu trong kỳ để từ đó lập dự toán tiền. Cơ sở lập: ƒ Tình hình tiêu thụ các năm trước. Ví dụ, khi các nhà quản lý lập dự toán năm 2005 sẽ xem xét tình hình tiêu thụ năm 2002, 2003, 2004. Căn cứ vào số liệu trên báo tài chính doanh thu thuần tại công ty năm 2002 là: 67 57,695,220 USD, năm 2003 là: 64,386,674 USD, năm 2004 là: 70,036,181 USD. Tỷ lệ tăng doanh thu năm 2003 so với năm 2002 là: 11.6%, năm 2004 so với năm 2003 là: 8.8%. ƒ Các đơn đặt hàng sẽ nhận được trong kỳ này. ƒ Tình hình biến động kinh doanh theo mùa vụ. Nếu xem số lượng hàng sản xuất từ tháng 1 đến tháng 6 là số lượng sản xuất trung bình thì vào các tháng 7,8,9 hàng năm đơn đặt hàng còn khoảng 80% lượng hàng trung bình, vào các tháng 10,11,12 hàng năm đơn đặt hàng khoảng 130% lượng hàng trung bình. ƒ Môi trường kinh tế xã hội, chính trị ở Việt Nam và các nước trên thế giới. Đặc biệt là quan hệ giữa Việt Nam và Mỹ ƒ Chiến lược kinh doanh của công ty Nike In-house Incorporation. ƒ Chiến lược kinh doanh của công ty mẹ ƒ Tình hình biến động về giá của các loại giày Tổng hợp tất cả các cơ sở trên, ban Giám Đốc sẽ đề ra mục tiêu doanh thu và khối lượng tiêu thụ ước tính của từng loại giày cho năm dự toán. Phương pháp lập Căn cứ vào số lượng tiêu thụ ước tính đã được xác định và đơn giá bán dự kiến của từng loại giày sẽ tính ra được doanh thu dự toán cho từng loại giày. Cộng doanh thu dự toán của tất cả các loại giày sẽ được tổng doanh thu trong kỳ dự toán. Doanh thu dự toán = khối lượng tiêu thụ dự toán x đơn giá dự kiến. Đơn giá dự kiến: ƒ Đối với các giày đã được sản xuất trước đây đơn giá bán hầu như không biến động. Nó được ổn định trong thời gian dài. ƒ Đối với các loại giày mới sản xuất sẽ căn cứ vào giá mua từ công ty mẹ. Trong quá trình lập dự toán tiêu thụ, công ty cũng ước lượng luôn lượng tiền sẽ thu được trong kỳ. Thông thường khách hàng sẽ thanh toán D/A 45 ngày. vì vậy công ty chỉ nhận được khoản 50% doanh thu trong quí, còn lại sẽ thu vào quí sau. (xem phụ lục 18 bảng 01: mẫu dự toán tiêu thụ sản phẩm) (2) Lập dự toán sản xuất Do công ty sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, nên công ty không lập kế hoạch tồn kho cuối kỳ cho thành phẩm vì: ƒ Khi đơn đặt hàng thay đổi có thể sẽ không sản xuất mặt hàng hiện tại. 68 ƒ Nếu có tiếp tục sản xuất các mặt hàng hiện tại nhưng sẽ thay đổi về mẫu mã hoặc thay đổi về loại nguyên vật liệu dùng để sản xuất. ƒ Công ty không được phép bán sản phẩm ra thị trường (kể cả Việt Nam và thế giới) Do không lập dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ (vì công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng), để tính được giá thành đơn vị dự toán, ta nên gộp dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung vào chung dự toán sản xuất. Như vậy dự toán sản xuất sẽ bao gồm 5 phần. Phần I: xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ dự toán. Mục tiêu: ƒ Giúp các nhà quản lý biết được khối lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ. Căn cứ vào dự toán sản xuất, các phân xưởng lập các kế hoạch sản xuất cụ thể cho phân xưởng mình. ƒ Là cơ sở để lập để lập các dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung. ƒ Là cơ sở giúp các nhà quản lý điều hành kế hoạch sản xuất đồng bộ trong quá trình sản xuất sản phẩm. Cơ sở lập ƒ Căn cứ vào dự toán tiêu thụ Phương pháp lập Như đã trình bày ở trên công ty không lập dự toán tồn kho thành phẩm nên khối lượng thành phẩm cần sản xuất chính là số lượng thành phẩm tiêu thụ trong kỳ. Dự toán sản xuất sẽ được lập chi tiết cho từng loại giày cần sản xuất. Dự toán này sẽ được chuyển xuống phân xưởng, ở đây các trưởng xưởng lập kế hoạch sản xuất cho từng ngày theo từng “Size” của từng loại giày. Dự toán số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ = dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ (xem phụ lục 18 bảng 02: mẫu dự toán số lượng sản phẩm cần sản xuất) Phần II: dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Mục tiêu ƒ Xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ. ƒ Là cơ sở để giúp các nhà quản lý kiểm soát chi phí nguyên vật liệu của từng phân xưởng sản xuất. 69 ƒ Giúp các nhà quản lý chủ động trong việc sử dụng tiền chi mua nguyên vật liệu. ƒ Phục vụ cho việc lập các dự toán khác. Cơ sở lập ƒ Dựa vào dự toán sản xuất ƒ Căn cứ vào bảng định mức nguyên vật liệu dùng cho từng loại giày do công ty mẹ cung cấp để xác định số lượng nguyên vật liệu sẽ dùng theo định mức. Số lượng theo bảng định mức này là định mức lý tưởng vì thế phải cộng thêm lượng nguyên vật liệu hao hụt trong quá trình sản xuất. Ở công ty Samyang Việt Nam các nhà quản lý cho phép mức hao hụt này là 7%. ƒ Căn cứ vào bảng báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu để xác định giá của từng loại nguyên vật liệu. Đối với các nguyên vật liệu có giá cả biến động so với quí trước, công ty sẽ căn cứ vào bảng báo giá mới do công ty mẹ gởi vào đầu mỗi quí. Phương pháp lập ƒ Dựa vào dự toán sản xuất để xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất (A). ƒ Tính định mức thực tế tiêu thụ nguyên vật liệu tại công ty Samyang = định mức lý tưởng từ công ty mẹ x (1+0.07) (B). ƒ Xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất ƒ Xác định nhu cầu nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ: chính là lượng dự trữ an toàn, trong trường hợp nguyên vật liệu của đơn đặt hàng mới về chưa kịp thì công ty sẽ sử dụng lượng nguyên vật liệu này để sản xuất (C). ƒ Xác định giữa lượng nguyên vật liệu thực tế kiểm kê và nhu cầu nguyên vật liệu để sản xuất các đơn đặt hàng chưa hoàn thành. Nếu lượng tồn kho thực tế nhỏ hơn lượng nguyên vật liệu cần dùng để sản xuất các đơn đặt hàng chưa hoàn thành sẽ đặt hàng thêm (D). Ngược lại lượng tồn kho nguyên vật liệu thực tế lớn hơn nhu cầu nguyên vật liệu để sản xuất các đơn đặt hàng chưa hoàn thành sẽ giảm bớt số lượng đặt hàng (E). ƒ Xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua vào theo từng loại trong kỳ: T = A x B + C + D – E 70 ƒ Xác định chi phí mua nguyên vật liệu trong kỳ = T x đơn giá nguyên vật liệu. Khi lập dự toán nguyên vật liệu, phải xác định số tiền dự kiến chi ra trong kỳ để các nhà quản lý chủ động trong hơn trong việc chi tiền. Hầu hết các nguyên liệu chính đều được nhập từ Hàn Quốc theo phương thức thanh toán D/A 45 ngày. Công ty chỉ trả khoản 50% giá trị nguyên vật liệu trong kỳ, còn 50% sẽ trả vào kỳ sau. (xem phụ lục 18 bảng 03: mẫu dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) Phần III: dự toán chi phí nhân công trực tiếp Mục tiêu: ƒ Xác định lượng thời gian cần thiết để sản xuất ra sản phẩm. Từ đó các nhà quản lý sẽ chuẩn bị tốt nguồn nhân lực cho sản xuất. ƒ Là cơ sở để đánh giá năng suất lao động tại công ty. ƒ Giúp các nhà quản lý kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp. ƒ Phục vụ cho việc lập dự toán tiền. Căn cứ lập ƒ Dựa vào dự toán sản xuất để xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất ƒ Dựa vào “biểu đồ sản xuất” (process flow chart) để xác định thời gian định mức cho một sản phẩm. ƒ Dựa vào các bảng tính lương và phụ cấp để xác định mức đơn giá một giờ lao động. Phương pháp lập Tổng nhu cầu về thời gian lao động trực tiếp = số lượng sản phẩm cần sản xuất x định mức thời gian cho một sản phẩm. Tổng chi phí nhân công trực tiếp = tổng nhu cầu về thời gian lao động x định mức đơn giá một giờ lao động. Tính định mức đơn giá một giờ lao động: công ty trả lương theo thời gian và một năm sẽ tăng lương một lần. Đơn giá được xác định bằng cách lấy tổng quỹ lương chia cho tổng giờ công lao động. (xem phụ lục 18 bảng 04: mẫu dự toán chi phí nhân công trực tiếp) Phần IV: dự toán chi phí sản xuất chung Đặc điểm chi phí sản xuất chung liên quan chủ yếu đến sự hoạt động của máy móc thiết bị. Hầu hết các khoản mục chi phí trong chi phí sản xuất chung là định phí, chỉ có chi phí gia công bên ngoài là biến phí. Mục tiêu 71 ƒ Là cơ sở kiểm soát chi phí sản xuất chung. ƒ Là cơ sở để phân tích các biến động chi phí. ƒ Phục vụ cho việc lập dự toán tiền. Căn cứ lập ƒ Dự toán sản xuất. ƒ Tài liệu kế toán về chi phí sản xuất chung thực tế của các kỳ trước. ƒ Số lượng và đơn giá gia công của các bán thành phẩm đưa ra bên ngoài gia công. Phương pháp lập ƒ Xác định biến phí sản xuất chung cho một sản phẩm chủ yếu là chi phí của hàng đưa đi gia công. ƒ Tổng biến phí sản xuất chung = số lượng sản phẩm đưa ra bên ngoài gia công x biến phí sản xuất chung cho một đơn vị sản phẩm. ƒ Đối với tổng định phí sản xuất chung thường không thay đổi vì vậy có thể dựa vào chi phí phát sinh thực tế của kỳ trước làm cơ sở để ước tính cho kỳ này. Sau khi lập xong dự toán chi phí sản xuất chung, kế toán phải trừ các loại chi phí không liên quan đến tiền như: chi phí khấu hao, các khoản trích trước… để ước tính lượng tiền phải chi trong kỳ nhằm phục vụ cho việc lập dự toán tiền. (xem phụ lục 18 bảng 05: mẫu dự toán chi phí sản xuất chung) Phần V: dự toán giá thành đơn vị Sau khi các dự toán ở phần trên được lập, kế toán sẽ tập hợp số liệu để xác định giá thành đơn vị dự toán của từng loại sản phẩm theo từng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Sau khi xác định được giá thành dự toán đơn vị, kế toán sẽ xác định giá vốn hàng bán trong kỳ theo từng loại sản phẩm. (3) Lập dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. - Đặc điểm của công ty trong việc bán hàng là xuất hàng bằng container đi các nước trên thế giới theo sự chỉ định của Nike In-house incoporation. Và công ty thuê dịch vụ bên ngoài thực hiện công việc này. Vì vậy biến phí bán hàng chủ yếu là phí dịch vụ thuê ngoài và bao bì đóng gói. Định phí bán hàng chủ yếu là lương nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu. - Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp chủ yếu là định phí, chi phí hỗn hợp chiếm tỷ trọng rất nhỏ khoảng 2% trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp (theo số 72 liệu kế toán năm 2004). Vì thế kế toán có thể xem toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp là định phí. Mục tiêu ƒ Là cơ sở kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. ƒ Là cơ sở để phân tích các biến động chi phí. ƒ Phục vụ cho việc lập dự toán tiền. Cơ sở lập ƒ Dự toán tiêu thụ. ƒ Tài liệu kế toán về chi phí bán hàng, quản lý. Phương pháp lập ƒ Xác định biến phí bán hàng cho một đôi giày = chi phí vận chuyển một container chia cho số lượng giày trong một container. ƒ Tổng biến phí bán hàng = số lượng tiêu thụ dự toán x biến phí bán hàng cho một đôi giày. ƒ Tổng định phí bán hàng và quản lý biến động không lớn vì vậy có thể căn cứ vào định phí bán hàng và quản lý thực tế kỳ trước kết hợp với chính sách tiết kiệm chi phí để dự toán định phí bán hàng và quản lý. Cũng giống như dự toán chi phí sản xuất chung, trong quá trình lập dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán cũng phải tính được lượng tiền chi ra trong kỳ để phục vụ cho việc lập dự toán tiền. (xem phụ lục 18 bảng 06: mẫu dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp) (4) Lập dự toán tiền Sau khi các dự toán trên được lập, công ty sẽ xác định được dòng tiền thu và dòng tiền chi trong kỳ. Dự toán tiền mặt gồm 6 phần chính: Tiền tồn đầu kỳ: phản ánh số dư tiền cuối kỳ trước chuyển sang. Phần thu: gồm tất cả các khoản thu bằng tiền trong kỳ. Phần chi: gồm tất cả các khoản chi đã dự toán trong các dự toán trên và các khoản chi khác như: chi nộp thuế, mua sắm tài sản cố định, chia lợi nhuận cho các thành viên góp vốn… Phần cân đối thu chi: phản ánh chênh lệch giữa dòng thu và dòng chi. Nếu bội chi công ty sẽ có kế hoạch sử dụng các nguồn tài trợ khác để đáp ứng nhu cầu chi tiêu trong kỳ. Ngược lại, nếu bội thu thì có kế hoạch sử dụng các lượng tiền dư thừa tốt hơn. 73 Phần tài chính: phản ánh chi tiết việc vay và trả nợ vay trong từng kỳ kế toán. Tiền tồn cuối kỳ: cho biết lượng tiền sẽ có vào cuối kỳ dự toán. (xem phụ lục 18 bảng 07: mẫu dự toán tiền) (5) Lập bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dự toán và bảng cân đối kế toán dự toán. Sau khi các dự toán từ (1) đến (4) được lập xong, căn cứ vào các số liệu của các dự toán trên, kế toán quản trị lập các bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dự toán và bảng cân đối kế toán dự toán. Mẫu biểu của bảng cân đối kế toán dự toán giống như mẫu biểu mà kế toán tài chính đang sử dụng. Báo cáo kết quả kinh doanh được lập theo cách ứng xử của chi phí. 3.4.4. Kiểm soát chi phí 3.4.4.1. Kiểm soát chi phí Chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các nhà quản trị ra các quyết định. Nếu các dữ liệu ban đầu không tốt, sẽ làm cho việc phân tích, đánh giá và ra các quyết định chẳng những không mang lại lợi ích gì mà còn dẫn đến những quyết định sai lầm. Để kiểm soát tốt chi phí công ty cần phải: ƒ Quan tâm đến việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chính xác để phânbổ các chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí. ƒ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tốt, đặc biệt phải quan tâm đến các thủ tục phê duyệt trong kiểm soát chi phí. ƒ Xây dựng hệ thống dự toán chi phí thật thận trọng, để làm tiêu chuẩn tốt nhất cho công tác kiểm soát chi phí ở các bộ phận. ƒ Sử dụng phương pháp phân tích chênh lệch để thường xuyên phân tích, đánh giá các chi phí phát sinh ở các bộ phận, để kịp thời phát hiện và có biện pháp khắc phục một cách hiệu quả. 3.4.4.2. Kiểm soát chi phí chất lượng Có thể nói rằng khoản chi phí gây thiệt hại nhiều nhất cho công ty là chi phí chất lượng. Để thực hiện việc quản lý chất lượng, công ty tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma cho cả bộ phận sản xuất và bộ phận văn phòng với mục tiêu đề ra là chỉ 3 sản phẩm hỏng trên 1 triệu sản phẩm. Công ty Samyang Việt Nam áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma từ 2001. Công việc theo dõi quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng này được 74 giao phòng cải tiến theo dõi báo cáo và đề xuất các biện pháp để cải thiện chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên trong mấy năm qua các nhà quản lý chỉ lo việc chạy theo sản xuất hàng ngày và đã không quan tâm đến mục tiêu đề ra khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này. Cũng trong mấy năm qua phòng cải tiến cũng chưa xây dựng một hệ thống báo cáo hoàn chỉnh và cũng không báo cáo thường xuyên về việc thực hiện hệ thống này. Từ đó các nhà quản trị thiếu thông tin đưa ra việc quyết định. Ví dụ thay vì vẽ biểu đồ thiệt hại về sản phẩm hỏng theo số tương đối thì phòng Cải Tiến chỉ vẽ theo số tuyệt đối làm cho các nhà quản lý khó so sánh dữ liệu giữa các kỳ. Đến nay vẫn chưa có báo cáo nào nêu lên hiện nay công ty đã thực hiện được mấy sigma và cần thực hiện những giải pháp nào để đạt được mục tiêu 6 sigma. Theo số liệu kế toán năm 2004, tổng chi phí chất lượng là 889.027,30 USD với chi tiết các khoản mục chi phí chất lượng phát sinh như sau: ƒ Chi phí phòng ngừa: 101.534,03 USD chiếm tỷ trọng: 11,421% ƒ Chi phí cho sự đánh giá: 291.265,44 USD chiếm tỷ trọng: 32,762% ƒ Chi phí cho những sự cố trong quá trình sản xuất: 392.308.00 USD chiếm tỷ trọng: 44,128% ƒ Chi phí cho những sự cố sau khi tiêu thụ (hàng hư): 103.919,83 USD chiếm tỷ trọng: 11,689% ƒ Ngoài ra còn những thiệt hại do mất uy tín, mất các đơn đặc hàng trong tương lai chưa xác định được. Mặc khác, theo số liệu thu thập được về sản phẩm hỏng tại công ty Samyang như sau: • Năm 2004 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 39.068 6.354.328 x = 0,612% 100% • 6 tháng đầu năm 2004 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 22.669 3.569.992 x = 0,635% 100% • 6 tháng cuối năm 2004 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 16.339 2.784.336 x = 0,589% 100% • 6 tháng đầu năm 2005 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 27.108 4.714.523 x = 0,575% 100% 75 Đối chiếu với bảng “chiến lược thực thi SIGMA” theo qui tắc kinh nghiệm thì công ty công ty chỉ mới thực hiện được 4 sigma và chi phí chất luợng công ty phải gánh chịu là từ 15% - 20% trên doanh thu thuần tức là trong năm 2004, công ty bị thiệt hại khoản chi phí chất lượng do sản phẩm kém chất lượng là từ 10.505.427,25USD (= 70.036.181USD x 15%) đến 14.007.236,20USD (= 70.036.181USD x 20%) (doanh thu thuần năm 2004 là: 70,036,181USD) (xin tham khảo phụ lục 19: chiến lược thực thi sigma) Như vậy đối chiếu chi phí chất lượng theo qui tắc kinh nghiệm của hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma và chi phí chất lượng thực tế theo kế toán, ta thấy chi phí chất lượng theo hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma lớn hơn 10 lần so với chi phí chất lượng tính theo kế toán. Từ đó cho thấy chi phí cơ hội mà công ty phải gánh chịu là rất lớn. Trong chi phí chất lượng ở trên, hiện nay công ty đầu tư vào chi phí phòng ngừa rất thấp (chỉ chiếm 11,421%) trong tổng chi phí chất lượng. Tác giả đề nghị công ty nên tập trung đầu tư vào loại chi phí phòng ngừa, vì nó có tác dụng ngăn ngừa sản phẩm hỏng không đạt chất lượng ở đầu ra. Và như thế cũng với tổng chi phí chất lượng như trên, nhưng nếu công ty tập trung đầu tư vào nhóm chi phí phòng ngừa sẽ làm giảm các khoản chi phí còn lại, đặc biệt việc giảm chi phí cho những sự cố trong quá trình sản xuất và sau khi tiêu thụ là rất quan trọng, khi đó công ty sẽ không gánh chịu bất kỳ khoản chi phí cơ hội nào. Chi phí chất lượng sẽ được kiểm soát thông qua việc kiểm soát chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất và tiêu thụ. Vì nếu sản phẩm sản xuất ra có chất lượng tốt, công ty sẽ tránh được các thiệt hại về chi phí sửa chữa, chi phí hàng hư, chi phí vận chuyển, chi phí thanh lý, chi phí bồi thường, mất uy tín… và điều quan trọng nhất là tránh được những thiệt hại do bị mất đơn đặt hàng từ khách hàng. Để việc quản lý chi phí tại công ty được tốt hơn, công ty phải thực hiện đẩy mạnh hơn nữa quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma tại công ty. Con người và máy móc thiết bị là 2 yếu tố quan trọng tại công ty trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, một trong hai yếu tố này không tốt sẽ dẫn đến sản phẩm sản xuất ra không đạt chất lượng, khi đó công ty phải gánh chịu một khoản chi phí chất lượng. Vì thế công ty phải thường xuyên đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ của người lao động, phải thường xuyên bảo trì máy móc thiết bị để chúng không bị hư hỏng trong quá 76 trình hoạt động. Để giúp các nhà quản lý kiểm soát chi phí chất lượng tốt hơn, bộ phận kế toán quản trị kết hợp với bộ phận cải tiến thực hiện các công việc sau: ƒ Thu thập, phân tích về sản phẩm hỏng cả về số lượng lẫn giá trị để tìm ra nguyên nhân, đưa ra biện pháp khắc phục. ƒ Kiểm soát hoạt động sản xuất theo quá trình và khả năng của quá trình. ƒ Đưa ra sơ đồ nhân quả cho tất cả các công nhân tham gia tìm ra nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng để tìm biện pháp khắc phục. Ví dụ minh hoạ về kiểm soát theo quá trình. Vùng kiểm soát Thời gian Độ lệch cho phép Điểm bất thường C ác c hỉ ti êu đ án h gi á ch ất lư ợn g 3.4.5. Thông tin kế toán quản trị phục vụ việc ra quyết định . Lúc mới thành lập, công ty Samyang Việt Nam có các quyết định đầu tư dài hạn. Hiện nay công ty đã đi vào hoạt động ổn định và có một hệ thống các công ty gia công cho Samyang Việt Nam nên hiện tại ở công ty không có các quyết định đầu tư dài hạn. Vì thế trong phạm vi của luận văn này, tác giả chỉ xin trình bày ứng dụng thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn mà thôi. Các quyết định ngắn hạn ở công ty hiện nay bao gồm quyết định về cơ cấu sản phẩm sản xuất để cạnh tranh đơn đặt hàng, ra quyết định dựa trên việc lựa chọn các thông tin thích hợp bao gồm: quyết định sản xuất tại nhà máy hay đưa ra bên ngoài gia công, quyết định nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài hay mua trong nước. 3.4.5.1. Quyết định về cơ cấu sản phẩm sản xuất Mặc dù chỉ sản xuất một loại sản phẩm là giày thể thao mang nhãn hiệu Nike, nhưng trong loại sản phẩm này có rất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Mỗi loại có giá bán và giá thành sản xuất khác nhau dẫn đến lợi nhuận của mỗi loại sản phẩm sẽ khác nhau. Trong ngắn hạn, công ty bị giới hạn bởi năng lực sản xuất, do trong ngắn hạn công ty không thể thay đổi năng lực của mình một cách nhanh chóng. Khi đó để lựa chọn được cơ cấu sản phẩm sản xuất tốt nhất, công ty phải dựa vào tiêu thức số dư đảm phí trên một giờ máy để ra quyết định. Số dư đảm phí của 77 loại giày nào cao nhất sẽ được lựa chọn. Thực hiện quyết định này giúp các nhà quản lý xác định được: ƒ Loại sản phẩm nào sẽ được đưa ra bên ngoài gia công khi năng lực sản xuất bị giới hạn. ƒ Các đơn đặt hàng nào là mục tiêu cạnh tranh của công ty. Quyết định này sẽ giúp công ty lựa chọn cơ cấu sản phẩm sản xuất tốt nhất để đạt được lợi nhuận cao nhất. 3.4.5.2. Ra quyết định dựa trên việc lựa chọn thông tin thích hợp. - Quyết định sản xuất ở công ty hay đưa ra bên ngoài gia công. Hiện tại có nhiều công đoạn công ty đưa ra bên ngoài gia công mặc dù hiện tại năng lực sản xuất còn dư thừa. Vì theo tính toán hiện nay của bộ phận kế toán tài chính gia công bên ngoài rẻ hơn chi phí sản xuất tại công ty. Tuy nhiên quá trình phân tích cho thấy những tính toán của hiện nay là không chính xác. Họ chưa xem xét đến việc lựa chọn thông tin thích hợp khi lựa chọn phương án.Ví dụ minh họa so sánh chi phí sản xuất tại công ty và chi phí gia công bên ngoài của mặt hàng solpho của công đoạn ép cao tầng của mặt hàng Air wave có mã số 310218-661 Khoản mục Sản xuất tại công ty Phí gia công Chi phí NCTT Chi phí sản xuất chung +Khấu hao tài sản cố định +Chi phí khác $0.05 $0.08 $0.04 $0.04 $0.13 $0.11 Ghi chú: các chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bốc dở hàng gia công do bên nhận gia công chịu. Trong các loại chi phí trên, chi phí khấu hao là chi phí chìm, công ty luôn phải chịu nó cho dù sản xuất tại công ty hay đưa sản phẩm ra bên ngoài gia công. Vì thế nó không thích hợp cho việc lựa chọn phương án. Vậy chi phí có thể tránh được khi không sản xuất sản phẩm tại công ty là $0.05 + $0.08 + $0.04 = $0.09 < $0.11 (phí gia công). Như vậy nên sản xuất tại công ty, mỗi sản phẩm công ty tiết kiệm được $0.02. 78 Tóm lại, để đưa ra quyết định một các chính xác liên quan đến lựa chọn phương án tiếp tục sản xuất hay đưa ra bên ngoài gia công, cần xác định chi phí thích hợp dùng để lựa chọn các phương án thông qua các trường hợp sau: ƒ Trường hợp 1: công ty chưa hoạt động hết công suất và không có phương án kinh doanh thay thế, chi phí có thể tránh được ở trường hợp này là chi phí thích hợp cho việc cho việc lựa chọn phương án. ƒ Trường hợp 2: công ty chưa hoạt động hết công suất và có phương án kinh doanh thay thế. Trong trường hợp này chi phí thích hợp cho việc lựa chọn phương án là khoản chênh lệch giữa chi phí gia công và chi phí có thể tránh được nếu tiếp tục sản xuất tại công ty, so với lợi nhuận của phương án mới. ƒ Trường hợp 3: công ty đã hoạt động hết công suất. Trong trường hợp này chi phí có thể tránh được cộng thêm các chi phí tăng thêm do phải đầu tư các yếu tố như máy móc, lao động ….được xem là chi phí thích hợp để lựa chọn phương án. - Nhập khẩu nguyên liệu hay mua trong nước. Các nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm giày thể thao Nike do công ty Nike In-house Incorporation quyết định. Phần lớn các nguyên liệu này phải nhập từ nước ngoài. Tuy nhiên có một số loại nguyên liệu như: mực in, keo, dung môi và một số loại hoá chất dùng để pha màu hay lưu hoá cao su đã có một số công ty cung cấp đạt chất lượng Nike yêu cầu như: công ty TNHH DongSung Việt Nam, công ty TNHH K.T.I, công ty TNHH Hào Si, công ty TNHH Trường Thi. Các công ty này đã cung cấp một số mặt hàng cho một số công ty sản xuất giày cho Nike và đã được Nike chấp nhận. Công ty Samyang Việt Nam xem lại nên mua trong nước hay nhập khẩu từ nước ngoài các loại hoá chất nêu trên. Nếu chỉ đơn thuần so sánh giá trên Invoice hàng nhập khẩu và giá mua trong nước thì hai giá này không chênh lệch nhau nhiều. Nếu tính đầy đủ giá của hàng nhập khẩu bao gồm: lệ phí Hải Quan, cước vận chuyển, chi bốc dở và các loại chi phí khác để có nguyên liệu nhập kho thì giá hàng nhập khẩu cao hơn giá mua trong nước. Ngoài ra khi mua các mặt hàng hoá chất trên trong nước công ty sẽ giảm được các vấn đề sau đây: ƒ Giảm được chi phí lưu kho do khoảng cách giao hàng gần nên lượng hàng dự trữ trong kho sẽ giảm đi. ƒ Rút ngắn thời gian đặt hàng và nhận hàng 79 ƒ Giảm nguy cơ cháy nổ (các hoá chất sử dụng để sản xuất giày tại công ty rất dễ cháy nổ). Như vậy đối với các loại hoá chất ở trên, công ty nên xem xét lại chất lượng, nếu chất lượng các loại hoá chất của các công ty ở Việt Nam bằng với các loại hoá chất nhập khẩu, công ty nên xin phép công ty Nike In-house Incorporation để mua hoá chất trong nước. 3.4.6. Đánh giá trách nhiệm quản lý 3.4.6.1. Xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm. Mục đích của việc xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm tại công ty Samyang Việt Nam là để : ƒ Đánh giá thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm. ƒ Khuyến khích các nhà quản lý bộ phận hướng đến việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. Sơ đồ 05: Xây dựng hệ thống trung tâm trách nhệm tại công ty Samyang Việt Nam Trung tâm đầu tư: Ban Giám Đốc Phòng cải tiến Phòng thí nghiệm Bộ phận quản lý chất lượng Ban giám đốc Bộ phận Kế Toán Bộ phận XNK Bộ phận Nhân sự Bộ phận môi trường, quan hệ lao động Bộ phận Sản xuất Bộ phận Vật tư Xưởng Đế Xưởng tạo xốp Xưởng Cắt Xưởng May Xưởng Dán Kho Thành phẩm Xưởng Ráp Phòng mẫu Trung tâm lợi nhuận: Ban Giám Đốc Trung tâm doanh thu: Bộ phận xuất nhập khẩu. Trung tâm chi phí: Bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự bộ phận môi trường và quan hệ lao động, bộ phận sản xuất, bộ phận vật tư. Trong bộ phận phân xưởng bao gồm: phòng mẫu, phòng cải tiến, phòng thí nghiệm, phòng 80 quản lý chất lượng, xưởng tạo xốp, xưởng đế, xưởng cắt, xưởng may, xưởng dán, xưởng ráp và kho thành phẩm. Để thuận lợi trong công tác kế toán, các phòng ban sẽ được mã hóa như sau: Nguyên tắc đặt mã Mã số các phòng ban được đặt sau cho dễ nhớ và thống nhất sẽ thuận lợi hơn trong việc xây dựng hệ thống tài khoản theo dõi chi phí phát sinh cho từng trung tâm trách nhiệm và dễ dàng áp dụng trên máy vi tính. Ví dụ về 1 cách đặt mã số cho các phòng ban tại công ty samyang như sau: các phòng ban sẽ được đánh số thập phân theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải theo sơ đồ trên. Ban giám đốc: 01 Bộ phận xuất nhập khẩu: 02 Phòng cải tiến: 09 Phòng thí nghiệm: 10 Bộ phận kế toán: 03 Bộ phận nhân sự: 04 Phòng quản lý chất lượng: 11 Xưởng tạo xốp: 12 Bộ phận môi trường,quan hệ lao động: 05 Xưởng đế: 13 Xưởng cắt: 14 Bộ phận vật tư: 06 Bộ phận sản xuất: 07 Xưởng may: 15 Xưởng dán: 16 Xưởng ráp: 17 Phòng mẫu: 08 Kho thành phẩm: 18 3.4.6.2. Công cụ để đánh giá trách nhiệm quản lý Công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý ở công ty chủ yếu là báo cáo thành quả. Thành quả quản lý của mỗi trung tâm trách nhiệm được phản ánh trên báo cáo thành quả. Báo cáo thành quả sẽ phản ánh kết quả hoạt động của từng trung tâm trách nhiệm theo dự toán và theo thực tế, đồng thời chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán theo từng chỉ tiêu được phản ánh trong báo cáo phù hợp với từng trung tâm trách nhiệm. Trên các báo cáo này phải trình bày riêng biệt các khoản doanh thu và chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được của từng trung tâm trách nhiệm. Ví dụ báo cáo thành quả của trung tâm chi phí phải thể hiện được các chỉ tiêu: chi phí dự toán, chi phí thực tế, chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán. Trong đó chi phí được trình bày tách biệt một cách rõ ràng giữa chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. Khi lập báo cáo thành quả, kế toán phải chỉ ra được các đặc trưng của một báo cáo thành quả như sau: ƒ Phải liên quan đến trách nhiệm cá nhân. 81 ƒ Kết quả thực tế phải được so sánh với dự toán đã được xác định trước. ƒ Thông tin quan trọng phải được làm nổi bật. ƒ Phải đảm bảo được tính kịp thời. 3.4.7. Định giá sản phẩm tại công ty. - Samyang Việt Nam cũng như các công ty khác sản xuất giày cho công ty Nike In-house Incorporation là các công ty chấp nhận giá. Giá các loại giày được đặt mua từ công ty Nike, Samyang không có quyền thay đổi giá. Từ năm 2002 đến nay giá bán các loại sản phẩm điều giảm nhưng chất lượng đòi hỏi ngày càng cao và mẫu mã ngày càng phức tạp - Từ trước đến nay công ty không thực hiện vấn đề định giá sản phẩm theo phương pháp trực tiếp và họ cũng không quan tâm đến vấn đề định giá vì các nhà quản trị cho rằng họ không thể thay đổi được giá bán. Tuy nhiên ta phải hiểu rằng việc định giá tại công ty không phải để bán trên thị trường mà định giá bán sản phẩm ở đây chủ yếu là nhằm để khai thác tiềm năng, là cơ sở so sánh với giá mua của khách hàng từ đó tìm ra các biện pháp cải tiến sản xuất hạ giá thành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Mặc khác, định giá trong trường hợp này còn là cơ sở giúp cho việc hoạch định cơ cấu sản phẩm sản xuất và tiêu thụ. Khi định giá sản phẩm, công ty nên chọn cách định giá bán theo phương pháp trực, vì phương pháp này cung cấp nhiều thông tin hơn cho nhà quản lý khi ra các quyết định có liên quan đến giá. - Mục đích định giá sản phẩm tại công ty Samyang Việt Nam ƒ Trong quá trình cạnh tranh đơn đặt hàng từ công ty Nike In-house Incorporation với các đối thủ cạnh tranh, thì việc định giá tại công ty Samyang Việt Nam giúp cho công ty mẹ biết được phạm vi linh hoạt của giá. Từ đó công ty mẹ có cơ sở để chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng. Ngoài ra, nó còn giúp cho công ty mẹ lựa chọn những mặt hàng có khả năng sinh lời cao. ƒ Giữa các công ty sản xuất giày cho Nike In-house Incorporation ở Việt Nam cũng có sự đặt hàng lẫn nhau. Ví dụ công ty Changshin Việt Nam đã từng đặt hàng công ty Samyang Việt Nam một vài loại “đế ngoài” với một giá nào đó. Với việc định giá bán theo phương pháp trực tiếp, công ty Samyang Việt Nam dễ dàng quyết định chấp nhận hay từ chối nhận đơn hàng. Ví dụ minh họa mẫu phiếu định giá sản phẩm thep phương pháp trực tiếp 82 Samyang Việt Nam PHIẾU ĐỊNH GIÁ SẢN PHẨM Loại hàng Đơn vị tính Mã số Khoản mục Số tiền -Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp -Chi phí nhân công trực tiếp -Biến phí sản xuất chung -Biến phí bán hàng quản lý Tổng chi phí khả biến (nền) Số tiền tăng thêm Giá bán sản phẩm (đỉnh) Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx Phạm vi linh động của giá Theo mẫu định giá trên trong những trường hợp đặc biệt, giá bán sản phẩm sẽ được xác định trong phạm vi linh động từ nền đến đỉnh. Giá bán ở đỉnh là giá bán mà quản lý luôn mong muốn đạt được. 3.5. Các giải pháp hỗ trợ. 3.5.1. Chuẩn bị nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán quản trị. Để bộ phận kế toán quản trị hoạt động có hiệu quả. Trước hết công ty phải chuẩn bị cho được những người vận hành bộ phận này. Do đặc điểm kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các nhà quản lý vì thế trong quá trình làm việc ngoài việc tập hợp, xử lý, phân tích dữ liệu, nhân viên kế toán quản trị cần phải đưa ra các xu hướng, các biện pháp tư vấn cho các nhà quản lý. Ngoài ra nhân viên kế toán quản trị còn biết được các bí mật nội bộ mà các phòng ban khác không thể biết được, chính vì thế khi tuyển dụng, đào tạo một nhân viên kế toán quản trị công ty cần chú ý đến các vấn đề sau: 83 ƒ Về năng lực chuyên môn: nhân viên kế toán quản trị phải có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện công việc của mình nhằm cung cấp các thông tin đáng tin cậy cho nhà quản lý. ƒ Tính bảo mật: nhân viên kế toán quản trị phải bảo mật tuyệt đối các bí mật của công ty. Không được tiết lộ thông tin ra bên ngoài hay sử dụng vào mục đích phục vụ lợi ích riêng cá nhân. ƒ Trung thực và khách quan: nhân viên kế toán quản trị phải truyền đạt thông tin một cách trung thực và khách quan, không được làm méo mó sai lệch thông tin để hưởng lợi hoặc thông đồng với bộ phận khác để hưởng lợi từ bên thứ 3. Chính các đặc điểm và yêu cầu như trên của nhân viên kế toán quản trị, công ty phải có chính sách về: ƒ Đào tạo: các nhân viên cấp cao có thể hướng dẫn, truyền đạt lại cho nhân viên cấp thấp hơn, việc học hỏi giữa các nhân viên với nhau được khuyến khích. Ngoài ra định kỳ công ty phải tài trợ kinh phí để các nhân viên kế toán quản trị tham gia các lớp nâng cao trình độ chuyên môn ở các trường đại học hoặc công ty kết hợp với các trường đại học để mở lớp huấn luyện tại công ty. ƒ Lương: công ty phải có chính sách trả lương và các khoản trợ cấp khác phù hợp với công việc và nhiệm vụ của công nhân viên kế toán quản trị để họ gắn bó và cùng phát triển với công ty. ƒ Môi trường làm việc: quan hê giữa nhân viên Việt Nam và quản lý Hàn Quốc và giữa các nhân viên Việt Nam với nhau phải có sự tôn trọng lẫn nhau, thân thiện trong công việc, cùng nhau phát triển. ƒ Các chính sách trên cũng không nằm ngoài ý tưởng bồi dưỡng nhân tài và cùng nhân tài phát triển của công ty. 84 3.5.2 Thông tin và truyền thông giữa bộ phận kế toán quản trị với các phòng ban khác. Bộ phận kế toán quản trị phải có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong toàn công ty để thu nhận và truyền đạt thông tin một cách khoa học, kịp thời. Có hai luồng thông đó là thông tin từ bên ngoài vào bộ phận kế toán quản trị và thông tin tin từ bộ phận kế toán quản trị ra bên ngoài. - Yêu cầu đối với luồng thông tin đầu vào ƒ Chất lượng thông tin: bộ phận kế toán quản trị phải xem xét đánh giá chất lượng thông tin được cung cấp từ các phòng ban khác về: tính trung thực, tính khách quan của thông tin trước khi sử dụng các thông tin này phục vụ cho công việc của kế toán quản trị. ƒ Tính kịp thời của thông tin: các thông tin cung cấp phải kịp thời đúng thời gian qui định. ƒ Mẫu biểu báo cáo: thống nhất giữa các kỳ báo cáo và theo mẫu qui định. - Yêu cầu đối với thông tin đầu ra. ƒ Xác định phạm vi báo cáo: thông tin kế toán quản trị sẽ được báo cáo đến ai, phòng ban nào, thông tin nào được báo, những thông tin nào không được báo cáo ra khỏi bộ phận kế toán quản trị. Thông tin báo cáo phải phù hợp với từng đối tượng nhận thông tin. ƒ Tính kịp thời: phải đảm bảo tính kịp thời để các bộ phận khác có sự chuẩn bị tốt cho công việc trong quá trình sản xuất kinh doanh. ƒ Trình bày mẫu biểu: rõ ràng dễ hiểu. 3.5.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. 85 Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định. Thông tin kịp thời, đáng tin cậy sẽ giúp cho các nhà quản trị có quyết định đúng đắn. Ngược lại thông tin không kịp thời, không đáng tin cậy sẽ gây ra khó khăn trong việc ra quyết định và có thể dẫn đến quyết định sai lầm. Hoạt động ở công ty Samyang Việt Nam tương đối phức tạp, các nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều, do kế toán được thực hiện thủ công nên xử lý dữ liệu luôn luôn bị ứ đọng, không cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định kinh doanh vì vậy công ty nên tin học hóa hệ thống thông tin. Tuỳ theo tình hình tài chính công ty có thể thực hiện ngay hệ thống ERP (Enterprise Resource planning): hệ thống hoạch định nguồn lực công ty là một giải pháp tin học phục vụ cho việc quản trị toàn công ty từ kế toán, nhân sự cho đến hoạch định sản xuất hoặc thực hiện từng phần nếu không đủ về tài chính. Bước đầu sẽ tin học hóa hệ thống tin học kế toán, tiếp sau đó sẽ tin học hóa các bộ phận khác như quản trị tài chính, quản trị tồn kho, quản trị nhân sự, quản trị sản xuất và quản trị các nguồn lực khác tại công ty. Có hai cách để tin học hóa hệ thống kế toán. Cách 1: Công ty có thể thuê viết phần mềm phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý. Cách 2: Mua phần mềm có sẵn bán tên thị trường với các tính năng phù hợp với yêu cầu hiện tại và có thể mở rộng sau này. Khi lựa chọn phần mềm, bộ phận kế toán phải lập ra tất cả các yêu cầu để xem phần mềm có thể đáp ứng được hay không cả về nội dung và hình thức, kiểm tra tính lôgic, tính hợp lý của phần mềm, đặc biệt là khả năng truyền dữ liệu qua mạng. Kết hợp với bộ phận IT (Information technology) để xem xét khả năng mở rộng phần mềm trong tương lai. Khi thực hiện tin học hóa, công ty phải chú ý đến vấn đề bảo vệ và phân quyền khi sử dụng nhất là đối với thông tin kế toán quản trị. Tránh để thông tin rò rỉ ra bên ngoài thông qua hệ thống mạng. Định kỳ phải cập nhật và lưu trữ dữ liệu ở nơi an toàn, phòng chống virus từ trên mạng và các vấn đề bảo trì khác. 86 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Thông qua việc nghiên cứu quá trình tổ chức quản lý, quá trình sản xuất, kinh doanh, đặc điểm hoạt động, đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin kế toán quản trị từ các nhà quản lý, tác giả đã xây dựng lại bộ phận kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam thông qua việc xác lập mục tiêu hoàn thiện, trên cơ sở đó tổ chức lại bộ máy kế toán có áp dụng kế toán quản trị, xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống báo cáo sổ sách. Sau khi tổ chức xong bộ máy kế toán có áp dụng kế toán quản trị, tác giả cũng đã vận dụng những nội dung kế toán quản trị ứng dụng vào thực tiễn tại công ty Samyang Việt Nam, nhằm phục vụ tốt hơn cho các nhà quản trị trong hoạch định, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, kiểm soát hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh. KẾT LUẬN Samyang Việt Nam là công ty có qui mô tương đối lớn và có ảnh hưởng lớn đến đời sống của hơn 6.000 công nhân Việt Nam và có những đóng góp đáng kể cho huyện Củ Chi. Vì vậy việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị để giúp cho các nhà quản lý công ty lập kế hoạch, đưa ra những quyết định đúng đắn, tăng cường khả năng cạnh tranh trong việc giành đơn đặt hàng với các đối thủ cạnh tranh là điều rất cần thiết. 87 Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam, kết hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 6 sigma sẽ cũng cố hơn nữa việc quản lý chất lượng tại công ty. Từ đó cũng cố và tăng cường hình ảnh và vị thế của Samyang trên thương trường quốc tế. Để hệ thống kế toán quản trị thực sự phát huy được sức mạnh và mang lại hiệu quả, thì các nhà quản lý tại công ty Samyang Việt Nam phải quan tâm hơn nữa việc tổ chức và vận hành hệ thống kế toán quản trị tại công ty. Mặc dù kế toán tài chính và kế toán quản trị có nhiều điểm khác nhau, song kế toán tài chính và kế toán quản trị vẫn có những điểm khác nhau và có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Vì vậy, việc xây dựng bộ phận kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam không tách rời với bộ phận kế toán tài chính mà hai bộ phận này kết hợp với nhau, hỗ trợ cho nhau trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại công ty. Việc tổ chức hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam phải bắt đầu từ việc tổ chức tốt các khâu xây dựng hệ thống chứng từ, tổ chức tài khoản, sổ sách, báo cáo để thu thập và theo dõi số liệu nhằm phục vụ cho việc ứng dụng các thông tin này để phân tích, đánh giá và ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tác giả luận văn biết rằng việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại các công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam là việc đầy khó khăn. Tuy nhiên với việc nghiên cứu nghiêm túc của mình, tác giả hy vọng rằng đề tài này sẽ thành công tại công ty Samyang và những công ty có qui trình sản xuất giống như công ty Samyang. Mục tiêu lớn nhất mà đề tài nhằm đến là nhằm khơi dậy sự đầu tư vào kế toán quản trị của các công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, với hy vọng họ giúp chúng ta hoàn thiện hơn nữa trong việc thiết kế xây dựng và vận hành hệ thống kế toán quản trị. Từ đó sẽ ứng dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp Việt Nam, tạo cho các doanh nghiệp Việt Nam có niềm tin và sức mạnh để bước vào công cuộc hội nhập quốc tế. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt 1. Đoàn Ngọc Quế, Phạm Văn Dược, Nguyễn Đình Trực, khoa Kế Toán - Kiểm Toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, bài giảng môn Kế toán quản trị - hệ cao học. 2. Nguyễn Tấn Bình (2003), Kế toán quản trị, Nxb Đại Học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh. 88 3. Phạm Văn Dược, Đoàn Ngọc Quế, Bùi Văn Dương, khoa Kế Toán - Kiểm Toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM (2002), Kế Toán Chi Phí, Nxb Thống Kê. 4. Tập thể tác giả khoa Kế Toán Kiểm Toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM (2004), Kế Toán Quản Trị, Nxb Thống Kê. 5. Tập thể tác giả khoa Kế Toán Kiểm Toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM (1997), Kế Toán Quản Trị, Nxb Tài Chính. 6. Dương Thị Mai Hà Trâm (2004), xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong các doanh nghiệp dệt Việt Nam, luận án tiến sĩ khoa học, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, TP.HCM. 7. Trần Anh Hoa (2003), xác lập nội dung và vận dụng kế toán quản trị váo các doanh nghiệp Việt Nam, luận án tiến sĩ khoa học, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, TP.HCM. 8. Nguyễn Khắc Thìn, Trịnh Thị Ninh biên soạn theo Masaaki Imai (1994), Kaizen-chìa khóa của sự thành công về quản lý của Nhật Bản, Nxb Thành Phố Hồ Chí Minh. 9. Kunii Teruo, bài giảng căn bản cải tiến hiện trường, Japan Small and Medium Enterprise Corporation (JASMEC). 10. Khoa Quản Lý Công Nghiệp, trường Đại Học Bách Khoa TP.HCM (2001), tài liệu huấn luyện 6 Sigma tại công ty Samyang Việt Nam. Tiếng Anh 1. Ray H.Garrison, Eric W. Noreen (seventh edition), Managerial Accounting – Concepts for Planning, Control, Decision Making, Richard D. Irwin, Inc. 2. Robert S. Kaplan, Anthony A. Atkinson (third edition), Advanced Management Accounting, Prentice Hall International Inc. 3. R. H. Parker (1992), (second edition), Dictionary of Accounting, The Macmillan Press Ltd.