Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư ở công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang

huẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa. + Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa. 1.2. GIỚI THIỆU CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1.2.1. Cơ sở dữ liệu Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin. Để có được thông tin hữu ích, doanh nghiệp cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí. Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật nói chung, của Công nghệ thông tin nói riêng là cơ sở để quản lí dữ liệu khoa học. Công nghệ quản lí dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các file riêng biệt và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung. Hiện nay những hệ quản trị Cơ sở dữ liệu đang được dùng nhiều là: Microsoft Acess, SQL server, Foxpro, Oracle… Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu: Bảng (Table): Dùng để ghi chép dữ liệu về một nhóm phân tử nào đó được gọi như là một thực thể. Thực thể và thuộc tính của thực thể: đã nêu ở phần mô hình E – R.. Thực thể (Entity): Là một nhóm người, đồ vật, hiện tượng, sự kiện hay khái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi nhớ. Thuộc tính (Attribute): Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà người ta gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu riêng biệt thường không thể chia nhỏ hơn được nữa. Cơ sở dữ liệu (Data Base): Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên quan đến nhau. Hệ cơ sở dữ liệu (Data Base Systems): Là tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan tới nhau. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Management Systems): Là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các cơ sở dữ liệu. Các hoạt động chính của một cơ sở dữ liệu: cập nhật, truy vấn dữ liệu và cho phép lập các báo cáo. 1.2.2. Ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro Vào đầu những năm 80 xuất hiện ngôn ngữ lập trình Foxbase là tiền thân của ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro. Foxbase phát triển thành phiên bản Foxpro 1.0 chạy trên môi trường DOS và phát triển thành phiên bản Foxpro 2.0 chạy trên môi trường mạng. Phiên bản Foxpro 2.5 có thể chạy trên cả DOS và Window. Foxpro 2.6 thì Fox for Dos dừng lại và Fox for Window vẫn phát triển. Tới phiên bản 3.0 thì chuyển thành Visual Foxpro. 1997: Foxpro 5.0 ra đời. 1998: Foxpro 6.0 ra đời. 2000: Foxpro 7.0 ra đời. Để thực hiện chương trình kế toán chi tiết vật tư ở công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang, em lựa chọn ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc Visual Foxpro vì những ưu điểm sau: - Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện trực quan. - Giúp triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn, giảm bớt khối lượng lập trình phức tạp. - Là ngôn ngữ lập trình hỗ trợ mạnh cho bộ xử lý CSDL. Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không an toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng. 1.3. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ 1.3.1. Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ… Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc ( hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doang nghiệp. - Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3.2. Phân loại và đánh giá vật tư 1.3.2.1. Phân loại Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại, và từng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lí. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Nguyên liệu vật liệu: bao gồm: + Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được chuyển một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. + Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. + Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất. + Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, móc thiết bị. + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi thanh lí Tài sản cố định… Căn cứ nguồn hình thành: Nguyên liệu, vật liệu được chia làm hai nguồn: + Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài. + Nguyên liệu, vật liệu tự chế. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên liệu, vật liệu có thể chia nguyên liệu, vật liệu thành: + Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. + Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác. Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp. Do vậy, trong công tác quản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu. 1.3.2.2. Đánh giá vật tư *Nguyên tắc đánh giá: Việc đánh giá nguyên vật liệu được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc (trị giá vốn thực tế). Trong trường hợp giá trị thuần thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đó. Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng. Thực hiện ngyên tắc này, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh được giữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất quán. Nội dung của nguyên tắc này: Kế toán đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lí hơn; đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó (nguyên tắc thời điểm). *Phương pháp đánh giá: - Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: Trị giá vốn thực tế được xác định theo từng nguồn nhập. Đối với vật tư nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau. + Đối với vật tư mua ngoài: Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn. Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường… + Đối với vật tư thuê ngoài gia công: Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận + Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất. + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốn thực tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp nhận. + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau khi giao nhận. - Đánh giá vật tư theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài. Hàng ngày kế toán chi tiết vật tư sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất. Cuối kì kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số: Hệ số giá (H) Trị giá hạch toán của vật tư còn đầu kỳ Trị giá thực tế của vật tư còn tồn đầu kỳ Trị giá thực tế của vật tư nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của vật tư nhập trong kỳ = + + Trị giá thực tế của vật tư xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của vật tư xuất của vật tư luân chuyển trong kỳ Hệ số giá (H) * *Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho Đối với vật tư xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập nguyên vật liệu đó. - Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kì (bình quân gia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh nghiệp. - Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho. - Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh nghiệp tự quyết định. Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính. 1.3.3. Hạch toán chi tiết vật tư Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong hai phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song và phương pháp số dư. - Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. - Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho. 1.3.4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu 1.3.4.1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên *Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. - Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp đã trình bày ở trên. - Trị giá vốn của nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. *Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu. TK 152 Trị giá gốc của NVL nhập trong kỳ Số tiền điều chỉnh tăng giá khi đánh giá lại NVL Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá gốc của NVL tồn kho cuối kỳ từ tài khoản 611 (phương pháp KKĐK) Trị giá gốc của NVL xuất dùng Số điều chỉnh giảm do đánh giá lại NVL Số tiền được giảm giá NVL khi mua Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá gốc NVL tồn đầu kỳ sang tài khoản 611 (phương pháp KKĐK) Số dư Nợ: Phản ánh giá gốc của NVL tồn kho Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để kế toán theo dõi từng loại, nhóm, thứ NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK1521: nguyên vật liệu chính; TK1522: vật liệu phụ; TK1523: nhiên liệu; TK1524: phụ tùng thay thế; TK1525: thiết bị xây dựng cơ bản; TK1528: vật liệu khác. Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết thành tài khoản cấp 3, cấp 4,... tới từng nhóm, thứ nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. * Tài khoản 153- công cụ dụng cụ Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm công cụ dụng cụ theo trị giá vốn thực tế. Kết cấu TK153-công cụ dụng cụ, tương tự như TK152- nguyên liệu vật liệu. TK153-công cụ dụng cụ có 3 Tài khoản cấp 2: TK1531- công cụ dụng cụ; TK1532-bao bì luân chuyển; TK1533- đồ dùng cho thuê. * Tài khoản 156-hàng hoá Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm hàng hoá theo trị giá vốn thực tế . Kết cấu TK156- hàng hoá, tương tự như TK152- nguyên liệu vật liệu. TK156- hàng hoá, gồm có 2 tài khoản cấp 2: TK1561- trị giá mua hàng hoá; TK1562- chi phí thu mua. * Tài khoản 151- hàng mua đang đi đường Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Kết cấu TK151- hàng mua đang đi đường: - Bên Nợ ghi: + Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường - Bên Có ghi: + Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. - Số dư Nợ: phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối kỳ. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm vật tư hàng hoá còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác, TK 133, TK 331, TK111, TK112, TK621, TK627, TK641, TK642, TK141… *Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: - Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi: + Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào) Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán). + Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán) Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán) - Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kém chất lượng có thể được giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Nợ TK 111, 112, … Có TK 711 – Thu nhập khác Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. - Trường hợp vật tư nhập khẩu, daonh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN. + Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 Có TK 331 Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước. + Tính thuế GTGT phải nộp, ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế , hoặc dùng vào hoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ( 3333, 3331) - Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá vật tư, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331… - Vật tư sản xuất, chế biến, gia công nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 154 – chi phí SXKD dở dang - Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKD + Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642 – Chí phí QLDN Nợ TK 341 – Chi phí XDCB Nợ TK 154 – chi phí SXKD dở dang Có TK 152 – nguyên liệu và vật liệu - Vật tư thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác Có TK 152 - Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp Có TK 627, 642 TK621 TK152 TK151 Xuất dùng trực tiếp cho SX kì trước Nhập kho NVL đang đi đường chế tạo sản phẩm TK627,641,642,241 Xuất dùng cho quản lý phân xưởng TK111,112,141,311,… phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp, xây dựng cơ bản Nhập kho NVL TK133 mua ngoài (nếu có) TK632,157 TK331,3333,33312… Xuất bán trực tiếp, gửi bán góp vốn vào công ty con (nếu có) Nhập khẩu NVL TK154 TK411 Xuất tự chế biến hoặc thuê Nhận vốn góp, nhận được cấp TK154 TK 811 TK128,222,223 Chênh lệch giảm Xuất góp vốn đầu tư Nhập kho do tự chế TK711 TK128,221,222,223 Chênh lệch tăng Nhận lại vốn góp TK3387 (nếu có) TK1388 TK1381(3381) Phát hiện thiếu khi kiểm kê Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý chờ xử lý TK 412 TK412 đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại Chệnh lệch tăng do 1.3.4.2. Kế toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ *Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản 611 - “mua hàng”. Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ. Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng tài khoản 152. Tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ. *Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: - Đầu tháng kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 152 - Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư mua vào dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331… - Cuối kỳ giá trị vật tư kiểm kê được kết chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 611 Trị giá thực tế vật tư xuất kho cho các mục đích khác nhau, kế toán ghi Nợ TK 157, 632, 627, 641, 642 Có Tk 611. TK 611 – Mua hàng - Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ - Trị giá thực tế của NVL nhập trong kỳ -Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ - Trị giá thực tế NVL xuất trong kỳ cho các mục đích khác nhau Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ và gồm 2 TK cấp 2: TK 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu Tk 6112 - Mua hàng hoá + Ngoài ra, kế toán NVL sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK 151, TK 152, TK 111, TK 112, TK 128, TK 222, TK 142, TK 242, TK 621, TK 642, TK 331... Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 K/ C hiện có đầu kỳ K/C hiện có cuối kỳ TK 111, 112, 331,141… TK 111, 112, 331 Trị giá NVL mua vào Các khoản được giảm trừ TK133 TK 133 (nếu có) (nếu có) TK 333 TK 621,627,641,642… Thuế nhập khẩu Xuất dùng trong kỳ TK 411 TK 632 Nhận góp vốn liên doanh Xuất bán góp cổ phần TK 631,412,711… TK 412 Trị giá NVL tăng do các Chênh lệch giảm khi đánh nguyên nhân khác giá lại NVL CHƯƠNG2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BỘT GIẶT VÀ HOÁ CHẤT ĐỨC GIANG 2.1.KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BỘT GIẶT VÀ HOÁ CHẤT ĐỨC GIANG 2.1.1.Giới thiệu chung về công ty *Tên đầy đủ: Công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang *Địa chỉ: Số 18, Đức Giang, Long Biên, Hà Nội *Tên giao dịch: DucGiang chemical and washing powder joint stock company *Điện thoại: 84-0438271519 *Fax: 84-0438271519 *Giám đốc : Ông Đào Văn Huyền *Văn phòng giao dịch: *Diện tích công ty: 1000m2 - số 18, Đức Giang, Long Biên, Hà Nội *Ngành nghề kinh doanh chính: - Chế biến các loại hoá chất nguyên chất - Chế biến các loại hoá chất nguyên chất thành các hợp chất sau đó bán ra thị trường trong nước và xuất khẩu - Sản xuất bột giặt bán ra thị trường trong nước và xuất khẩu - Sản xuất nước rửa chén bán ra thị trường trong nước và xuất khẩu ............. *Định hướng phát triển: Trong tương lai không xa, Công ty sẽ trở thành nhà sản xuất và cung cấp các sản phẩm bột giặt và hoá chất lớn nhất Việt Nam, giữ vững được thương hiệu, xây dựng thêm nhiều chi nhánh ở nước ngoài. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lí của công ty GIÁM ĐỐC PGĐ kinh doanh PGĐ điều hành P.Kế toán P.QL vật tư P.Kinh doanh P.TC Hành chính P.Kĩ thuật PXSX số 1 PXSX số 2 PXSX số 3 PXSX số 4 2.2.TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Bộ máy kế toán của công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản Kế toán công nợ Kế toán vật tư Kế toán tiền mặt Kế toán tiền lương *Kế toán Trưởng: Nhiệm vụ của kế toán trưởng là quản lý ,điều hành bộ máy kế toán ,nghiên cứu và cập nhật các thông tư ,chế độ kế toán mới của Bộ Tài Chính để đưa vào áp dụng trong doanh nghệp *Kế toán tổng hợp: Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của chứng từ, thực hiện tổng hợp số liệu và kiểm tra tổng hợp, cân đối số liệu kế toán. Cập nhật và kiểm tra các chứng từ điều chỉnh, kết chuyển lương và các chi phí liên quan, công nợ, chi phí, lãi lỗ. Làm báo cáo thuế với Cơ quan thuế, với các cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan chủ quản như: Tổng cục thống kê, tổng cục doanh nghiệp…Làm báo cáo quyết toán quý, năm và các báo cáo tài chính khác phục vụ kinh doanh. *Kế toán công nợ: Kế toán công nợ có nhiệm vụ là nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận, nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, xác nhận hoá đơn bán hàng và chứng từ thanh toán. Kế toán công nợ tiến hành kiểm tra công nợ và theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận. Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi công nợ khó đòi, nợ lâu và các khoản công nợ trả trước đã quá hạn nhập hàng. Định kỳ kiểm tra báo cáo công nợ trên phần mềm kế toán MISA, lập Báo cáo công nợ, thông báo thanh toán công nợ… *Kế toán tiền mặt: Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt là nhận đề nghị thu chi đã được duyệt, chuyển phiếu thu chi cho các bộ phận liên quan. Cùng với thủ quỹ tiến hành kiểm tra số dư quỹ tiền mặt trên sổ quỹ và thực tế. *Kế toán tài sản: Kế toán tài sản thực hiện nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và căn cứ vào đó để tính khấu hao tài sản cố định đúng đủ cho từng bộ phận trong toàn công ty. Đề xuất thanh lý các tài sản không còn sử dụng được và đề xuất kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm quy định về quản lý tài sản. *Kế toán vật tư: Thực hiện nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, tính giá vốn vật tư xuất kho. 2.3.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.3.1. H ình thức kế toán *Hình thức kế toán mà công ty áp dụng để hạch toán là hình thức kế toán Nhật kí chung với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm.. *Đơn vị tiền tệ: VNĐ. *Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ. *Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên liệu, vật liệu. Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp mở thẻ song song. - Đối với vật tư nhập kho: + Với vật tư mua ngoài: Đối với vật tư mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Giá thực tế vật tư nhập kho= Giá ghi trên hoá đơn không có thuế GTGT+ chi phí thu mua, vận chuyển… Đối với vật tư mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Giá thực tế vật tư nhập kho= Giá mua ghi trên hoá đơn có cả thuế GTGT+ chi phí thu mua, vận chuyển… + Với vật tư Công ty tự sản xuất: Giá thực tế nhập kho vật tư = Giá thực tế của hiện vật xuất để sản xuất + chi phí nhân công và chi phí khác. - Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế của phế liệu thu hồi do Giám đốc Công ty quyết định. Giá thực tế vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho * Đơn giá thực tế - Đối với vật tư xuất kho Cuối kỳ hạch toán tiến hành cộng giá thực tế của tất cả các vật tư xuất kho để xác định giá toàn bộ vật tư xuất kho trong kỳ. Khi giá cả trên thị trường biến động thì Công ty đánh giá lại giá trị vật tư tồn kho trên cơ sở giá thị trường. Căn cứ vào giá vật tư đã đánh giá lại để tính giá xuất kho cho kỳ sau. *Hạch toán vật tư - Kế toán tổng hợp nhập vật tư: + Đối với vật tư mua ngoài nhập kho: * Nếu mua vật tư mà chưa thanh toán: Nợ TK 152 ,156 - Giá mua không có thuế GTGT Nợ TK 133 - Thuế GTGT Có TK 331 - Tổng giá thanh toán. * Nếu vật tư mà thanh toán ngay cho khách: Nợ TK 152, 156 - Giá mua không có thuế GTGT Nợ TK 133 - Thuế GTGT Có TK 111,112… * Nếu mua hàng có thuế xuất nhập khẩu: Nợ TK 152 Có TK 3333( số tiền trên giấy thông báo thuế) + Vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê: Nợ TK 152, 156 - Giá trị nguyên liệu, vật liệu theo đánh giá. Có TK 338 - Chi tiết liên quan. - Kế toán tổng hợp xuất vật tư + Đối với trường hợp xuất kho vật tư lắp ráp Nợ TK 154 Có TK 152 + Khi xuất vật tư để trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 621 Có TK 152 + Khi xuất kho vật tư cho QLDN, SXC Nợ TK 642 Nợ TK 627 Có TK 152 hoặc 156 + Trường hợp vật tư công ty xuất kho để bán Nợ TK 632 Có TK 152 hoặc 156 *Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng. 2.3.2. Hệ thống tài khoản kế toán Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006 – BTC và thông tư 60 /2007/ TT - BTC và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tài khoản sử dụng chủ yếu là TK 152: Nguyên liệu, vật liệu và TK 156: hàng hoá. 2.3.4. Phương pháp kế toán hàng tồn kho Kế toán hàng tồn kho của công ty được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, đánh giá vật tư xuất kho theo phương pháp tính giá đích danh, hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp mở thẻ song song, tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. 2.3.5. Đánh giá phầm mềm công ty đang sử dụng Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA, nhờ đó việc lưu giữ thông tin được chặt chẽ và chính xác, việc cộng số phát sinh trong tháng ít nhầm lẫn. Nhưng phần mềm kế toán này có một số chức năng không được đưa vào sử dụng vì chưa tương thích với nguyên tắc hạch toán của công ty. Vì vậy, yêu cầu của người sử dụng là phải có một phần mềm với báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty, quy trình hoạt động cụ thể, đơn giản, dễ nắm bắt, tránh tình trạng trùng lặp thông tin gây lãng phí nhân lực. 2.4.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.4.1. Mục tiêu của hệ thống Yêu cầu của hệ thống là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng. Quản lí được : Danh mục vật tư Danh mục nhà cung cấp Danh mục kho ….. Quản lí được giá trị và số lượng vật tư nhập, xuất Quản lí được giá vốn hang tồn kho, xuất kho … In ra được: Bảng kê chứng từ nhập kho, xuất kho Báo cáo nhập-xuất -tồn nguyên vật liệu Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu Thẻ kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ cái nguyên vật liệu ……. 2.4.2. Mô tả bài toán và các hồ sơ dữ liệu thu thập được 2.4.2.1.Mô tả bài toán Công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang là công ty chuyên sản xuất các loại hoá chất. Do vậy, nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty là các danh nghiệp ở trong nước, và một số doanh nghiệp ở nước ngoài. Vật tư mua về được người giao đưa về kho cùng hoá đơn bán hang. Trước khi nhập kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hang kiểm tra xác định phẩm chất, quy cách, chất lượng, số lượng …vật tư .Dựa vào kết quả kiểm tra thực tế, thủ kho lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, 1 liên đưa cho người giao hang để làm căn cứ thanh toán, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán vật tư. Khi phân xưởng sản xuất có yêu cầu nguyên vật liệu, tổ trưởng tổ sản xuất viết phiếu yêu cầu vật tư gửi cho giám đốc kí duyệt. Sau khi phiếu yêu cầu có chữ kí xác nhận của giám đốc, phiếu yêu cầu vật tư được chuyển đến phòng kế to án, bộ phận kế toán vật tư liên hệ với thủ kho để biết số lượng, quy cách, phẩm chất … vật tư được yêu cầu, từ đó viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, 1 liên giữ tại phòng kế toán để hạch to án vật tư, 1 liên chuyển xuống kho để thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, tiến hành xuất kho vật tư. Đồng thời thủ kho ghi thẻ kho( chi tiết cho từng loại vật tư). Tất cả chứng từ bao gồm hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều được phòng kế toán lưu giữ. Bộ phận kế toán vật tư tiến hành cập nhật và xử lí dữ liệu, đưa ra sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập-xuất-tồn. Sau đó, đối chiếu số liệu trên thẻ kho của thủ kho và số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng, kế toán vật tư xuống kho cùng thủ kho kiểm kê vật tư thực tế t ồn trong kho. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập-xuất- tồn nguyên vật liệu, thủ kho lập biên bản kiểm kê. Cuối quý, cuối niên độ kế toán hoặc khi có yêu cầu của giám đốc, kế toán v ật tư lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, báo cáo tồn kho nguyên vật liệu gửi cho giám đốc để có kế hoạch mua xuất vật tư cho tháng tiếp theo. 2.4.2.2. Các hồ sơ thu thập được a. Hoá đơn bán hang b. Phiếu nhập kho Đơn vị:Công ty CP bột giặt và hoá chất Đức Giang Mẫu số: 01-VT Địa chỉ: Số 18, Đức Giang, Long Biên, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC (Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số: 001 Ngày 02 tháng 01 năm 2010 Nợ TK:152 Có TK: 112 Họ tên người giao hang: Công ty Nhật Hải Theo HĐGTGT số 007668 ngày 02 tháng 01 năm 2010 Nhập tại kho: K001 STT Tên vật tư Mã số Đơnvị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Theo CT TN A B C D 1 2 3 4 1 Axit axetic VT001 kg 10 10 10000 100000 Tổng cộng 10 10 100000 Cộng tiền: Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Số tiền thanh toán: Số tiền bằng chữ: một trăm nghìn đồng Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc c. Phiếu xuất kho Đơn vị:Công ty CP bột giặt và hoá chất Đức Giang Mẫu số: 01-VT Địa chỉ: Số 18, Đức Giang, Long Biên, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC (Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số: 001 Ngày 02 tháng 01 năm 2010 Nợ TK:152 Có TK: 112 Họ tên người giao hang: Anh Hải Theo HĐGTGT số 007668 ngày 02 tháng 01 năm 2010 Xuất tại kho: K001 STT Tên vật tư Mã số Đơnvị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Theo CT TN A B C D 1 2 3 4 1 Axit axetic VT001 kg 5 5 10000 50000 Tổng cộng 5 5 50000 Cộng tiền: Số tiền bằng chữ: năm mươi nghìn đồng Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc c. Biên bản kiểm nghiêm vật tư d. Sổ chi tiết nguyên vật liệu e. Thẻ kho CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BỘT GIẶT VÀ HOÁ CHẤT ĐỨC GIANG 3.1. GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BỘT GIẶT VÀ HOÁ CHẤT ĐỨC GIANG 3.1.1. Mô hình nghiệp vụ của bài toán 3.1.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh 0 HTTT Kế toán nguyên vật liệu NGUOIGIAO PXSX GD phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Hoá đơn bán hàng Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu Yêu cầu báo cáo Báo cáo 3.1.1.2. Biểu đồ phân cấp chức năng 1.4.Ghi thẻ kho Kế toán vật tư 1.Nhập kho 2.Xuất kho 3.Hạch toán vật tư 4.Đánh giá vật tư 5.Báo cáo 1.1.Kiểm tra vật tư 1.2.Lập biên bản kiểm nghiêm 1.3. Viết phiếu nhập kho 2.1.Kiểm tra vật tư 2.2.Viết phiếu xuất kho 2.3.Ghi thẻ kho 3.1.Cập nhật dữ liệu 3.2.Lập sổ chi tiết 3.3.Lập bảng kê N-X-T 4.1.Kiểm kê vật tư 4.2.Lập biên bản kiểm kê 5.1.Lập báo cáo tồn kho 5.2.Lập báo cáo N-X-T 3.1.1.3. Mô tả chi tiết chức năng lá - Kiểm tra vật tư nhập kho: thủ kho sẽ dựa vào hoá đơn giao hàng cộng với kết quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng, quy cách, mẫu mã, chất lượng… theo các chỉ tiêu của công ty. - Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư: Căn cứ vào hoá đơn bán hang, yêu cầu vật tư đặt mua của công ty đối với nhà cung cấp, thủ kho căn cứ vào kết quả kiểm tra vật tư để lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm cần ghi rõ số vật tư đúng phẩm chất, quy cách và số vật tư không đúng phẩm chất, quy cách. - Viết phiếu nhập kho: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận, giá trị vật liệu nhập kho ghi trên hoá đơn ( ghi giá đích danh). - Ghi thẻ kho: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu nhập). - Kiểm tra tồn kho vật tư cần xuất: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toán vật tư phải gọi điện cho thủ kho để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất, từ đó viết phiếu xuất kho. - Viết phiếu xuất: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên), ghi trên cột yêu cầu xuất. Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất. - Ghi thẻ kho: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất. - Cập nhật dữ liệu: Các bộ phận khác đều phải chuyển các hoá đơn chứng từ cần thiết ( hoá đơn, phiếu nhập - xuất, …) về bộ phận phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán chi tiết vật tư ghi và lưu lại các dữ liệu. - Ghi sổ chi tiết vật liệu: Phần mềm kế toán xử lý số liệu sẽ đưa ra từng nghiệp vụ nhập, xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại. - Lập bảng kê Nhập - Xuất - Tồn: kế toán vật tư sau khi cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm xử lý số liệu sẽ đưa ra được bảng kê Nhập - Xuất - Tồn vật tư. - Kiểm kê thực tế: Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế tình hình tồn kho của từng vật tư, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập - xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu. - Báo cáo tồn kho: Phần mềm kế toán sẽ xử lý số liệu, từ các chứng từ nhập, xuất vật tư để đưa ra báo cáo tồn kho vật tư. - Báo cáo Nhập - xuất - tồn kho vật tư: Dựa vào bảng kê nhập - xuất - tồn để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở cột số lượng). 3.1.1.4. Danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng a. Hoá đơn bán hang b. Phiếu nhập kho c. Phiếu xuất kho d. Thẻ kho e. Biên bản kiểm nghiệm vật tư f. Sổ chi tiết vật liệu g. Bảng kê nhập-xuất-tồn h. Báo cáo tồn kho i. Báo cáo nhập xuất tồn j. Phiếu yêu cầu vật tư k. Biên bản kiểm kê vật tư Các thực thể a.Hoá đơn bán hang b.Phiếu nhập kho c..Phiếu xuất kho d.Thẻ kho e.Biên bản kiểm nghiệm f.Sổ chi tiết vật liệu g.Bảng kê nhập-xuất-tồn h.Báo cáo tồn kho i.Báo cáo nhập-xuất-tồn j.Phiếu yêu cầu vật tư k.Biên bản kiểm kê Chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j k 1.Nhập kho R C U C 2.Xuất kho C U R 3.Hạch toán vật tư R R C C 4. Đánh giá vật tư R C 5.Báo cáo R R C C R 3.1.2. M ô h ình kh ái ni ệm logic 3.1.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 NGUOI GIAO PXSX 2.0. Xuất kho 1.0. Nhập kho 3.0. Hạch toánVT 4.0. Đánh giá VT 5.0. Báo cáo Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho a…Hoá đơn BH b…Phiếu nhập kho d…Thẻ kho Phiếu yêu cầu vật tư Phiếu xuất kho j…Phiếu yêu cầu vật tư c…Phiếu xuất kho e…Biên bản KN g…Bảng kê nhâp-xuất-tồn h…Sổ chi tiết vật liệu GD Yêu cầu báo cáo k…Biên bản kiểm kê vật tư Báo cáo nhập-xuất-tồn Báo cáo tồn kho h…Báo cáo tồn kho i…Báo cáo nhập-xuất tồn 3.1.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu chi tiết mức 1 3.1.2.2.1. Biểu đồ của tiến trình nhập kho : Vật tư mua về được người giao đưa về kho cùng hoá đơn bán hang. Trước khi nhập kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hang kiểm tra xác định phẩm chất, quy cách, chất lượng, số lượng …vật tư .Dựa vào kết quả kiểm tra thực tế, thủ kho lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, 1 liên đưa cho người giao hang để làm căn cứ thanh toán, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán vật tư. NGUOIGIAO 1.1 Kiểm tra vật tư 1.3 Viết phiếu nhập kho 1.2 Lập biên bản KN 1.4 Ghi thẻ kho Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập kho Thông tin vật tư a…Hoá đơn bán hàng e…Biên bản kiểm nghiệm VT Phiếu nhập kho b…Phiếu nhập kho d…Thẻ kho 3.1.2.2.2. Biểu đồ của tiến trình ‘2.0-Xuất kho’ Khi phân xưởng sản xuất có yêu cầu nguyên vật liệu, tổ trưởng tổ sản xuất viết phiếu yêu cầu vật tư gửi cho giám đốc kí duyệt. Sau khi phiếu yêu cầu có chữ kí xác nhận của giám đốc, phiếu yêu cầu vật tư được chuyển đến phòng kế to án, bộ phận kế toán vật tư liên hệ với thủ kho để biết số lượng, quy cách, phẩm chất … vật tư được yêu cầu, từ đó viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, 1 liên giữ tại phòng kế toán để hạch to án vật tư, 1 liên chuyển xuống kho để thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, tiến hành xuất kho vật tư. Đồng thời thủ kho ghi thẻ kho( chi tiết cho từng loại vật tư). PXSX 2.1 Kiểm tra vật tư Thủ kho 2.2 Viết phiếu xuất kho Kế toán Kế toán 2.3 Ghi thẻ kho Thủ kho Phiếu yêu cầu vật tư j…Phiếu yêu cầu VT Thông tin vật tư c…Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho d…Thẻ kho 3.1.2.2.3. Biểu đồ của tiến trình hạch toán vật tư Tất cả chứng từ bao gồm hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều được phòng kế toán lưu giữ. Bộ phận kế toán vật tư tiến hành cập nhật và xử lí dữ liệu, đưa ra sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập-xuất-tồn. Sau đó, đối chiếu số liệu trên thẻ kho của thủ kho và số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. 3.1 Cập nhật dl Kế toán 3.2 Lập sổ chi tiết vật tư Kế toán 3.3 Lập bảng kê N-X-T Kế toán Thông tin vật tư nhâp-xuất b…Phiếu nhập kho c…Phiếu xuất kho a…Hoá đơn bán hàng f…Sổ chi tiết nguyên vật liệu g…Bảng kê nhập-xuất-tồn 3.1.2.2.4. Biểu đồ của tiến trình ‘4.0-Đánh giá vật tư’ Cuối tháng, kế toán vật tư xuống kho cùng thủ kho kiểm kê vật tư thực tế tồn trong kho. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập-xuất- tồn nguyên v ật liệu, thủ kho lập biên bản kiểm kê. 4.1 Kiểm kê vật tư Tkho&KT 4.2 Lập biên bản KK Tkho&KT Thông tin vật tư b…Phiếu nhập kho c…Phiếu xuất kho d…Thẻ kho k…Biên bản kiểm kê vật tư 3.1.2.2.5. Biểu đồ của tiến trình ‘5.0-Báo cáo’ Cuối quý, cuối niên độ kế toán hoặc khi có yêu cầu của giám đốc, kế toán v ật tư lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, báo cáo tồn kho nguyên vật liệu gửi cho giám đốc để có kế hoạch mua xuất vật tư cho tháng tiếp theo. 5.1 Lập BC tồn kho Kế toán 5.2 Lập BC N-X-T Kế toán GD f…Sổ chi tiết vật liệu g…Bảng kê nhập-xuất-tồn YC báo cáo tồn kho YC Báo cáo N-X-T Báo cáo tồn kho Báocáo N-X-T h…Báo cáo tồn kho i…Báo cáo nhập-xuất-tồn 3.1.3.Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình ERM 3.1.3.1. Liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin Tên được chính xác của các đặc trưng Viết gọn tên đặc trưng a.PHIẾU NHẬP Số phiếu nhập SophieuN Ngày nhập Ngaynhap Tài khoản nợ TKnoN Tài khoản có TKcoN Tên người giao TenNG Địa chỉ người giao DiachiNG Lí do nhập LidoN Tên kho Tenkho Địa điểm Diadiem Tênvật tư TenVT Mã vật tư MaVT Đơn vị tính DVT Số lượng nhập SoluongN Đơn giá nhập DongiaN Thành tiền nhập ThanhtienN Tổng tiền nhập TongtienN Số tiền bằng chữ Sotienchu Giám đốc Giamdoc Người giao NG Thủ kho Thukho Kế toán trưởng Ketoantruong b.PHIẾU XUẤT Số phiếu xuất SophieuX Ngày xuất NgayX Tài khoản nợ TKnoX Tài khoản có TKcoX Tên người nhận TenNN Địa chỉ người nhận DiachiNN Lí do xuất LidoX Tên kho Tenkho Địa điểm kho Điadiemkho Số thứ tự STT Tên vật tư TenVT Mã vật tư MaVT Đơn vị tính DVT Số lượng xuất SoluongX Đơn giá xuất DongiaX Thành tiền xuất ThanhtienX Tổng tiền xuất TongtienX Số tiền bằng chữ Sotienchu Người nhận NN Thủ kho Thukho Kế toán trưởng Ketoantruong Giám đốc Giamdoc c.SỔ CHI TIẾT Tên kho Tenkho Tờ số Toso Tên vật tư TenVT Mã vật tư MaVT Đơn vị tính DVT Số chứng từ(Phiếu nhập, Phiếu xuất) SoCT Diễn giải Diengiai Ngày nhập, xuất NgayNX Đơn giá nhập DongiaN Thành tiền nhập ThanhtienN Số lượng nhập SoluongN Số lượng xuất SoluongX Đơn giá xuất DongiaX Thành tiền xuất ThanhtienX Số lượng tồn đầu kì Soluongdk Đơn giá tồn đầu kì Dongiadk Thành tiền tồn đầu kì Thanhtiendk Số lượng tồn trong kì Soluongtk Đơn giá tồn trong kì Dongiatk Thành tiền tồn trong kì Thanhtientk Số lượng tồn cuối kì Soluongck Đơn giá cuối kì Dongiack Thành tiền cuối kì Thanhtienck 3.1.3.2. Xác định các thực thể, thuộc tính Tên kho Þ Kho ( mã kho, tên kho, địa chỉ) Loại vật tư Þ Loại vật tư (mã loại vt, tên loại vật tư, mô tả) Tên vật tư Þ Vật tư (mã VT, tên VT, mô tả VT) Tên người giao Þ Người giao (mãNG, tên NG, địa chỉNG) Tên nhà cung cấp Þ Nhà cung cấp(mã nhà CC, tên nhà CC, địa chỉ, điện thoại, số TK) Tên người nhận Þ Người nhận (mã NN, tên NN, địa chỉ NN) Số hiệu tài khoản nợ, Số hiệu tài khoản có Þ Tài khoản(số hiệu TK, tên TK, nhóm TK) Số lượng tồn đầu kì, TT tồn đầu kì Þ Tồn đầu kì (Mã VT, SL tồn ĐK, ĐG tồn ĐK) Tên thủ kho-> Thủ kho( Mã thủ kho, tên thủ kho) 3.1.3.3. Xác định các mối quan hệ và thuộc tính Động từ Nhập, Xuất Câu hỏi Trả lời Nhập cái gì? VẬT TƯ Cho ai? NGƯỜI GIAO Ở đâu KHO Ai nhận? THỦ KHO Bằng cách nào Số phiếu N Khi nào? Ngày nhập Tại sao nhập? Lí do N Theo cái gì? Đơn giá N Bao nhiêu? Số lượng N Số tiền N Câu hỏi Trả lời Xuất cái gì? VẬT TƯ Cho ai? NGƯỜI NHẬN Ở đâu KHO Ai xuất? THỦ KHO Bằng cách nào Số phiếu X Khi nào? Ngày xuất Tại sao xuất Lí do X Theo cái gì? Đơn giá X Bao nhiêu? Số lượng X Số tiền X 3.1.3.4. Biểu đồ ERM 3.2. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 3.2.1. Thiết kế mô hình logic 3.2.1.1. Chuyển mô hình ERM sang mô hình quan hệ *Biểu diễn các thực thể THỦ KHO(Mã thủ kho, tên thủ kho) (1) KHOVT Þ KHO (Mã kho, tên kho, địa điểm,) (2) LOẠI VẬT TƯ Þ LOAI VẬT TƯ (mã loaiVT, tênloai VT, mô tả loại VT) (3) VẬT TƯ Þ VẬT TƯ (mã VT, tên VT, ĐVT,DVT) (4) NGƯỜI GIAO Þ NGƯỜI GIAO (mã NG, tên NG, địa chỉ NG) (5) NGƯỜI NHẬN Þ NGƯỜI NHẬN (mã NN, tên NN, địa chỉ NN) (6) TÀI KHOẢN Þ TÀI KHOẢN (số hiệu TK, tên TK, loại TK) (7) TỒN ĐẦU KÌ Þ TỒN ĐẦU KÌ (mã VT, SL tồn ĐK, ĐG tồn ĐK) (8) Biểu diễn các mối quan hệ Thêm các quan hệ sau: PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, mã VT, mã NG, ngày nhập, TK nợ, TK có, , lí do N, đơn giá N, số lượng N, số tiền N, mã kho , mã thủ kho) (9) PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, mã VT, mã NN, ngày xuất, TK nợ, TK có, lí do X, đơn vị tính, đơn giá X, số lượng X, số tiền X, mã kho, mã thủ kho) (10) KHOVT( Mã kho, Tên kho, Địa chỉ, Mã thủ kho) (2’) VẬT TƯ ( Mã VT, tên VT, ĐVT, mô tả VT, mã loại VT)(4’) T ỒN ĐẦU KÌ( Mã VT, SL tồn ĐK, ĐG tồn ĐK) (8’) *Chuẩn hoá Tất cả các quan hệ, trừ PHIẾU NHẬP và PHIẾU XUẤT đều đã ở dạng chuẩn 3, do đó ta chỉ cần chuẩn hoá 2 quan hệ này. Chuẩn hoá PHIẾU NHẬP PHIẾU NHẬP chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng, đơn giá) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ. DÒNG PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, mã VT, đơn giá N, số lượngN) (11) PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, ngày nhập, TK nợ, TK có, mã NG, lí do N, số tiền N, mã kho, mã thủ kho) (9’) Chuẩn hoá PHIẾU XUẤT PHIẾU XUẤT chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng, đơn giá) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ: DÒNG PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, mã VT, đơn giá X, số lượng X) (12) PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, ngày xuất, TK nợ, TK có, mã NN, lí do X, số tiền X, mã kho, mã thủ kho) (10’) Các quan hệ trên đều đã ở 3NF *Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu NGƯỜIGIAO #MaNG NGƯỜINHẬN #MaNN PHIẾU XUẤT #SophieuX TKno TKco MaNN Mathukho Makho TÀI KHOẢN #SohieuTK THỦ KHO #Mathukho KHO #Makho TỒN ĐẦU KÌ #MaVT #thangton VẬT TƯ #MaVT LOẠI VẬT TƯ #MaloaiVT PHIẾU NHẬP #SophieuN TKno TKco MaNG Mathukho Makho DONGPHIEUNHAP #MaVT #SophieuN DONGPHIEUXUAT #MaVT #SophieuN 3.2.2. Thiết kế mô hình vật lí 3.2.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lí Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro * Phi chuẩn hoá các quan hệ trên PHIẾU NHẬP(Số phiếu N, Ngày phiếu N, TK nợ, TK có, mã NG, lí do, số tiền, mã kho, mã thủ kho) PHIẾU XUẤT(Số phiếu X, Ngày phiếu X, TK nợ , TK có, mã NN, lí do, số tiền, mã kho, mã thủ kho) Quan hệ DÒNG PHIẾU NHẬP và DÒNG PHIẾU XUẤT có cấu trúc gần giống nhau nên ta gộp thành 1 quan hệ DÒNG PHIẾU NX. Số phiếu được phân biệt bằng 2 kí tự đầu. Phiếu nhập là PN, phiếu xuất là PX. DÒNG PHIẾU NX( Số phiếu, mã VT, số lượng, đơn giá, TK nợ, TK có, Ngày phiếu) KHO(mã kho, tên kho, địa điểm, điện thoại, mã thủ kho) *Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lí: Dựa vào kết quả phi chuẩn hoá trên và một số yêu cầu của người dung, cơ sở dữ liệu vật lí được thiết kế như sau: 1. Table phieunhap: Tên trường kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt Sophieu Char 10 Khoa chinh Ngayphieu Date 8 Dd/mm/yy Mancc Char 10 Makho Char 10 Lido Char 50 Sotien Float 20 Tienthue Float 20 Tienthue Float 20 Tientt Float 20 Tkno Char 10 Tkco Char 10 2. Table phieuxuat Tên trường kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt Sophieu Char 10 Khoa chinh Ngayphieu Date 8 Mann Char 10 Makho Char 10 Lido Char 50 Diachi Char 50 Sotien Float 50 Tkno Char 10 Tkco Char 10 3. Table dongphieunx Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Định dạng Đặc biệt sophieu char 10 Khoa chinh ngayphieu date 8 Dd/mm/yy mavt char 10 tenvt char 20 Soluong float 20 Dg float 20 Tkno Char 10 Tkco char 10 sotien float 20 4. Table kho: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt makho Char 10 Khoa chinh Mathukho Char 10 Tenkho Char 20 Diadiem Char 50 Dienthoai Char 10 5. Table loaivt: Tên trường kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt Maloaivt char 10 Khoa chinh Tenloaivt Char 20 Mota Char 20 6. Table vattu: Tên trường kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt Maloaivt Char 10 Khoa chinh Tenvt Char 20 Dvt Char 10 Mota Char 50 7.Table nhacc: Tên trường kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt mancc Char 10 Khoa chinh Tenncc Char 20 Diachi Char 50 Dienthoai Char 10 8. Table taikhoan: Tên trường kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt Sohieutk Char 10 Khoa chinh Tentk Char 20 Loaitk Char 20 9. Table tondauki: Tên trường kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt Mavt Char 10 Khoa thuong Makho Char 10 Dgton Float 20 Slton Float 20 Thangton Date 8 Dd/mm/yy Khoa thuong 10. Table nguoidung: Tên trường kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt Tendangnhap char 20 Khoa chinh Matkhau Char 20 Quyen Char 10 Chucvu Char 20 11. Table donvinhan: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Định dạng Đặc biệt Mann Char 10 Khoa chinh Tennn Char 20 Diachi Char 50 Dienthoai Char 10 12. Table congty: Tên trường kiểu dữ liệu Kích thước định dạng đặc biệt Tenct char 50 Fax Char 10 Diachi Char 50 Dienthoai Char 10 Msthue Char 20 Sotk Char 20 Tengd Char 50 Trusochinh Char 50 Vpgd Char 50 3.2.2. Xác định luồng hệ thống: Xác định luồng hệ thống nhằm phân định công việc giữa người và máy, các kho dữ liệu liên quan đến tiến trình được thay thế bằng các file tương ứng. *Luồng dữ liệu cho biểu đồ “1.0-Nhập kho” + Xử lí mỗi khi có vật tư nhập kho + Sau khi xác định số lượng thực nhập vào kho, thủ kho nhập đầy đủ thông tin về hang nhập kho, người giao….Sau đó in phiếu nhập để giao cho các đối tượng liên quan. + Tiến trình “1.2-Lập biên bản kiểm nghiệm”: Sau khi thủ kho kiểm tra vật tư, thủ kho ghi vào biên bản kiểm nghiệm và được lưu giữ ở kho. +Tiến trình “1.4-Ghi thẻ kho”: Căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho. NGUOIGIAO 1.1 Kiểm tra vật tư 1.3 Viết phiếu nhập kho 1.2 Lập biên bản KN vật tư 1.4 Ghi thẻ kho Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập kho a…Hoá đơn bán hàng e…Biên bản kiểm nghiệm vật tư Phiếu nhập kho b…Phiếu nhập kho d…Thẻ kho Thông tin vật tư *Luồng hệ thống cho tiến trình “2.0-Xuất kho” + Xử lí mỗi khi kế toán vật tư cần phiếu xuất + Sau khi nhập mã vật tư cần xem, hệ thống sẽ tổng hợp và tính số lượng tồn kho theo công thức Số lượng hiện tại=Số lượng tồn ĐK+Số lượng nhập TK-Số lượng xuất trong kì + Tiến trình “2.2-Viết phiếu xuất” và “2.3-Ghi thẻ kho”: Kế toán nhập thông tin xuất vào máy và có thể in phiếu xuất. PXSX 2.1 Kiểm tra vật tư tồn kho 2.2 Viết phiếu xuất kho Kế toán 2.3 Ghi thẻ kho Phiếu yêu cầu vật tư j…Phiếu yêu cầu VT Thông tin vật tư c…Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho d…Thẻ kho *Luồng hệ thống cho biểu đồ “3.0-Cập nhật dữ liệu” Tiến trình “3.3-Lập bảng kê N-X-T” + Xử lí vào cuối mỗi tháng + Sau khi nhập vào thời gian cần bảng kê, bảng kê được tạo ra dưới dạng một báo cáo. Số lượng tồn CK=SL tồn ĐK+SL nhập TK-SL xuất TK Giá trị tồn CK=Giá trị tồn ĐK+Giá trị nhập TK-Giá trị xuất TK 3.1 Cập nhật dữ liệu 3.2 Lập sổ chi tiết vật tư 3.3 Lập bảng kê N-X-T Thông tin vật tư nhâp-xuất b…Phiếu nhập kho c…Phiếu xuất kho a…Hoá đơn bán hàng f…Sổ chi tiết nguyên vật liệu g…Bảng kê nhập-xuất-tồn *Luồng hệ thống cho biểu đồ “5.0-Báo cáo” + Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, máy sẽ lập báo cáo tồn kho dựa trên số liệu nhập vào máy + Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu,máy sẽ lập và in ra báo cáo nhâp-xuất tồn dựa trên số liệu nhập vào máy. 5.1 Lập BC tồn kho 5.2 Lập BC N-X-T GD f…Sổ chi tiết vật liệu g…Bảng kê nhập-xuất-tồn YC báo cáo tồn kho YC Báo cáo N-X-T Báo cáo tồn kho Báocáo N-X-T h…Báo cáo tồn kho i…Báo cáo nhập-xuất-tồn