Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TPHCM

uy định gò bó của nhà nước (VD: trao quyền tự  chủ nhưng vẫn đóng khung học phí thấp làm cho các trường công lập không thể mở  các lớp chất lượng cao như các trường tư thục, trường quốc tế…)  Một số văn bản hướng dẫn của nhà nước:  ­  Luật Ngân sách Nhà nước năm 2002; Luật Kế toán năm 2003.  ­  Nghị định  số  60/2003/NĐ­CP ngày  06/6/2003  của Chính phủ quy định  chi  tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước.  ­  Quyết định số 19/2006/QĐ­BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc  ban hành Chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp.  ­  Nghị định 43/2006/NĐ­CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền  tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế  và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập . Trang 59  ­  Quyết  định  64/2008/QĐ­BGDĐT  ngày  28/11/2008  của  Bộ  trưởng  Bộ  GD&ĐT quy định chế độ làm việc đối với giảng viên giảng dạy tại các cơ sở  giáo dục đại học  ­  Quyết  định  43/2007/QĐ­BGD&ĐT  ngày  15/08/2007  của  Bộ  trưởng  Bộ  GD&ĐT ban hành Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ  thống tín chỉ.  ­  Các văn bản hướng dẫn chế độ của nhà nước liên quan.  Dựa vào nội lực sẵn có và mục tiêu phát triển của nhà trường trong tương lai  để có biện pháp sắp xếp, cơ cấu, cải tổ HTKSNB cho phù hợp với điều kiện hiện tại  và xu hướng phát triển trong tương lai.  3.2  Mục tiêu hoàn thiện:  Hoàn thiện HTKSNB nhằm đảm bảo:  ­  Thông tin trung thực và hợp lý  ­  Tuân thủ luật lệ và quy định  ­  Trường  hoạt  động hữu  hiệu  và  hiệu  quả  hơn  (hoàn  thành mục  tiêu  và  sứ  mệnh được giao…).  3.3. Các nguyên tắc cần tuân thủ xây dựng các giải pháp  ­  Phù hợp và dễ thực hiện. HTKSNB là công cụ quản lý, do đó nó huy động  hầu  hết  các nguồn  lực,  chi  phối hầu  hết  các hoạt động,  đội ngũ nhân  viên  trong  nhà  trường, vì  vậy HTKSNB  phải  phù  hợp với  điều  kiện  thực  tế  thì  mới có thể phát huy tính hiệu quả như mong đợi.  ­  Xây  dựng  trên  nguyên  tắc  kế  thừa.  HTKSNB  hiện  tại  được  kế  thừa  và  chỉnh sửa qua nhiều thế hệ cán bộ quản lý và nhân viên của nhà trường, tuy  còn nhiều bất cập cần phải cải  tiến, song nó cũng khẳng định phần nào vai  trò kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện sai phạm…Cần kế thừa những ưu điểm  của HTKSNB hiện  tại,  tham khảo  kinh nghiệm  của  các đơn vị  khác, đồng  thời khắc phục những yếu kém để tạo ra một HTKS mới đáp ứng tốt yêu cầu  đặt  ra,  vừa  tiết  kiệm  công  sức,  chi  phí  vừa  dễ  thực  hiện  vì  có  phần  quen  thuộc đối với mọi người. Trang 60  ­  Lợi ích cân đối với chi phí. Khi hoàn thiện HTKSNB cần chú ý đến chi phí  bỏ ra phải cân đối với lợi ích thu lại từ việc kiểm soát nội bộ, lưu ý xem xét  cân nhắc đến lợi ích từ giá trị vô hình.  3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐSPTWTPHCM.  3.4.1 Cải thiện môi trường kiểm soát  Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung về hoạt động kiểm soát, là yếu  tố nền tảng để hoàn thiện các yếu tố khác được thuận lợi và hiệu quả. Cần tập trung  phát huy các mặt tích cực, đồng thời có biện pháp khắc phục các tồn tại yếu kém  nhằm đảm bảo có một môi trường kiểm soát tốt góp phần tạo ra HTKSNB hữu hiệu  và hiệu quả.  Tiếp tục phát huy giá trị truyền thống về sự liêm khiết và giá trị đạo đức  của  cán bộ  lãnh đạo và CBGV qua các  thế hệ. Giữ  vững môi  trường  sư phạm  trong  sạch,  lành  mạnh.  Tuyên  truyền,  nêu  gương  điển  hình  trong  các  ngày  hội  truyền thống, các buổi họp mặt… để CBGV của trường cảm thấy tự hào về truyền  thống tốt đẹp đó, cần phải có ý thức giữ gìn và phát huy.  Phát động các phong trào về học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí  Minh,  các  chương  trình  hành  động  về  phòng  chống  tham  nhũng,  thực  hành  tiết  kiệm, chống lãng phí trong toàn thể CBGV nhà trường, hoặc có thể bằng các hình  thức thi viết, hội diễn, game show…để lôi cuốn mọi người tham gia.  Nâng cao năng lực đội ngũ CBQL và nhân viên của nhà trường:  Nâng cao năng lực quản lý, trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của đội  ngũ nhân sự, tạo tiền đề để trường phấn đấu lên thành học viện:  ­  Kiến nghị  với Bộ GD&ĐT cấp  cho một  trường đại học phía Nam chỉ  tiêu  đào tạo sau đại học chuyên ngành Mầm non, tạo điều kiện thuận lợi để  đội  ngũ giáo viên trẻ có cơ hội học tập nâng cao trình độ.  ­  Mở các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ và kỹ năng cho CBGV, cán bộ quản  lý và đội ngũ kế cận các lớp tập huấn phương pháp mới, chương trình mới,  chính sách mới… (các  lớp phương pháp nghiên cứu khoa học,  lớp quản  trị  văn phòng, lớp xây dựng chương trình học theo hệ thống tín chỉ…).  ­  Yêu cầu nhân viên phải  tự hoàn thiện bản thân, đưa ra các tiêu chuẩn buộc  họ phải phấn đấu, trong đó, chú ý đến trình độ tin học ngoại ngữ. Quy định Trang 61  tất cả CBGV phải có chứng chỉ A tin học, chứng chỉ B tiếng Anh, sau 5 năm  công tác giáo viên phải có trình độ thạc sĩ…nếu không đạt yêu cầu, có biện  pháp xử  lý  giảm  thi đua… Phòng TC­HC  là đơn vị đầu mối giám sát  thực  hiện quy định này.  ­  Mở các  cuộc  thi  về nghiệp  vụ nhằm  tạo  sân chơi  lành mạnh và  động viên  khuyến khích CBGV có tinh thần sáng tạo, mạnh dạn tìm tòi học hỏi bổ sung  kiến thức, cải tạo thủ tục hành chính, nâng cao kỹ năng tay nghề…  ­  Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về tài chính kế toán cơ bản cho một số đối  tượng bắt buộc (BGH, cán bộ chủ chốt phòng ban, cán bộ thanh tra, giáo vụ  và hành chính phòng khoa…).  ­  Tổ chức các đợt học tập  triển khai các văn bản mới và quan  trọng của nhà  nước, của trường cho tất cả các cá nhân, đơn vị liên quan.  Nâng cao năng lực lãnh đạo, năng lực quản lý điều hành:  Triệt để áp dụng đúng theo cách quản lý phân quyền: phân quyền cho CBQL,  CBGV được quyết định các công việc thuộc phạm vi giới hạn, giải quyết công việc  theo  cấp  độ  từng  phòng  ban,  kiên  quyết  từ  chối  không  giải  quyết  vượt  cấp. Xây  dựng quy định cụ thể về quyền và trách nhiệm của từng nhân viên qua bảng mô tả  công việc.  Ban  lãnh  đạo phải  có hành động  thiết  thực để  quán  triệt  cho  tất  cả CBGV  thấy được sự cần  thiết phải có một HKKSNB tốt và  ích  lợi mà nó mang  lại. Mời  báo cáo viên báo cáo cho tất cả CBGV trong toàn trường, nêu vấn đề trong các cuộc  họp cán bộ chủ chốt…, lên kế hoạch hành động cụ thể để hoàn thiện HTKSNB.  Tăng  cường  công  tác  công  khai  tài  chính.  Hoàn  thiện  hệ  thống  biểu  mẫu  chứng từ. Tiếp tục sửa đổi bổ sung nhằm hoàn thiện QCCTNB, P.KH­TC là đơn vị  chủ  trì. Trong đó,  chú ý  đến  việc  điều  chỉnh, bổ  sung  các định mức  chi  cho  con  người sao cho đảm bảo tương đối công bằng hợp lý và thỏa đáng.  Ban lãnh đạo phải quán triệt CBGV quan tâm đến hiệu quả kinh tế hơn nữa.  Khi thực hiện bất cứ việc gì cũng nên ước tính và cân nhắc giữa chi phí và lợi ích  kinh tế, lợi ích xã hội mà nó mang lại.  Hoàn  thiện  hệ  thống  các  quy  chế,  quy  định  nội  bộ,  các  quy  trình,  biểu  mẫu…trong nhà trường, chú ý đến các quy định khen thưởng và kỷ luật phải cụ thể Trang 62  và phổ biến rộng rãi đến toàn thể CBGV. Mạnh dạn và cương quyết xử lý đối với  các lao động thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ, hoặc lao động có năng lực  làm việc kém, thường xuyên xảy ra sai sót hoặc gian lận.  Cơ cấu lại tổ chức  Rà soát cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn và hiệu quả. Là trường  cao đẳng quy mô đào tạo nhỏ, phải tổ chức bộ máy sao cho vừa đảm bảo quy chế tổ  chức bộ máy trong trường cao đẳng vừa phù hợp với tình hình thực tế của trường.  Đưa ban Quản lý Ký  túc xá  (3 nhân sự)  sát nhập  về phòng CTSV (5 nhân  sự), giải thể Ban Công nghệ thông tin và đưa nhiệm vụ về tổ Công nghệ thông tin  thuộc phòng QTTB, giảm 1  lái xe  (hiện có 3 người)  sẽ  làm gọn nhẹ tổ chức,  tiết  kiệm chi phí bộ máy.  BGH và P.TC­HC mạnh dạn rà soát, định biên, khoán biên chế bộ phận, sắp  xếp lại lao động, trả lương theo năng suất và hiệu quả công việc…  Thành lập phòng Thanh tra chuyên trách thay thế ban Thanh tra kiêm nhiệm  hiện nay nhằm phát huy vai trò kiểm tra giám sát trong nhà trường.  Thành lập phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng nhằm tham mưu cho Ban  Giám Hiệu về công tác khảo thí và kiểm định chất lượng, tổ chức thực hiện công tác  khảo  thí và kiểm định chất  lượng,  tăng cường công  tác kiểm  tra giám sát, đánh giá  chất lượng đào tạo, nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.  Phải có sự phân công phân nhiệm rõ ràng đến từng cá nhân, bộ phận. P.TC­  HC  là  đơn  vị  đầu mối  chịu  trách  nhiệm  thực  hiện  sửa đổi  bổ  sung quy  chế  hoạt  động,  trong đó ghi  rõ chức năng nhiệm vụ của  từng bộ phận một cách đầy đủ,  rõ  ràng, cụ thể; và xây dựng Bảng mô tả công việc (Xem PL 3.01) chi tiết cho từng cá  nhân làm căn cứ thực hiện nhiệm vụ và quy trách nhiệm nếu cần.  Hoàn thiện chính sách nhân sự:  Đưa ra một số chính sách đãi ngộ người lao động. Chú ý đến công tác khen  thưởng hoặc xử phạt; tuyển dụng nhân sự, bồi dưỡng đội ngũ, phân phối  thu nhập  tăng thêm, cụ thể:  ­  Khen  thưởng đối  với  các  trường hợp  thực  hiện  tốt  các  quy  chế,  quy  định,  hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, có thành tích tốt trong lao động và học tập, có Trang 63  sáng  kiến  kinh  nghiệm,  cải  tiến  quy  trình  làm việc…hoặc những  cá  nhân,  đơn vị thực hiện tiết kiệm chi phí.  ­  Mạnh tay xử lý kỷ luật theo đúng nội quy đã ban hành đối với những trường  hợp vi phạm, không hoàn thành nhiệm vụ, làm việc thiếu trách nhiệm…  ­  Công khai rộng rãi nhu cầu tuyển dụng trên phương tiện thông tin đại chúng  để thu hút ứng viên. Thành lập hội đồng tuyển dụng. Phòng TC­HC phải xây  dựng hệ thống tiêu chí đánh giá ứng viên làm tiêu chuẩn chung trong tuyển  dụng nhận  sự,  bộ phận  tuyển  dụng  sẽ bổ  sung  thêm  yêu  cầu  cụ  thể  khi đề  xuất tuyển dụng cho vị trí cụ thể.  ­  P.TC­HC xây dựng và công bố các tiêu chí được xét duyệt đi học nâng cao  trình độ, mở  rộng đối  tượng được xét duyệt  đi học. P.KH­TC xây dựng  lại  chính sách bồi hoàn kinh phí đào tạo theo hướng ràng buộc thời gian yêu cầu  phục vụ (TGYCPV) tỷ lệ thuận với chi phí đài thọ (CP) theo công thức:  Kinh phí bồi hoàn =  {(TGYCPV­TGPV):TGYCPV}x CP  Trong đó:  o  TGYCPV = 3 năm đối với đào tạo sau đại học có CP ≤ 20 triệu đồng.  Sau đó, cứ CP tăng thêm ≤ 10 triệu đồng, TGYCPV cộng thêm 1 năm.  o  TGPV (thời gian phục vụ) tính từ khi hoàn thành chương trình học và  tham gia công tác phục vụ cho trường  o  CP  (chi phí đài  thọ) bao gồm các khoản đài  thọ học phí,  lệ phí,  các  chế độ miễn giảm giờ lao động quy thành tiền theo cách tính trội giờ.  ­  Phòng TC­HC phải rà soát định biên khoán biên chế về từng đơn vị và xây  dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá nhân viên theo tháng, càng cụ thể càng  tốt; các bộ phận phải nghiêm túc thực hiện công tác nhận xét đánh giá nhân  viên theo đúng thực tế.  ­  Trả thu nhập tăng thêm theo số biên chế khoán của bộ phận, điều chỉnh tăng  hệ  số  cho  cán  bộ  quản  lý.  Các  trưởng  bộ  phận  có  quyền  phân  phối  cho  CBGV theo kết quả đánh giá nhân viên.  3.4.2 Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro  Nhà trường đang trong giai đoạn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đào  tạo, nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng các nguồn lực, tăng cường cơ sở vật chất, Trang 64  tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động. Để đạt các  mục tiêu  trên, cần phải nhận dạng được những yếu  tố tác động, những  rủi  ro, mà  nếu chúng xảy ra sẽ làm cho mục tiêu bị ảnh hưởng để có các biện pháp đối phó,  ngăn ngừa hoặc làm giảm thiểu tác hại gây ra.  Ban  lãnh đạo phải  thực sự  thấy được mối nguy hại nếu  rủi  ro xảy  ra, nhìn  thấy được những tổn hại, thất thoát, làm ảnh hưởng đến mục tiêu phấn đấu của nhà  trường, phải quan tâm hơn nữa đến việc nhận dạng, phân tích và có biện pháp xử lý  nếu rủi ro xảy ra. Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá rủi ro.  Để nhận dạng rủi ro, cần phải thực hiện rà soát các nguy cơ tiềm ẩn, những  yếu tố  tác động  từ bên ngoài  (chính  trị, xã hội, kinh tế, ngành giáo dục, giáo dục  mầm non, hệ thống pháp luật nhà nước…). Rà soát lại cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt  động, công tác quản lý điều hành mọi mặt trong nhà trường để xem xét có các kẽ  hở, các rủi ro tiềm ẩn và khả năng xảy ra rủi ro cũng như tổn hại khi rủi ro xảy ra.  Có thể lấy kết luận của ban Thanh tra, ý kiến đóng góp của CBGV, sinh viên trong  trường, khách hàng cung cấp, dựa vào các báo cáo của các phòng ban chức năng để  nhận dạng những khó khăn, hạn chế và rủi ro. Phòng ban chức năng phải  tự quan  sát, nhận dạng kẽ hở, rủi ro  trong các quy trình hoạt động, đánh giá khả năng phối  hợp, giám sát, kiểm tra và đề xuất những biện pháp kiểm soát phù hợp.  Phân  tích những  thế mạnh và ưu điểm để phát huy, những hạn chế và khó  khăn cần khắc phục. Phối hợp công  tác kiểm định chất  lượng,  tự đánh giá  trường  một cách trung thực và đưa ra các giải pháp thực hiện cụ thể nhằm cải tạo điều kiện,  hoàn thiện trường, giảm thiểu rủi ro, tiến đến đạt mục tiêu đề ra.  Theo tác giả nghiên cứu, hiện nay trường đang đứng trước một số rủi ro chủ  yếu ở phạm vi toàn đơn vị, bao gồm:  ­  Rủi  ro  sử  dụng  không  hiệu  quả  các nguồn  lực  của nhà  trường  (không  tiết  kiệm chi phí, chi tiêu không hiệu quả, xảy ra gian lận, sai sót đáng kể…)  ­  Rủi ro bị sai phạm chính sách, chế độ, quy định của nhà nước và của trường.  ­  Rủi ro không đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo. Trong đó, các nguyên  nhân chính yếu  là do công  tác quản  lý giáo viên còn  lỏng  lẻo dẫn đến  tình  trạng  giáo  viên  dạy  thiếu  giờ,  không đầu  tư chất  lượng bài  giảng  làm  cho  sinh viên thụ động, kết quả học tập của sinh viên không đồng đều và không Trang 65  cao. Ngoài ra, chương trình đào tạo tín chỉ sẽ được trường tổ chức thực hiện  trong năm học 2010­2011, do đó, nếu không quan tâm đến việc xây dựng các  chương trình đào tạo của các ngành học theo tín chỉ ngay từ bây giờ sẽ không  thể đảm bảo chất lượng đào tạo sau này.  Với các rủi ro nêu trên, cần phải  thiết  lập hoặc hoàn thiện các thủ tục kiểm  soát nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro. Trong phạm vi luận văn này, tác giả xin  đề xuất hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát sau:  ­  Hoàn thiện một số quy trình, hoạt động về quản lý tài chính và tài sản: quy  trình tiền lương; quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản; quy trình  thanh toán; và hoạt động quản lý tài sản nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu các  sai sót, gian lận, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực  trong nhà trường, đồng thời nâng cao tính tuân thủ các luật lệ và quy định.  ­  Hoàn  thiện quy  trình xây dựng chương  trình đào  tạo để chuẩn bị  tiến hành  xây dựng đồng loạt các chương trình đào tạo của trường theo hệ thống tín chỉ  phù hợp với quy chế đào tạo theo hệ thống tín chỉ của Bộ GD&ĐT.  ­  Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy của giáo viên nhằm ngăn  ngừa và giảm thiểu rủi ro giáo viên giảng dạy thiếu trách nhiệm, không đảm  bảo chất lượng bài giảng, chất lượng môn học… như yêu cầu làm ảnh hưởng  tới mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.  3.4.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát  3.4.3.1. Hoàn thiện quy trình tiền lương  Xác định mục tiêu của quy trình:  ­  Xác định đúng mức lương và chế độ được hưởng của từng lao động  ­  Xác định đúng công lao động để trả đúng, trả đủ tiền lương.  ­  Cập nhật thông tin nhân sự kịp thời, trả lương kịp thời theo quy định.  ­  Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, giảm thiểu các sai sót, gian lận.  ­  Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.  Đánh giá rủi ro của quy trình  ­  Rủi ro áp dụng sai văn bản, sai chính sách pháp luật nhà nước.  ­  Rủi ro sai dữ liệu thông tin nhân sự liên quan đến dữ liệu tính lương và thu  nhập: VD: sai mức lương, sai chức danh… loại rủi ro này thường hay xảy ra, Trang 66  do đó người lao động thường hay thắc mắc, không thấy an tâm và tin tưởng  vào bộ phận theo dõi và giải quyết chế độ, chính sách cho họ.  ­  Rủi  ro dữ  liệu  thông  tin nhân sự không phản ánh  kịp  thời  so với  tình hình  biến  động  nhân  sự  trong  kỳ,  có  thể  do  bộ  phận  quản  lý  người  lao  động,  phòng TC­HC chậm cập nhật, hoặc  có  thể do  bản  thân  người  lao  động đề  xuất không kịp thời (không cập nhật các trường hợp thôi việc, tuyển mới…)  ­  Rủi  ro tính  toán sai:  tính  trùng,  tính  thiếu,  tính  thừa,  tính không đúng  theo  thực tế công lao động…  ­  Rủi  ro không  thu hồi được  lương đã  trả  cho các  trường hợp đột ngột nghỉ  việc trong kỳ (do đã trả lương vào đầu tháng)  ­  Rủi ro xảy ra gian lận, cố tình khai báo sai số ngày nghỉ...  ­  Rủi ro sai phạm chế độ chính sách nhà nước.  Giải pháp hoàn thiện quy trình:  Kế thừa các bước trong quy trình hiện có.  Cụ thể hóa quy trình tiền lương bằng văn bản có hướng dẫn cụ thể và thông  báo để mọi người biết và thực hiện theo, đưa quy trình vào triển khai áp dụng một  cách nghiêm  túc. Quy định  rõ  trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận  liên quan  trong quy trình, có các bảng biểu chứng từ đi kèm. Kết hợp sử dụng bảng mô tả chi  tiết công việc của từng cá nhân.  Các cá nhân phải tự cập nhật, hiểu và thực hiện đúng chế độ chính sách của  nhà nước đối với người  lao động, học tập nâng cao trình độ chuyên môn,  trình độ  ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc.  Chuyển sang trả lương vào ngày 6 của tháng sau (trả vào cuối tháng lương).  Hiện  nay  đang  áp  dụng  trả  lương  vào  ngày  5  của  tháng  tính  lương  (trả  vào  đầu  tháng lương), do đó khi chuyển đổi sang trả lương vào cuối tháng cần khéo léo để  người  lao  động  ủng  hộ  (chọn  thời điểm  thích  hợp  (nhân  dịp  lễ,  tết,  thưởng..) để  dừng trả lương đầu tháng và chuyển sang trả cuối tháng)  Kiểm soát ngày giờ công. Tổ chức chấm công cho lao động khối hành chính.  Bộ phận  tự chấm công, ngày cuối  tháng chuyển cho P.TC­HC  lập  Bảng  tổng hợp  giờ công trong tháng và chuyển kế toán tiền lương để tính lương. Nếu vắng không  có lý do chính đáng sẽ tính trừ vào lương. Đối với giáo viên, Phòng Đào tạo có biện Trang 67  pháp kiểm tra, giám sát giờ dạy, quản lý trên định mức lao động, nếu không hoàn  thành định mức giờ lao động sẽ xử lý thu hồi tiền theo cách tính thù lao trội giờ.  Quy định  rõ  thời  gian  xử  lý  của  từng  công đoạn  trong quy  trình. Bộ phận  phải  chấm công hàng ngày  và  chuyển Bảng chấm công vào  ngày cuối  tháng  cho  P.TC­HC. Phòng TC­HC lập Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong tháng  và Bảng tổng hợp ngày công lao động chuyển kế toán tiền lương vào ngày 2 tháng  sau. Đến ngày 6  tháng sau, P.KH­TC phải xong hết các thủ tục và trả xong lương  cho người lao động.  Tăng cường công  tác  thông  tin  truyền  thông giữa các cá nhân, bộ phận,  sử  dụng các bảng biểu chuyển giao thông tin. Theo dõi và đối chiếu thông tin thường  xuyên giữa các bộ phận  liên quan  thông qua các biểu mẫu nội bộ. Có chế độ báo  cáo rõ ràng, minh bạch và kịp thời giúp kiểm tra đối chiếu dữ liệu nhằm ngăn ngừa  và phát hiện sai sót. Tác giả xin đề xuất một số mẫu chứng từ bổ sung sau:  ­  Bảng danh sách CBGV tại ngày 1 tháng 1 của năm (PL 3.02) do P.TC­HC  lập vào đầu năm, trong đó có đủ các thông tin về chức vụ, chức danh,  tuổi,  ngạch, bậc  lương,  trình độ…chuyển cho P.KH­TC để  làm căn cứ  kiểm  tra,  đối chiếu, điều chỉnh dữ liệu vào đầu năm.  ­  Bảng chấm công (PL3.03) do bộ phận lập gửi P.TC­HC vào ngày cuối tháng.  ­  Bảng  tổng hợp  tình hình  thay đổi nhân sự trong  tháng  (PL  3.04) do phòng  TC­HC lập, gửi KTTL vào ngày 2 tháng sau để làm cơ sở tính lương.  ­  Bảng tổng hợp ngày công lao động (PL 3.05) do phòng TC­HC lập dựa trên  việc tổng hợp thông tin từ các bảng chấm công của các bộ phận, gửi KTTL  vào ngày 2 tháng sau để làm cơ sở tính lương.  ­  Bảng  lương  (PL  3.06) do KTTL  lập  vào ngày  4  tháng  sau,  chuyển cho  kế  toán thanh toán (thuộc quy trình thanh toán).  ­  Báo cáo tình hình tăng giảm quỹ lương trong tháng (PL 3.07), do KTTL lập  kèm vào ngày 3 tháng sau, trong đó ghi rõ nguyên nhân tăng giảm để kiểm  tra, rà soát phát hiện các sai sót kịp thời.  Lưu đồ chứng từ: Trang 68  3.4.3.2 Hoàn thiện quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản  Xác định mục tiêu của quy trình:  ­  Đảm bảo kế hoạch mua sắm sửa chữa của trường.  ­  Mua hàng đáp ứng được mục đích và nhu cầu sử dụng, đúng tiêu chuẩn chất  lượng yêu cầu, có xuất xứ rõ ràng, chế độ bảo hành tốt, mua đủ số lượng theo  yêu cầu, giá cả phù hợp và cung cấp kịp thời.  ­  Sửa chữa tài sản: chữa đúng bệnh, giá cả phù hợp, đảm bảo chất lượng dịch  vụ sửa chữa như cam kết.  ­  Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.  Đánh giá rủi ro của quy trình:  ­  Mua sắm không có kế hoạch làm ảnh hưởng đến dự toán chi tiêu.  ­  Không có nhu cầu mà vẫn mua hàng.  Người lao động  Phòng TC­HC  Kế toán tiền lương  Bộ phận quản lý  NLĐ  TP.KH­TC/  Hiệu trưởng  Bắt đầu  Lập đơn  đề nghị  Đơn đề  nghị  Xét đơn  đề nghị  Đơn đề  nghị đã xét  Giảiquyết  đơn đề  nghị  Đơn đề  nghị đã xét  duyệt  Tổng hợp  chấm  công  Chấm  công  Bảng chấm  công  Bảng tổng  hợp ngày  công  Tính  lương  Bảng lương  Duyệt  bảng  lương  Bảng lương  đã duyệt  QTTT  Bảng chấm  công Trang 69  ­  Hàng mua không đáp ứng được nhu cầu sử dụng, không khai thác được công  dụng của tài sản.  ­  Mua không đúng loại hàng, không đúng quy cách phẩm chất, khác số lượng  yêu cầu (dư thừa phải nhập kho hoặc thiếu hàng để sử dụng).  ­  Mua giá cao hơn so với giá của hàng hóa cùng loại trên thị trường cùng thời  điểm. Bị cấu kết làm giá.  ­  Mua hàng không kịp thời, không đúng tiến độ làm ảnh hưởng đến hoạt động  của nhà trường.  Giải pháp hoàn thiện quy trình:  Đề xuất đổi  tên quy  trình này  thành Quy  trình mua sắm  trực tiếp hàng hóa  dịch vụ, vì thực chất sửa chữa được xem là một loại hình dịch vụ, đổi tên quy trình  sẽ mang tính bao quát tốt hơn, mở rộng phạm vi đối tượng điều chỉnh (các trường  hợp thuê mua dịch vụ, VD: dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo hiểm…).  Quy trình hiện chứa đựng nhiều vấn đề, nguyên nhân chủ yếu do không xác  định tốt nhu cầu và đánh giá đúng hiệu quả đầu tư, nên có nhiều tài sản mua sắm về  không khai  thác sử dụng tốt, bị  lãng phí…Trên cơ sở đó,  tác giả đề xuất các biện  pháp hoàn thiện như sau:  Đơn vị chủ trì thực hiện là phòng QTTB. Các đơn vị phối hợp: P.KH­TC, bộ  phận  quản  lý  và  sử  dụng  tài  sản,  kho  vật  tư,  phòng  kỹ  thuật…. BGH phê duyệt,  chức năng và nhiệm vụ cụ thể giống như quy trình hiện tại.  Làm rõ ràng, chi tiết thêm bước 1 và bước 2 của quy trình:  ­  Bước 1: Xác định nhu cầu và kế hoạch sử dụng tài sản  ­  Bước 2: Ra quyết định biện pháp thực hiện.  Các bước còn lại giữ nguyên không đổi :  Cụ thể như sau:  Bước 1: Xác định nhu cầu:  Nhu cầu được bộ phận dự kiến  trong kế hoạch mua sắm hàng năm, và xác  định lại để đề xuất  thực hiện khi có nhu cầu sử dụng,  lúc đó nhu cầu sẽ được xác  định  lại một cách chi  tiết, cụ  thể,  rõ ràng. Việc xác định nhu cầu đúng, hợp  lý  sẽ  hữu ích để thực hiện chi tiêu hợp lý, sử dụng đồng tiền tiết kiệm và đúng mục đích. Trang 70  Nhu  cầu  được  đề  xuất  bởi  bộ  phận  gửi  phòng  QTTB.  Phòng  QTTB  chịu  trách nhiệm xem xét phối hợp với các bộ phận khác, sau đó trình BGH duyệt hoặc  phòng QTTB trực tiếp đề xuất trong trường hợp tài sản thuộc chức năng nhiệm vụ  phòng QTTB quản lý. Trong trường hợp giá trị hàng hóa dịch vụ thuê mua lớn, phải  thành lập hội đồng xác định nhu cầu, thành phần hội đồng gồm: BGH, bộ phận sử  dụng,  bộ  phận  kỹ  thuật,  phòng QTTB,  phòng  KH­TC  và  đại  diện  ban  thanh  tra,  trong trường hợp mua các loại hàng hóa dịch vụ ngoài chuyên môn của cán bộ kỹ  thuật phải mời chuyên gia tư vấn.  Căn cứ xác định nhu cầu:  ­  Bộ phận đề xuất dựa vào kế hoạch công tác, kế hoạch sử dụng để xác định  nhu cầu cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm chất, mẫu mã  ­  P.QTTB phối hợp bộ phận kho kiểm tra tồn kho để xem có cần mua dự trữ  thêm không hoặc số hiện có đáp ứng được mức nào…  ­  P.QTTB kiểm tra cơ sở vật chất thường xuyên và theo dõi thời gian khai thác  sử dụng để kịp thời phát hiện nhu cầu cần mua sắm hoặc duy tu, bảo dưỡng.  Yêu cầu:  ­  P.QTTB cần xem xét,  thẩm  tra nhu cầu một cách nghiêm  túc, nếu nhu cầu  xác định đúng thì mới chuyển sang bước 2, nếu không phải xác định lại. Nhu  cầu phải hợp  lý, phù  hợp với khả năng đáp ứng  của nhà  trường, kèm  theo  giải trình cụ thể, chi tiết số lượng, chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, …  ­  Nhu  cầu  phải  kèm  theo  dự  toán  kinh  phí  chuyển  phòng  KH­TC phối  hợp  xem xét và cho ý kiến về nguồn kinh phí thực hiện có hay không sau đó mới  trình trình BGH phê duyệt.  Cần chú trọng đến bước này vì nếu xác định không đúng nhu cầu sẽ gây lãng  phí về công sức, thời gian, tiền bạc.  Chứng từ xác định nhu cầu cụ thể dưới dạng:  ­  Kế hoạch mua sắm hàng hóa, dịch vụ hàng năm.  ­  Đơn đề nghị cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ: được đánh số cụ thể.  ­  Biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản.  ­  Bảng chiết tính chi phí, dự toán kinh phí.  ­  Kế hoạch công việc cụ thể cần sử dụng đến hàng hóa dịch vụ Trang 71  Bước 2: Quyết định biện pháp thực hiện  Phòng QTTB tìm biện pháp  thực hiện  tối ưu,  phối hợp với phòng KH­TC,  kho vật tư, bộ phận kỹ thuật, chuyên gia tư vấn… để tham mưu cho Hiệu trưởng ra  quyết định biện pháp lựa chọn hàng hóa đáp ứng nhu cầu mà tiết kiệm chi phí nhất:  ­  Phòng QTTB kết hợp với bộ phận kho vật tư xác định xem trong kho hiện có  hàng hóa có thể xuất dùng ngay không, nếu không có mới xem xét đến việc  thuê  mua;  rà  soát  có  tài  sản  tương  đương  đang  dư  thừa  ở  bộ  phận  khác  không, nếu có sẽ thực hiện điều chuyển nội bộ, nếu không mới xem xét đến  việc thuê mua.  ­  Quyết định tự thực hiện hay thuê mua bên ngoài. Thông thường đối với các  công việc đơn giản, sửa chữa nhỏ lặt vặt, nếu trong tầm khả năng thực hiện  của nhân viên sửa chữa thì phòng Quản trị tự thực hiện, nếu ngoài khả năng  tự thực hiện mới xem xét đến khả năng thuê mua bên ngoài.  ­  Trong trường hợp hàng hóa không thể mua được do không có điều kiện mua  sắm (hàng hóa không có trên thị trường, không có nhà cung cấp dịch vụ, giá  trị tài sản quá cao so với nhu cầu…) phòng Quản trị cần phải có hướng giải  quyết  cụ  thể:  cho  sửa  chữa  tài  sản  cũ  hoặc  cho  thuê mua  sản  phẩm  thay  thế…. Trong các trường hợp này, phòng Quản trị cần phải  làm việc lại với  bộ phận đề xuất để thống nhất ý kiến.  ­  Xem xét thật kỹ trước khi quyết định có thật sự cần thiết phải thuê mua ngay  không. Thành  lập hội đồng  thẩm  tra và quyết định  trong  trường hợp giá  trị  hợp đồng thuê mua lớn.  ­  Phải  có phê duyệt  của phòng KH­TC về ngân  sách  thực hiện  kèm  theo để  tránh tình trạng thuê mua sa đà vượt quá ngân sách cho phép. P.KH­TC xem  xét  đến  khả  năng  thanh  toán  vào  thời  điểm  phải  trả  người  cung  cấp,  nếu  không đủ khả năng cần phải có biện pháp xin gia hạn  thời hạn  thanh  toán,  hoặc lùi thời điểm thực hiện thuê mua, hoặc giảm số lượng …  Các thủ tục cụ thể thể hiện qua chứng từ: ký duyệt trên chứng từ của bước 1  Lưu đồ chứng từ: Trang 72  Bộ phận  Phòng KH­TC  Phòng QTTB  Hiệu trưởng  Bắt đầu  Lập đơn đề  nghị  (cung  cấp, sửa TS)  Đơn đề  nghị  Đơn đề  nghị đã xét  Duyệt NS  thực hiện  Đơn đề  nghị đã  duyệt NS  Ký duyệt  đơn  đề nghị  Đơn đề  nghị đã ký  duyệt  Đơn đề  nghị  Xét đơn đề  nghị  Lấy 1  báo giá  Xét chọn báo giá  Lấy 1  báo giá  Báo giá  Báo giá  Báo giá  Biên bản  chon NCC  Lấy 1  báo giá  Ra QĐ chọn  NCC  QĐ  QĐ chọn  NCC  Nhà cung cấp  Hợp đồng  HĐ đã ký  Hợp đồng  ­CC HH, DV.  ­BBBG/TLHĐ Giám sát  TH Hđồng  Nhận HH,  DV  BB giao  nhận HH,  DV  BB giao  nhận HH,  DV  BB giao  nhận HH,  DV/ TLHĐ  Ký BB  GNHHDV  Ký BB  GNHHDV  Ký BB  GNHHDV  Ký BB  GNHHDV  Ký  TLHĐ  Tập hợp  CT ĐNTT  BB giao  nhận HH,  DV/ TLHĐ  B giao nhận  HHDV/TLHĐ  đã ký  B giao nhận  HHDV/TLHĐ  đã ký  BB giao nhận  HH, DV/  TLHĐ  BB giao nhận  HH, DV/  TLHĐ đã ký  Lập báo giá  Báo giá  Hợp đồng  Hợp đồng  Hợp đồng  Ký HĐ  Hợp đồng  HĐ đã ký  QTTT Trang 73  Một số giải pháp khác cần quan tâm đặc biệt để thực hiện tốt hơn việc  kiểm soát thuê mua :  Định kỳ  luân chuyển nhân sự  tại vị  trí  thu mua của phòng QTTB. Thường  xuyên  tìm  chọn báo  giá  của  các nhà  cung  cấp  tiềm năng  khác để  khảo  sát  và  so  sánh, thay đổi nhà cung cấp.  Nâng cao năng lực kỹ thuật, khả năng am hiểu về các loại máy móc thiết bị  chuyên dụng của nhà  trường  (máy  tính, máy  chiếu, micro, amply, đàn organ) cho  nhân  viên  kỹ  thuật phòng QTTB  để  tư vấn về kỹ  thuật  cho  trưởng phòng QTTB  xem xét các đề xuất nhu cầu.  Quy định các  biện pháp xử  lý  cụ  thể  và mạnh  tay  xử  lý  trong  trường hợp  nhân viên hoặc nhóm nhân viên cố tình làm sai, cố tình cấu kết thông đồng với nhà  cung cấp và nhà cung cấp cố tình chèo kéo nhân viên thu mua để làm giá trục lợi cá  nhân gây thiệt hại lợi ích của nhà trường.  Thành lập Ban kiểm tra các hợp đồng thuê mua hàng hóa dịch vụ, ban này có  quyền kiểm tra đột xuất bất cứ hợp đồng nào.  Ban lãnh đạo và người ký tên dưới các thủ tục giấy tờ kiên quyết từ chối khi  phát hiện  quy  trình  không đảm bảo  trình  tự, phải  bổ  sung  các  thủ  tục  chữa  cháy  sau…Phòng kế  toán kiên quyết  từ chối  thanh  toán khi phát hiện có sự bất hợp  lý  xảy  ra  trong quy  trình hoặc  thiếu  thủ  tục giấy  tờ… nhằm  tạo nguyên  tắc,  nề nếp  thực hiện quy trình.  Trong các trường hợp phải thuê mua gấp mà không kịp làm các thủ tục theo  trình tự các bước, sau đó cần có ban thanh tra xem xét lại sự việc.  Bộ phận phải chủ động và quan tâm hơn nữa trong tìm kiếm nguồn hàng phù  hợp chứ không chỉ thụ động giao phó cho phòng QTTB để đáp ứng tốt nhất nhu cầu  sử dụng của bộ phận mình.  Trong tất cả các trường hợp đặc biệt bất thường, phải có giải trình cụ thể.  3.4.3.3. Hoàn thiện quy trình thanh toán  Xác định mục tiêu của quy trình:  ­  Thanh toán đúng đối tượng, đúng hàng hóa dịch vụ, đúng số tiền, và kịp thời. Trang 74  ­  Giảm  thiểu các  sai  sót, gian  lận  trong quá  trình  lập hồ sơ và  thủ  tục  thanh  toán. Minh bạch, công khai chế các độ thanh toán để mọi người cùng tham  gia thực hiện kiểm tra giám sát.  ­  Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.  Đánh giá rủi ro trong quy trình:  ­  Thanh toán không đúng đối tượng, sai số tiền, sai định mức chế độ quy định.  ­  Chứng từ đề nghị thanh toán có sai sót, không hợp lệ, không hợp pháp, hoặc  cố ý gian lận lập chứng từ giả mạo…  ­  Kiểm soát thanh toán không phát hiện được sai sót, gian lận mà đồng ý thanh  toán dẫn đến phản ánh sai nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh không trung  thực tình hình tài chính.  ­  Người đề nghị cố ý đề nghị thanh toán chứng từ trùng lắp, hoặc quên không  đề  nghị  thanh  toán. Kế  toán  thanh  toán  trùng  lắp  hoặc  quên  không  thanh  toán, thanh toán chậm các dịch vụ mua ngoài hàng kỳ.  ­  Không đủ tiền để thanh toán.  Giải pháp hoàn thiện quy trình:  Giữ nguyên các bước  theo quy trình hiện  tại, bổ sung một  số  thủ  tục kiểm  soát sau:  ­  P.TC­HC phối hợp với P.KH­TC soạn thảo quy định biện pháp xử phạt thích  đáng và nghiêm  túc thực hiện đối với cá nhân hoặc bộ phận  thường xuyên  xảy ra sai sót, sai sót nghiêm trọng, hoặc cố ý gian lận để mọi người làm việc  cẩn thận hơn, trách nhiệm hơn, nâng cao ý thức tuân thủ và tính trung thực.  ­  P.KH­TC phải cụ thể hóa quy trình kèm diễn giải chi tiết, có các hướng dẫn  cụ thể các bước thực hiện trong quy trình và thời gian thực hiện, thống nhất  các mẫu biểu trong từng trường hợp thanh toán, hướng dẫn kỹ năng tập hợp  chứng  từ và yêu cầu của chứng từ đề nghị  thanh  toán và  truyền  thông đến  từng cá nhân, bộ phận bằng nhiều cách: đăng tải hướng dẫn trên trang web;  in phát về bộ phận.  ­  Trưởng P.KH­TC bố  trí  thêm người hỗ  trợ mảng công việc hiện  tại  của kế  toán thanh toán (KTTT) để tách kiểm soát chi ra khỏi KTTT, vừa đưa thêm  người kiểm soát vào trong quy trình, vừa giảm tải công việc cho KTTT. Trang 75  ­  P.KH­TC đề xuất các bộ phận bố  trí một người chuyên phụ  trách  tài  chính  (PTTC), đầu mối chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ, đề nghị thanh toán, làm  việc  trực  tiếp  với  phòng  KH­TC  về  công  tác  thanh  toán  phát  sinh  của  bộ  phận, PTTC được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm, được P.KH­TC  tập huấn kỹ  năng làm thủ tục thanh toán sẽ giúp quy trình được vận hành trôi chảy hơn.  ­  Định kỳ P.KH­TC chủ  trì mở các buổi  tập huấn về công tác  thanh  toán để  mọi người quan tâm đến dự, mời đích danh một số đối  tượng hay tham gia  vào  quy  trình:  PTTC  bộ  phận,  trưởng  bộ  phận,  cán  bộ  thu  mua  phòng  QTTB….  ­  Quy  định  nhiều  cùng  tham  gia  thực  hiện  các  công  đoạn  trong  quy  trình:  người đề nghị (PTTC), người thực hiện công việc, người xác nhận nghiệp vụ  (phụ trách bộ phận), người thụ hưởng, người kiểm tra (kiểm soát thanh toán),  người  lập  lệnh  thanh  toán  (KTTT) người  xét  duyệt  (TP.KH­TC), người  ký  duyệt (Hiệu trưởng), người trả tiền (thủ quỹ, BKNN, ngân hàng)…, việc làm  này tuy rườm rà nhưng góp phần kiểm soát rất tốt các sai sót, gian lận, cùng  tham gia kiểm tra giám sát lẫn nhau.  ­  Đối với công việc đặc thù riêng của từng bộ phận mà khó kiểm soát  thì sử  dụng định mức khoán chi.  ­  Dùng thủ tục đối chiếu, thẩm tra, kiểm soát chéo các chứng từ kế toán với kế  hoạch, chương trình,  thông  tin chung…(hợp đồng  thỉnh giảng đối chiếu kế  hoạch giảng dạy, đối chiếu với thời khóa biểu…)  ­  Các bộ phận, đầu mối là P.KH­TC phải thường xuyên rà soát, điều chỉnh, dự  kiến  hết  các  trường  hợp  chi  tiêu  để  xây  dựng  định  mức  bổ  sung  vào  QCCTNB làm căn cứ kiểm soát và thanh toán.  Lưu đồ chứng từ: Trang 76  3.4.3.4. Hoàn thiện hoạt động quản lý tài sản  Xác định mục tiêu của hoạt động: nhằm trang bị và sử dụng tài sản đúng  mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ, đảm bảo công bằng, hiệu quả và tiết kiệm.  Đánh giá rủi ro:  ­  Rủi ro bị mất mát hoặc bị tráo đổi linh kiện máy móc.  ­  Rủi ro bị hư hỏng, xuống cấp do tác động hóa lý, do không được bảo dưỡng  định  kỳ  hoặc do  người  sử  dụng  không biết  cách  sử  dụng,  không  làm  theo  đúng hướng dẫn sử dụng hoặc do cố ý phá hoại…  ­  Rủi ro sử dụng tài sản sai mục đích, không đúng tiêu chuẩn định mức, chế  độ, không đảm bảo công bằng và tiết kiệm. Trong đó, chú ý đến rủi ro không  tận dụng khai thác tài sản, sử dụng tài sản lãng phí.  Giải pháp hoàn thiện:  P.QTTB phối hợp với kế toán tài sản (KTTS) tiến hành dán nhãn tên tài sản,  dán nhãn kiểm kê để quản lý, theo dõi tài sản. Nhãn dán phải đảm bảo độ bền dính.  Sử dụng dán tem niêm phong trên các loại máy móc thiết bị (máy tính, máy  chiếu…). Khi kiểm kê tài sản,  lưu ý đến tình trạng tem niêm phong,  lập Biên bản  kiểm tra hiện trạng (PL3. 08 ) nếu phát hiện mất tem. Dán tem bảo hành ngay trên  các máy móc thiết bị đang trong thời gian bảo hành và gạch chéo trên tem bảo hành  nếu hết hạn, đồng thời chú ý việc quản lý hồ sơ, phiếu bảo hành cho khoa học hơn.  Quy định  rõ  ràng  trách nhiệm bảo quản  tài  sản của  từng bộ phận, cá nhân.  Nếu làm mất, hoặc cố ý làm hư hỏng sẽ phải bồi hoàn. Khi tài sản hư hỏng phải lập  biên bản kiểm  tra hiện  trạng về  tình trạng hoạt động của máy, về  tình  trạng niêm  phong (đối với tài sản có niêm phong).  Định kỳ, P.QTTB phải tiến hành bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Hàng  ngày bộ phận phải lau chùi, bảo quản tài sản do mình sử dụng; phòng QTTB phải  chịu trách nhiệm phân công người lau chùi vệ sinh máy móc, thiết bị giảng dạy và  các  tài  sản  chung  thuộc phòng QTTB quản  lý. Ban Vệ  sinh môi  trường phải  tiến  hành kiểm tra giám sát tình trạng vệ sinh tại từng bộ phận và toàn trường, đặc biệt  chú ý đến vệ sinh máy móc thiết bị. Trang 77  P.QTTB chủ  trì  làm  tốt công đoạn xác định nhu cầu mua sắm, nhu cầu sử  dụng tài sản và quyết định chọn mua trong các quy trình về mua sắm tài sản để đảm  bảo hàng mua về được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.  Bổ sung mẫu Biên bản điều chuyển tài sản nội bộ (PL 3.09) để sử dụng khi  có sự điều chuyển tài sản giữa các bộ phận với nhau, biên bản này được lập thành 4  bản lưu tại: P.QTTB, kế toán tài sản, bộ phận có tài sản điều chuyển, bộ phận nhận  tài sản để làm căn cứ ghi nhận tài sản điều chuyển. Phòng QTTB và KTTS mở Sổ  theo dõi điều chuyển tài sản nội bộ  (PL 3.10) cập nhật  thông tin thường xuyên và  đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán khớp với thực tế kiểm kê.  3.4.3.5 Hoàn thiện quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo.  Quy trình hiện nay có nhiều ưu điểm và đạt được mục tiêu xây dựng CTĐT  có  chất  lượng, phù hợp với nhiệm vụ đào  tạo  của  trường. Do đó, cần duy  trì  các  bước trong quy trình hiện có, lưu ý bổ sung thêm các biện pháp sau:  ­  Mở rộng mẫu khảo sát ý kiến nhà tuyển dụng, khảo sát thêm mẫu ở các tỉnh.  ­  P.KH­TC bố trí kinh phí, P.TC­HC xét chọn CBGV gửi đi bồi dưỡng trình độ  ngoại ngữ để nâng cao kỹ năng biên dịch tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài.  Phòng Khoa học và Hợp tác quốc tế liên hệ với các tổ chức đối tác nước ngoài  để trao đổi chương trình đào tạo, kinh nghiệm giảng dạy.  ­  Phòng  Đào  tạo  phổ  biến  quy  chế  ban  hành  theo  quyết  định  43/2007/QĐ­  BGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ GD&ĐT về đào tạo theo hệ thống tín chỉ  cho  tất  cả  CBGV,  tham  khảo  kinh  nghiệm  quản  lý,  kinh  nghiệm  xây  dựng  CTĐT, và CTĐT ở một số trường đã áp dụng thành công hệ thống đào tạo tín  chỉ (trường ĐH Bách Khoa TP.HCM, ĐH Khoa học Tự nhiên TP.HCM).  ­  Phòng  Đào  tạo  liên  hệ  mở  ngay  các  lớp  bồi  dưỡng,  tập  huấn  cho  toàn  thể  CBGV về kiến thức, năng lực chuyên môn, yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, kỹ  năng biên soạn chương trình, phương pháp giảng dạy, kỹ năng quản lý…đáp  ứng yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, để CBGV biết và vận dụng vào trong quá  trình xây dựng CTĐT, quản lý chuyên môn trong thời gian sắp tới.  ­  P.QTTB lên kế hoạch mua phần mềm quản lý theo hệ thống tín chỉ bao gồm  các phân hệ quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, quản lý tài chính – tài sản, quản  lý thư viện… và có kế hoạch tập huấn chuyển giao sử dụng vào đầu năm 2010. Trang 78  ­  P.KH­TC bố trí kinh phí cho việc xây dựng CTĐT, biên soạn giáo trình, đề  cương chi  tiết,  tập bài giảng,  tài liệu tham khảo, phần mềm quản lý theo hệ  thống tín chỉ trong dự toán ngân sách năm 2010.  3.4.3.6 Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy  Đề xuất một số biện pháp sau:  ­  Phòng Đào tạo phân công cán bộ thanh tra đào tạo chuyên trách có nhiệm vụ  theo dõi quản lý giáo viên hàng ngày.  ­  Thanh tra đào tạo kết hợp với khoa, bộ môn có biện pháp theo dõi, kiểm tra,  đối chiếu thường xuyên giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi  giáo viên, sổ đầu bài… với nhau nhằm phát hiện giáo viên không nghiêm túc  thực hiện theo quy định của nhà trường về đảm bảo tiết giảng, giờ giảng; tự ý  bỏ tiết, hoặc dạy bù dồn dập làm sinh viên không kịp tiếp thu bài giảng…  ­  P.TC­HC phối hợp với P.Đào tạo xây dựng quy định xử lý giáo viên vi phạm  một cách cụ thể:  trừ thi đua, giảm thù lao giảng dạy, không mời thỉnh giảng  lần sau…và phổ biến cho các khoa, bộ môn trong trường.  ­  Ngoài việc lên tiết và dự giờ giáo viên theo kế hoạch, BGH chỉ đạo khoa, bộ  môn, phối hợp với phòng Đào tạo thường xuyên dự giờ kiểm tra đột xuất để  đánh giá đúng thực trạng chất  lượng giảng dạy của giáo viên, hơn là dự giờ  có sự chuẩn bị trước như hiện nay.  ­  Yêu cầu giáo viên thỉnh giảng phải cung cấp đủ bằng cấp chuyên môn, chứng  chỉ bồi dưỡng phương pháp sư phạm…ngay lần ký hợp đồng đầu tiên. Trong  hợp đồng  thỉnh  giảng  quy định  rõ  trách  nhiệm và biện  pháp  xử phạt  (giảm  tiền thù lao giảng dạy, ngừng hợp đồng…). Giáo viên thỉnh giảng phải cung  cấp đề cương bài giảng cho phòng Đào tạo ngay khi ký hợp đồng.  Trên đây là một số hoạt động kiểm soát thể hiện qua một số quy trình và hoạt  động về công tác quản lý tài chính – tài sản và công tác quản lý đào tạo của trường.  Ngoài  ra, còn có nhiều  hoạt động kiểm soát  khác, nhưng vì  thời  gian và năng  lực  nghiên cứu có hạn, tác giả xin không đưa vào luận văn này.  3.4.4  Hoàn thiện thông tin và truyền thông  Thông tin hữu ích rất quan trọng cho việc ra quyết định. Thông tin đầy đủ,  chính xác, kịp thời giúp ra quyết định đúng, kịp thời, góp phần đạt được mục tiêu Trang 79  của tổ chức. Vì vậy, việc thu thập, xử lý thông tin là hết sức cần thiết. Hiện công tác  này chưa được quan tâm đúng mức, cần phải có biện pháp để nâng cao vai trò, vị trí  của hệ thống thông tin trong nhà trường, tác giả xin đề xuất một số biện pháp sau:  ­  Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện đại, gồm các module quản lý đào  tạo,  quản  lý  tài  chính  –  tài  sản,  quản  lý  sinh  viên,  quản  lý  thư  viện…  các  module này tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở, theo chương  trình đào tạo tín chỉ (xây dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý mã  môn học, đăng  ký học  trực  tuyến,  thu học phí  theo  tín  chỉ, quản  lý  lớp sinh  viên, quản lý lớp môn học…). Trước khi ra quyết định chọn mua phần mềm,  phải  thuê  tư vấn khảo sát nhu cầu  trong  trường, mã hóa nhu cầu  thành ngôn  ngữ công nghệ thông tin...  ­  Phân  công nhiệm vụ  cụ  thể  cho  cá  nhân,  tổ chức  cụ  thể để  phụ  trách mảng  thông tin truyền thông trong phạm vị toàn trường, phạm vi từng đơn vị.  ­  Nâng cao năng lực thu thập xử lý thông tin và truyền thông của CBGV. Gửi  nhân  viên  hành  chính  văn  thư  đi  học  tập  chuyên môn,  bồi  dưỡng  kỹ  năng  nghiệp vụ, sau đó có biện pháp kiểm tra đánh giá lại trình độ nếu đạt yêu cầu  thì tiếp tục làm việc, nếu không đạt phải sắp xếp chuyển sang công tác khác và  có kế hoạch tuyển dụng người có đủ trình độ năng lực chuyên môn để thay thế.  ­  Hoàn thiện trang web và cập nhật  thông tin phổ biến của trường kịp thời  lên  trang web, chú ý các thông báo về quản lý đào tạo và quản lý sinh viên phải  được cập nhật thường xuyên, kịp thời hơn nữa.  ­  Xây dựng quy  trình  truyền  thông  thông  tin  trong đó  chú  trọng đến  thời  gian  truyền tin, đường đi của thông tin, đầu mối giao nhận thông tin, lưu trữ dữ liệu.  Làm rõ công tác phối hợp,  thời gian thực hiện,  lưu chuyển chứng từ… trong  các quy trình, hoạt động.  ­  Cải  tiến công  tác văn  thư hành chính,  yêu cầu các công văn đi phải được rà  soát  trước khi  truyền thông ra bên ngoài, các công văn đến phải kịp thời xác  định  và  chuyển đến các đơn vị  cần  sử dụng  thông  tin. Yêu  cầu  các bộ phận  phải lưu trữ văn bản có hệ thống, phải cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn  của nhà nước để áp dụng kịp thời, tránh bị sai phạm không tuân thủ. Định kỳ  tổ chức kiểm tra hành chính các bộ phận nhằm kịp thời chấn chỉnh vào nề nếp. Trang 80  ­  Tập huấn và phổ biến ứng dụng các tiện ích của mạng internet cho tất cả mọi  người và ứng dụng làm phương tiện thu thập thông tin và truyền thông giữa  các cá nhân, bộ phận.  ­  Thông tin phải được cụ thể hóa rõ ràng bằng văn bản, chứng từ dùng làm căn  cứ thực hiện. Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định của nhà trường và phổ  biến rộng rãi đến toàn thể CBGV để mọi người biết và thực hiện theo.  3.4.5 Hoàn thiện công tác giám sát  Thành lập phòng Thanh tra chuyên trách có chức năng kiểm tra giám sát các  hoạt động trong nhà trường.  Bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến  thức cơ bản  liên quan đến công  tác đào  tạo,  tài  chính kế toán…cho cán bộ thanh tra.  Phòng Thanh tra phải xây dựng cơ chế giám sát một cách toàn diện, sao cho  mọi công việc, mọi hoạt động, mọi cá nhân,  tổ chức đều được giám sát chặt chẽ.  Định kỳ hoặc đột xuất có các báo cáo đánh giá, có kiến nghị cụ thể gửi BGH chỉ  đạo giải quyết.  3.4.6 Các giải pháp hỗ trợ khác nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB  3.4.6.1 Đả thông tư tưởng cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên  HTKSNB được con người trong tổ chức đặt ra để kiểm soát hành vi của họ,  ngăn ngừa và phát hiện, xử lý các sai phạm nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu  của tổ chức. Trong lĩnh vực công, không có một người chủ cụ thể thực sự mà chỉ  chung  chung  là  tập  thể  người  lao  động,  thì  việc  đặt  ra  và  vận  hành  được  một  HTKSNB hữu hiệu là vấn đề không mấy dễ dàng, bởi chẳng ai muốn tự mình trói  buộc mình, họ cảm thấy tự ái, khó chịu khi bị người khác kiểm soát, cảm thấy gò bó  trong khuôn khổ các quy định, cảm thấy xấu hổ khi bị phát hiện sai phạm...  Quan điểm và nhận  thức của BGH về hoạt động kiểm soát có  tác động  rất  lớn đến môi trường kiểm soát. Vì vậy, BGH cần nhận thức rõ vấn đề này để thông  qua đó có những hành động thiết thực nhằm làm tốt công tác đả thông tư tưởng cho  cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên, sao cho họ chấp nhận có HTKS, vận hành  HTKS và cùng chịu sự kiểm soát chung của nhà trường.  3.5.6.2 Tập huấn cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt về KSNB Trang 81  BGH chỉ đạo P.TC­HC liên hệ mở lớp tập huấn kiến thức chung về KSNB,  trong đó làm rõ chức năng, vai trò, các yếu tố, tác dụng…của KSNB, cách thiết lập,  hoàn thiện, và vận hành HTKS… cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt các  phòng ban, CBGV tham gia vào công tác hoàn thiện HTKSNB để mọi người có cái  nhìn  tổng  quát, nhận  thấy sự  cần  thiết phải  có một HTKSNB  tốt  và  vận hành nó  đúng theo yêu cầu thiết kế.  3.5.6.3 Tập trung nguồn lực trong việc thực hiện công tác KSNB  Phát huy sức trẻ, tính năng động, nhiệt tình, dễ thích nghi và ít ngại bị kiểm  soát…của đội ngũ nhân sự trẻ, phân công đội ngũ này vào các chốt kiểm soát chủ  yếu,  là người làm chủ yếu  trong các quy trình hoạt động (giáo vụ khoa, nhân viên  hành chính các bộ phận, kiểm soát thanh toán…).  Tập  trung  đầu  tư  thiết  bị  kỹ  thuật  phục  vụ  công  tác KSNB,  trang bị  phần  mềm, hệ thống máy tính để làm việc và quản lý theo dõi công việc…trang bị cơ sở  vật chất phục vụ giảng dạy và làm việc được tốt hơn.  Cân đối tài chính để thực hiện việc xây dựng các quy chế, quy định, mua sắm  tài sản phục vụ nhu cầu kiểm soát, thực hiện các chính sách động viên khuyến khích  người lao động, nhưng phải cân nhắc dựa trên quan điểm cân đối lợi ích và chi phí.  Tuy  nhiên,  việc  đầu  tư  trang  thiết  bị,  cũng  như  các  công  cụ  sử  dụng  đến  nguồn tài chính phải cân nhắc thận trọng trước khi ra quyết định vì sẽ ảnh hưởng  đến khả năng cân đối nguồn tài chính hiện nay của nhà trường.  3.5.6.4 Thành  lập Ban Kiểm soát  chịu  trách nhiệm việc  tổ chức  lại  hệ  thống  kiểm soát nội bộ trong nhà trường.  Phải có một nhóm người chịu trách nhiệm  tổ chức việc cải  thiện HTKSNB  hiện hành, giám sát thực hiện. Vì vậy, việc thành lập ban kiểm soát là cần thiết.  Ban  kiểm  soát  có nhiệm vụ  lên kế hoạch  triển  khai,  tập hợp nguồn  lực để  đánh  giá  thực  trạng hệ  thống KSNB,  tiến  hành  tổ  chức  lại  thành  HTKSNB mới,  đồng thời  theo dõi sự vận hành, giám sát hệ thống và điều chỉnh cho phù hợp với  điều kiện mới. Tham gia trong ban phải có các cán bộ quản lý liên quan đến các mắt  xích hoạt động trong hệ thống (Ban thanh tra, cán bộ quản lý các phòng ban), phải  thuê chuyên gia tư vấn  thì kết quả mới đạt được đến nơi đến chốn. Trang 82  KẾT LUẬN CHƯƠNG 3  Trong KSNB, nhân  tố  con người  là hết  sức quan  trọng, do  đó, phải  tạo  ra  được những con người biết đặt lợi ích tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, sống và làm  việc có trách nhiệm, vì mục tiêu chung của nhà trường. Trong đó, Ban lãnh đạo bao  phải là những người tiên phong.  Giải pháp hoàn  thiện dựa  trên  việc đánh giá thực  trạng để  tìm  ra các điểm  yếu của HTKS hiện tại, dựa trên các căn cứ về pháp lý và nội lực của nhà trường  nhằm tập trung vào tất cả các yếu tố của HTKS, bao gồm:  ­  Hoàn thiện môi trường kiểm soát,  ­  Hoàn thiện đánh giá rủi ro,  ­  Hoàn thiện hoạt động kiểm soát, trong đó tập trung vào một số quy trình và  hoạt động quản lý tài chính – tài sản và quản lý đào tạo,  ­  Hoàn thiện thông tin và truyền thông,  ­  Hoàn thiện công tác giám sát,  ­  Và một số giải pháp hỗ trợ khác nhằm tạo điều kiện tiến hành các giải pháp  trên. Trang 83  KẾT LUẬN  Ngành Giáo dục đang  trong  giai đoạn  tập  trung cải cách quản  lý, nâng cao  chất  lượng đào  tạo, được thể hiện  rất  rõ qua việc xác định chủ đề năm học 2009­  2010 của Bộ GD&ĐT: “Năm học đổi mới quản lý, nâng cao chất lượng giáo dục”.  Trước tình hình đó, trường CĐSPTWTPHCM đã đưa ra phương hướng năm  học 2009­2010, tập trung vấn đề cải cách quản lý, nâng cao chất lượng đào tạo và  triển khai về các đơn vị trong nhà trường.  Đổi mới quản  lý cơ bản phải đi vào đổi mới biện pháp, cách  thức quản  lý,  đổi mới các hoạt động kiểm soát, các chính sách thủ tục hiện hành, do đó cần tập  trung vào đổi mới hệ thống kiểm soát nội bộ trong nhà trường. Đổi mới quản lý sẽ  góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.  Thông  qua  nghiên  cứu  cơ  sở  lý  luận  về  kiểm  soát  nội  bộ  và  thực  trạng  HTKSNB của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM, tác giả nhận thấy  HTKSNB của nhà trường còn nhiều khiếm khuyết, thể hiện trong tất cả các yếu tố  của hệ thống: môi trường kiểm soát còn chưa tốt, hầu như không quan tâm đến công  tác đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát còn lỏng lẻo, công tác thông tin truyền  thông và giám sát còn chưa được quan tâm đúng mực. Do đó, HTKSNB không phát  huy được vai trò hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà trường, vì vậy cần phải  có giải pháp hoàn thiện.  Để hoàn  thiện HTKSNB phải  tập  trung hoàn thiện các  yếu  tố cấu  thành hệ  thống bằng các giải pháp cụ thể và thiết thực, tác giả đề xuất các giải pháp sau:  ­  Cải thiện môi trường kiểm soát.  ­  Hoàn thiện đánh giá rủi ro,  ­  Hoàn thiện hoạt động kiểm soát,  ­  Hoàn thiện thông tin và truyền thông,  ­  Hoàn thiện công tác giám sát,  ­  Và một  số  giải pháp hỗ  trợ  khác nhằm  tạo  tiền đề  để  triển  khai việc  hoàn  thiện HTKSNB được thuận lợi và hiệu quả.